Du mener anbudsevalueringen var urettferdig. Hva kan du faktisk gjøre?

Å tape en anbudskonkurranse du forventet å vinne er frustrerende i seg selv. Å tape den og mistenke at poengsummen var feil, inkonsekvent eller stille vippet mot den sittende leverandøren er verre, og de fleste erfarne tilbydere har hatt den følelsen minst én gang. Det vanskelige er at det å føle at noe var urettferdig og å ha et rettslig grunnlag for å utfordre det er to forskjellige ting, og vinduet for å handle på det siste måles vanligvis i dager.

Denne veiledningen beskriver hva en ikke-vinnende tilbyder faktisk kan gjøre etter et skuffende resultat: hva du har rett til å be om, hvor lang tid du har til å handle, hva en formell klage kan og ikke kan oppnå, og hvordan du bestemmer om det i det hele tatt er verdt å forfølge.

Kort svar

Hvis du mener at en anbudsevaluering var urettferdig, be den offentlige oppdragsgiveren om en skriftlig tilbakemelding samme dag som du mottar resultatet. I henhold til EU-anskaffelseslovgivningen kan enhver ikke-vinnende tilbyder be om begrunnelsen for avvisningen av sitt tilbud. En tilbyder hvis tilbud var gyldig kan også be om egenskapene og de relative fordelene ved det vinnende tilbudet og navnet på vinneren. Oppdragsgiveren må normalt svare innen 15 dager etter din forespørsel.

Samtidig, sjekk karensperioden, pausen før kontrakten lovlig kan signeres. I mange systemer er det bare formelle prosesser startet innenfor denne perioden som stopper signeringen. Fristene for å klage varierer kraftig fra land til land, fra så lite som fem dager i noen tilfeller til 30 dager eller mer i andre, så behandle resultatet som presserende fra det øyeblikket det lander.

Hva denne veiledningen dekker

• Forskjellen mellom å være uenig i en poengsum og å ha et grunnlag for å klage
• Hvordan be om en tilbakemelding, og hva du har rett til å få vite
• Hva karensperioden er, og hvorfor den betyr mer enn de fleste tilbydere innser
• Hvordan klagefrister varierer på tvers av europeiske markeder, med eksempler
• Hva en vellykket klage kan oppnå, og hva den vanligvis ikke kan
• En sjekkliste for beslutning om hvorvidt klage er verdt det
• En sjekkliste for de første 48 timene

Uenighet med en poengsum er ikke det samme som en urettferdig evaluering

Hver evaluering innebærer skjønn. Et panel som gir en teknisk besvarelse 3 av 5 i stedet for de 4 du forventet, er ikke i seg selv bevis på noe upassende. Det kan ganske enkelt være deres vurdering av hvor godt du svarte i forhold til de publiserte kriteriene. Formelle klager lykkes når det er et spesifikt, dokumentert brudd på reglene kjøperen måtte følge, ikke fordi den tapende tilbyderen mener at svaret var bedre.

Den praktiske testen er denne: kan du peke på en spesifikk regel, et publisert kriterium eller et juridisk prinsipp som ble brutt, og kan du underbygge dette med noe mer konkret enn ditt inntrykk av resultatet? De juridiske prinsippene bak denne testen er enkle: kjøpere må behandle leverandører likt, unngå diskriminering, handle transparent og holde kravene proporsjonale. Disse prinsippene kommer direkte fra artikkel 18 i direktiv 2014/24/EU. Når det gjelder pris, krever det samme direktivet at en kjøper ber om en forklaring der et tilbud virker unormalt lavt for det aktuelle arbeidet (artikkel 69). Hvis det ærlige svaret på testen er nei, er en tilbakemelding fortsatt verdt å be om til neste gang, men en formell klage vil sannsynligvis ikke føre frem.

Trinn én: be om en tilbakemelding før du gjør noe annet

Uansett hva du til slutt bestemmer deg for, be om en tilbakemelding samme dag som du mottar resultatet. Artikkel 55 i direktiv 2014/24/EU angir hva du kan be om skriftlig. Enhver ikke-vinnende tilbyder kan be om begrunnelsen for at tilbudet ble avvist. En tilbyder som har levert et gyldig tilbud kan også be om egenskapene og de relative fordelene ved det valgte tilbudet og navnet på den vellykkede tilbyderen. Den offentlige oppdragsgiveren må svare så raskt som mulig og i alle fall innen 15 dager etter mottak av den skriftlige forespørselen.

Det er en grense. Artikkel 55(3) lar en offentlig oppdragsgiver holde tilbake visse av disse opplysningene der utlevering av dem ville hindre rettshåndhevelse, være i strid med offentlig interesse, skade legitime kommersielle interesser til en bestemt økonomisk aktør, eller skade rettferdig konkurranse mellom aktører. Klausulen dekker både informasjonen om vinnerens tilbud og årsakene til ditt eget resultat, så forvent at noen detaljer blir redigert og be om resten.

Spør spesifikt om din poengsum mot hvert tildelingskriterium, ikke bare en total; begrunnelsen for poengsettingen eller evaluatorens kommentar hvis kjøperen har den; det vinnende tilbudets poengsum mot de samme kriteriene; og den endelige rangeringen. En tilbakemelding som bare gir deg bestått eller ikke bestått og en total poengsum er mye vanskeligere å vurdere enn en som er brutt ned etter kriterium, så be om nedbrytningen i stedet for å akseptere det som tilbys først.

Karensperioden: hvorfor klokken allerede tikker

Før en oppdragsgiver kan inngå kontrakt med den vinnende tilbyderen, er de fleste kontrakttildelinger som omfattes av EUs anskaffelsesdirektiver underlagt en karensperiode, en obligatorisk pause mellom tidspunktet da tilbyderne får vite utfallet og inngåelsen av kontrakten. Det finnes unntak, inkludert enkelte tildelinger under rammeavtaler og dynamiske innkjøpssystemer, tilfeller der vinneren var den eneste gjenværende tilbyderen, og kontrakter der forhåndsannonsering ikke var påkrevd. Den kalles noen ganger Alcatel-perioden, etter EU-domstolens sak fra 1999 (C-81/98, Alcatel Austria) som førte til den. Formålet er å gi ikke-vinnende tilbydere en reell mulighet til å be om en tilbakemelding og, om nødvendig, utfordre beslutningen før kontrakten blir bindende.

I henhold til EUs rettsmiddeldirektiv (direktiv 89/665/EØF som endret ved direktiv 2007/66/EF, artikkel 2a) er minimum karensperiode 10 kalenderdager fra dagen etter at tildelingsbeslutningen er sendt, hvis den sendes via faks eller elektroniske midler. Hvis andre midler brukes, er minimum enten 15 kalenderdager fra dagen etter utsendelse eller 10 kalenderdager fra dagen etter mottak, avhengig av hvordan medlemsstaten har implementert regelen. Land kan fastsette lengre perioder i tillegg til denne grunnlinjen, og tildelingsbrevet må opplyse om den nøyaktige karensperioden som gjelder.

I Storbritannia, der en karensperiode gjelder under Procurement Act 2023, er minimumsperioden 8 virkedager fra dagen kunngjøringen om kontrakttildeling publiseres. Oppdragsgiveren kan fastsette en lengre periode, og kunngjøringen må angi siste dag. Enkelte tildelinger er unntatt i henhold til seksjon 51, inkludert visse avrop fra rammeavtaler, dynamiske markedskontrakter, lett-regime-kontrakter og presserende direkte tildelinger, selv om en kjøper fortsatt kan gjennomføre en frivillig karensperiode.

Hvis en leverandør både starter rettssak og varsler oppdragsgiveren om at den har gjort det i løpet av denne perioden, blir kontrakten automatisk suspendert og kan ikke signeres før saken er løst eller en domstol opphever suspensjonen. Begge trinn er nødvendige; å starte kravet uten å varsle oppdragsgiveren utløser ikke suspensjonen. Loven gjelder for oppdragsgivere i England, Wales og Nord-Irland, pluss reserverte og grenseoverskridende organer i Skottland. Delegerte skotske oppdragsgivere forblir under Skottlands egen anskaffelseslovgivning, inkludert Public Contracts (Scotland) Regulations 2015.

Feilen mange tilbydere gjør, er å vente på tilbakemeldingen før de bestemmer seg for å klage, bare for å oppdage at karensperioden er utløpt og kontrakten er signert. Hvis du tror du kanskje vil klage, si fra skriftlig innenfor karensperioden, selv før tilbakemeldingen er fullført. I henhold til rettsmiddeldirektivet, der et uavhengig førsteinstansorgan gjennomgår en tildelingsbeslutning, kan oppdragsgiveren ikke inngå kontrakten før dette organet har besluttet midlertidige tiltak eller selve gjennomgangen. En sterkt formulert e-post til kjøperen, alene, har ikke denne effekten.

Hvor lang tid du har til å klage, og hvorfor det varierer fra land til land

Det finnes ingen enkelt europeisk frist for å fremme en formell klage. Hvert land har sitt eget klagesystem med sitt eget organ og tidsfrister, og forskjellene er store nok til at det er en reell risiko å anta at nabolandets marked fungerer som ditt hjemmemarked. Fire eksempler viser spennet.

To ting er verdt å merke seg fra denne tabellen, selv uten å huske tallene. For det første måles flere av disse fristene i ensifrede eller lave tosifrede dager. For det andre stabler noen systemer mer enn én frist oppå hverandre; Tyskland er det tydeligste tilfellet, der en glipp av innsigelsesfristen kan stenge hele veien uavhengig av hvor mye tid som teknisk sett er igjen. Behandle ethvert tall i denne veiledningen som et utgangspunkt for din egen sjekk, ikke en erstatning for å bekrefte gjeldende regel i landet der du byr, ideelt sett med en advokat som praktiserer der.

Hva en formell klage faktisk kan oppnå

Vær realistisk med hensyn til resultater før du forplikter tid og kostnader. Artikkel 2 i rettsmiddeldirektivet krever at hver medlemsstat gir sitt klageorgan tre fullmakter: midlertidige tiltak, inkludert suspensjon av tildelingsprosedyren; opphevelse av ulovlige beslutninger, inkludert diskriminerende spesifikasjoner; og erstatning. I tillegg til disse inkluderer de tilgjengelige rettsmidlene i praksis vanligvis:

• Midlertidige tiltak, som stopper kontrakten fra å bli signert mens klagen behandles. Automatisk suspensjon avhenger vanligvis av å handle innenfor karensperioden. Avhengig av nasjonal lovgivning kan andre midlertidige tiltak fortsatt være tilgjengelige før kontrakten signeres; rettsmiddeldirektivet krever at klageorganer har denne myndigheten, men gjør det ikke automatisk.
• En erklæring om ugyldighet som påvirker en signert kontrakt. De nøyaktige konsekvensene er fastsatt i nasjonal lovgivning, som kan annullere alle kontraktsforpliktelser retroaktivt eller bare de som fortsatt skal utføres. I henhold til artikkel 2d er det sentrale tilfellet en kontrakt tildelt uten den nødvendige kunngjøringen av en konkurranse, en ulovlig direkte tildeling. Et brudd på karensperioden fører til ugyldighet bare der det fratok deg pre-kontraktuelle rettsmidler og er kombinert med et annet brudd på anskaffelsesreglene som påvirket dine sjanser til å vinne. Et brudd på karensperioden alene er ikke nok.
• En ordre om å gjenta evalueringen, eller deler av den, der bruddet påvirket poengsummen, men ikke lovligheten av hele prosedyren.
• Erstatning, der bruddet forårsaket deg tap. Når en kontrakt er signert, kan nasjonal lovgivning begrense klageorganet til erstatning, og i praksis er erstatning ofte det eneste realistiske rettsmiddelet når utførelsen har startet.

Det en klage sjelden oppnår, er at kontrakten ganske enkelt blir tildelt deg på nytt. Domstoler og klageorganer korrigerer generelt en mangelfull prosess i stedet for å erstatte kjøperens vurdering med sin egen. De mer sannsynlige utfallene er en gjentatt konkurranse, en korrigert evaluering eller kompensasjon, ikke en automatisk seier.

En sjekkliste før du klager

En klage koster tid, og vanligvis penger, selv når den lykkes. Gå ærlig gjennom disse spørsmålene først:

• Er kontraktsverdien stor nok til at det sannsynlige rettsmiddelet, enten det er gjentatt konkurranse, korrigering eller erstatning, rettferdiggjør de juridiske kostnadene?
• Har du spesifikke, dokumenterte grunner fra tabellen ovenfor, snarere enn en generell følelse av at du burde ha vunnet?
• Har du fortsatt tid før den relevante fristen, inkludert tid til å instruere en advokat som kjenner den lokale prosedyren?
• Har du bedt om og gjennomgått tilbakemeldingen, slik at du klager på det som skjedde, snarere enn det du antar skjedde?
• Er du forberedt på en ugunstig kostnadsordre hvis klagen mislykkes, der denne risikoen gjelder i det aktuelle landet?
• Er dette en kjøper du planlegger å fortsette å by til, og i så fall, har du veid den kommersielle siden av en formell klage mot å ta opp dine bekymringer uformelt først?

Hvis de fleste av disse peker feil vei, er en formell klage kanskje ikke verdt det, men det betyr ikke å si ingenting. Å ta opp spesifikke, dokumenterte bekymringer skriftlig til kjøperen, og navngi det nøyaktige kriteriet eller prosesspunktet det gjelder, kan fortsatt fremkalle et nyttig svar og er verdt å gjøre selv når rettssaker ikke er det.

De første 48 timene etter et skuffende resultat

1. Be om en skriftlig tilbakemelding umiddelbart, og be om din poengsum mot hvert kriterium, det vinnende tilbudets poengsum mot de samme kriteriene, og den endelige rangeringen.
2. Sjekk karensperiodens sluttdato som er angitt i tildelingsbrevet for denne spesifikke anskaffelsen, ikke en generell tommelfingerregel, og legg den inn i kalenderen.
3. Les de opprinnelige anbudsdokumentene og evalueringskriteriene på nytt før du danner deg en mening, slik at eventuelle innsigelser er forankret i det som ble publisert.
4. Skriv ned nøyaktig hva du mener gikk galt mens det er ferskt, selv om du ikke har bestemt deg for om du skal klage.
5. Hvis en formell klage virker plausibel, kontakt en advokat som praktiserer anskaffelsesrett i det landet før karensperioden utløper, ikke etter.
6. Bestem, ved hjelp av sjekklisten ovenfor, om en formell klage, en uformell klage, eller å akseptere resultatet og forbedre neste tilbud er det riktige valget.

Hvor Tendly passer inn

Denne veiledningen er generell informasjon, og fristene ovenfor er grunnen til å få sakspesifikk hjelp raskt. Tendly tilbyr det på tre punkter: etter et resultat du mener er feil, når et anbud kanselleres og legges ut på nytt, og før du i det hele tatt byr.

Hvis du allerede har tapt og resultatet ser feil ut, starter Tendlys klagetjeneste med en gratis innledende vurdering. En anbudsekspert leser anbudsdokumentene, tildelingsbeslutningen og din tilbakemelding, og forteller deg om evalueringen ser urettferdig ut og om du har grunnlag for å klage. Hvis du har det, analyserer teamet evalueringskriteriene, forbereder klagen, sender den inn på dine vegne når du har godkjent den, og følger saken gjennom til en re-evaluering eller et gjenåpnet anbud.

Ikke alle urettferdige resultater ender i en klage. I stedet for å velge en vinner, kan en kjøper kansellere anbudet og legge det ut på nytt med endrede kriterier, en kjent opplevelse for selskaper som byr utenfor sitt hjemmemarked. Det betyr normalt at hver deltaker må skrive om og sende inn dokumentene sine på nytt i henhold til de nye kravene. Tendlys anbudseksperter kan raskt tilpasse ditt eksisterende tilbud til de nye kriteriene, slik at du forblir i konkurransen i stedet for å starte på nytt fra et blankt ark.

Før du byr, kommer den samme ekspertisen gjennom Tendlys Strategist-tjeneste: en personlig anbudsekspert som sjekker hvilke tildelingskriterier og vektinger kjøperen publiserte, forbereder anbudsdokumentene dine, holder øye med utfallet og jobber for å øke sjansene dine for å vinne.

Ofte stilte spørsmål

Er en tilbakemelding obligatorisk, eller kan en kjøper nekte å gi en?

I henhold til artikkel 55 i direktiv 2014/24/EU må en kjøper, på skriftlig forespørsel, gi deg årsakene til at ditt tilbud ble avvist, og, hvis ditt tilbud var tillatt, egenskapene og de relative fordelene ved det vinnende tilbudet og vinnerens navn, normalt innen 15 dager. Den kan holde tilbake visse opplysninger der offentliggjøring ville hindre rettshåndhevelse, skade offentlig interesse, skade en bedrifts legitime kommersielle interesser eller skade rettferdig konkurranse. Et generelt avslag på å forklare ditt eget resultat er ikke det direktivet gir rom for.

Hva er karensperioden, i enkle termer?

Det er den obligatoriske pausen mellom å informere tilbyderne om utfallet og å signere kontrakten med vinneren. Formålet er å gi mislykkede tilbydere et reelt vindu til å be om en tilbakemelding og utfordre beslutningen før det blir vanskelig å omgjøre den. EUs minimum er 10 kalenderdager etter en elektronisk varsling; nasjonale perioder kan være lengre, og der en karensperiode gjelder under UK Procurement Act 2023 er minimum 8 virkedager.

Koster det penger å starte en klage selv om jeg taper?

I mange land, ja. Gebyrer til domstol eller klageorgan, egne advokatkostnader, og i noen systemer risikoen for å betale motpartens kostnader hvis du taper, er alle realistiske hensyn. Ta dem med i sjekklisten ovenfor og spør en lokal advokat om kostnadseksponeringen i den aktuelle jurisdiksjonen.

Vil det å klage på en beslutning skade mine sjanser hos den oppdragsgiveren i fremtiden?

Det kan påvirke forholdet, selv om offentlige oppdragsgivere er juridisk forpliktet til å behandle leverandører likt uavhengig av tidligere klager. Mange erfarne tilbydere tar først opp uformelle, dokumenterte bekymringer og forbeholder formelle klager for alvorlige brudd, delvis av denne grunn.

Kan jeg klage etter at kontrakten allerede er signert?

Noen ganger, men alternativene blir færre. Når en kontrakt er signert, er det ikke lenger mulig å stoppe signeringen, og klager skifter vanligvis mot erstatning eller, i mer alvorlige tilfeller som ulovlig direkte tildeling, en erklæring om at kontrakten er uten virkning. Å handle i karensperioden bevarer flere alternativer.

Gjelder disse reglene på samme måte i alle land Tendly dekker?

Nei. Retten til tilbakemelding og karensperioden kommer fra felles EU-lovgivning, men klageorganet, de nøyaktige fristene og prosedyren er nasjonalt fastsatt, og markeder utenfor EU, som Storbritannia og Sveits, har sine egne systemer. Bekreft alltid den gjeldende regelen for det spesifikke landet før du handler.

Viktige punkter

Et skuffende resultat er ikke automatisk et urettferdig resultat, og forskjellen er viktig fordi formelle klager lykkes basert på dokumenterte brudd på reglene, ikke på en sterkere overbevisning om at du burde ha vunnet. Det viktigste i de første timene etter et resultat er hastighet: be om en skriftlig tilbakemelding umiddelbart, finn ut når karensperioden for den spesifikke anskaffelsen utløper, og få raskt lokal juridisk rådgivning hvis en klage virker realistisk. I de fleste europeiske systemer er vinduet for å stoppe en kontraktsignering kort og venter ikke på at din tilbakemelding skal komme.

Åpne Tendly for å se hvilke anbud som matcher din bedrift i dag, eller la en Strategist-ekspert overvåke markedet for deg.