U kunt een afgerond inschrijfdocument aan de AI geven en krijgt precieze wijzigingen terug die u stuk voor stuk accepteert of afwijst.
De controle opzetten
- Klik in de linkerzijbalk onder "Uitvoering" op "Documenten".
- Klik onder het invoervak op "Documents" (de knop "+"), kies "Upload files" en selecteer het inschrijfdocument dat u wilt laten controleren.
- Klik op "Tender" en koppel de aanbesteding waarop u inschrijft, zodat de AI uw tekst toetst aan de werkelijke eisen van de aanbestedende dienst en niet aan een algemeen idee van goed schrijven.
- Vraag om wat u nodig hebt — bijvoorbeeld "controleer dit aan de hand van de eisen van de aanbesteding en markeer alles wat niet voldoet".
Bijgehouden wijzigingen worden aangebracht in Word-bestanden (.docx). Een PDF kan wel worden gelezen en besproken, maar wilt u wijzigingen in het document zelf voorgesteld krijgen, koppel dan de .docx.
Wat u terugkrijgt
Elke voorgestelde wijziging komt als een eigen kaart met de oorspronkelijke formulering en de vervanging. Elke kaart heeft "Accept", "Reject" en "View", waarmee u de wijziging in de context van het document ziet. Levert één beurt meer dan één wijziging op, dan handelt u ze via een balk boven de kaarten in één keer af met "Accept all" of "Reject all". Bent u klaar, download het bewerkte bestand dan via de downloadkaart.
De wijzigingen zijn bewust klein — een woord, een getal, een bepaling — in plaats van herschrijvingen van hele alinea's, zodat u precies ziet wat er is veranderd en dat kunt beoordelen.
Controleer of de inschrijving alle eisen dekt
Formulering is één ding; dekking is iets anders. Vraag met de aanbesteding gekoppeld om de "Compliance Matrix" bij naam. U krijgt een Word-document in liggend formaat waarin elke eis uit de aanbestedingsstukken per categorie is gegroepeerd — Eligibility, Technical, Financial, Submission Formalities, Contract Terms — met onder elke kop een tabel van vijf kolommen: Index, Requirement Reference, Requirement, Where Addressed en Status.
Bij Status staat "Met" waar uw bedrijfsprofiel duidelijk aan de eis voldoet, "Gap" waar dat duidelijk niet zo is, en "To confirm" waar uw profiel de informatie hoe dan ook niet bevat. Werk de Gaps en de To confirms af voordat u indient — dat zijn de regels waarop inschrijvingen op formaliteiten sneuvelen.
Is de inschrijving nog niet geschreven, vraag dan in plaats daarvan om de "Bid / No-Bid Analysis". Die loopt geschiktheid, toelatingseisen, de gunningscriteria, risico's en de inspanning tegenover de opbrengst langs, en eindigt met een duidelijke BID- of NO-BID-aanbeveling en de drie eerstvolgende acties.
Wat het kost en wat het niet doet
- Controles verbruiken geen credits. De werkruimte hoort bij de betaalde abonnementen — zie onze prijzenpagina — en vereist een bevestigd e-mailadres.
- De AI controleert alleen wat u hebt aangeleverd. Staat een eis in een bijlage die u niet hebt gekoppeld, dan kan de AI die niet zien.
- Het is een zorgvuldige eerste lezer, geen goedkeuring. Iemand aan uw kant moet de inschrijving nog steeds accorderen.