Neutraali toimittaja IT-hankintoihin

EEM pyrkii luomaan puitesopimuksen yhden palveluntarjoajan kanssa, joka pystyy hoitamaan suuren mittakaavan, neutraalia IT-hankintaa ja toimitusketjun hallintaa tämän puitesopimuksen koko laajuudelta. Tämä hankinta luo yhden toimittajan puitesopimuksen vuoden 2023 hankintalain 45 §:n 4 momentin a kohdan mukaisesti. EEM on markkina-analyysin, lainsäädännöllisten näkökohtien ja PME-palautteen perusteella todennut, että yksi neutraali toimittaja on ainoa suhteellinen ja tehokas malli, joka pystyy täyttämään tämän asiakirjan määrittelemät IT-vaatimukset täysimääräisesti. Tätä lähestymistapaa perustellaan seuraavasti: A. Yhteentoimivuus ja koko IT-elinkaaren integrointi Julkisen sektorin IT-hankinta on tällä hetkellä hajanaista. Laitteiston, lisensoinnin, pilvipalveluiden käytön, kyberturvallisuuden, verkkojen ja hallinnoitujen palveluiden väliset monimutkaiset riippuvuudet edellyttävät yhtä yksikköä toimitusten koordinoimiseksi, yhteensopivuuden varmistamiseksi ja kokonaisvaltaisen varmuuden tarjoamiseksi. Monen toimittajan puitesopimus ei saavuttaisi näitä tuloksia ja lisäisi riskiä: • toimittajien ristiriitaiset kaupalliset intressit • epäjohdonmukaiset tekniset standardit • hajanainen tukijärjestelyt B. Läpinäkyvyys ja kulujen hallinta Julkiset tahot ovat jatkuvasti raportoineet, että ohjelmistolisenssien, pilvipalveluiden käytön ja niihin liittyvien palveluiden hinnoittelu on usein läpinäkymätöntä ja vaikeasti vertailtavaa. Yhden toimittajan neutraali toimittajamalli on välttämätön seuraavista syistä: • piilotettujen marginaalien ja niputettujen maksujen poistaminen • läpinäkyvän, avoimen hinnoittelun varmistaminen • yhtenäisen raportoinnin ja hallinnoinnin tarjoaminen • PA23:n läpinäkyvyysvelvoitteiden tukeminen 69–95 §:ien mukaisesti C. Aggregointi ja mittakaavaedut Yksi toimittaja on tarpeen seuraavien keskittämiseksi: • kysynnän aggregointi • volyymialennukset • toimitusketjun optimointi • konsolidoidut alkuperäislaitteiden valmistajien neuvottelut Näitä etuja ei voida saavuttaa usean palveluntarjoajan sopimuksella. D. PK-yritysten tukeminen ja tasapuolinen pääsy Alustavan markkinavuorovaikutuksen tulokset vahvistivat, että PK-yritysten on vaikea osallistua suoraan suuriin IT-hankintoihin. Neutraali toimittaja mahdollistaa: • jäsennetty ja oikeudenmukainen käyttöönotto • läpinäkyvät alihankintatyönkulut • PK-yritysten osallistumisen lisääntyminen • välittäjävetoisten reittien poistaminen Tämä tukee suoraan hallituksen PK-yritysten osallistamispyrkimyksiä. E. Riskienhallinta ja vaatimustenmukaisuus Neutraalin toimittajan malli lieventää: • epäjohdonmukainen toimittajien vaatimustenmukaisuus • hallitsematon alihankinta • vaihtelevat lisenssi- ja kyberturvallisuusstandardit Tarjoamalla yhden vastuullisen yksikön malli tukee: • vuoden 2023 hankintalain noudattamista • Cyber Essentials/ISO 27001 -varmennus PME-vastausten, markkina-analyysin ja vuoden 2023 hankintalain lakisääteisten vaatimusten perusteella yhden neutraalin toimittajan puitesopimus katsotaan ainoaksi suhteelliseksi ja tehokkaaksi kaupalliseksi rakenteeksi, joka pystyy täyttämään tämän puitesopimuksen laajuuden. Tämä puitesopimus ei luo perinteistä IT-jälleenmyyjän tai hallinnoitujen palveluiden toimitusmallia. Nimetyn toimittajan on toimittava neutraalina hankintavälittäjänä, ja kaikki hankintapäätökset tehdään läpinäkyvästi ja puolueettomasti minkään omistusoikeudella suojattujen tai sisäisesti toimitettujen palveluiden suhteen. Neutraali toimittaja toimii ainoana sopimuspuolena kaikissa puitesopimuksen mukaisissa hankinnoissa, ja kaikki toimitusketjun järjestelyt hoidetaan takaisinperintäperusteisesti. Puitesopimuksen tavoitteet ovat: Tavoite 0: Tarjota ulkoistettu IT-hankintatoiminto, joka tarjoaa vaatimustenmukaista hankintaa, kaupallista hallintoa, vertailuanalyysiä ja läpinäkyvää pääsyä IT-markkinoille. Tavoite 1: Tarjota kattava valikoima IT-tuotteita ja -palveluita, mukaan lukien erikoistuneet toimittajat, mahdollistaen julkisen sektorin ostajille uusimpien teknologiaratkaisujen hankkimisen. Tavoite 2: Varmistaa kilpailukykyinen hinnoittelu läpinäkyvien kustannusrakenteiden ja neuvoteltujen alennusten avulla, tarjoten julkisille organisaatioille vastinetta rahalle. Tavoite 3: Edistää toimittajien kannustimien (esim. alennukset, provisiot) oikeudenmukaista, läpinäkyvää ja lainmukaista uudelleenjakamista ostajalle. Tavoite 4: Tarjota joustavia ja skaalautuvia IT-ratkaisuja, varmistaen, että ostajat voivat valita tarpeisiinsa parhaiten sopivan teknologian. Tavoite 5: Varmistaa, että kaikki tuotteet ja palvelut ovat asiaankuuluvien standardien ja säännösten mukaisia, mukaan lukien vuoden 2023 hankintalaki, NHS-standardit ja alakohtaiset vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Tämän hankinnan laajuus koskee IT-tavaroiden ja -palveluiden toimittajia. Aiheet, tuotteet ja palvelut on esitetty tämän asiakirjan "Laajuus ja erittely" -osiossa. EEM katsoo, että tämä puitesopimus auttaa: • mahdollistamaan EEM:n jäsenille, sekä nykyisille että tuleville, ja laajemmalle julkiselle sektorille IT-palveluntarjoajien tarjoamien palveluiden tehokkaan ja vaatimustenmukaisen hankinnan. • arjoamaan pääsyn tarkastettuun toimittajaluetteloon, mikä vähentää yksittäisten hankintojen tekemiseen tarvittavaa aikaa ja vaivaa. • varmistamaan, että kaikki hankinnat täyttävät lakisääteiset ja sääntelyvaatimukset, kuten vuoden 2023 hankintalaki. • arjoamaan parempaa arvoa ostajalle luomalla oikeudenmukaisemman ja tehokkaamman toimitusketjun samalla, kun ostovoimaa konsolidoidaan parempien hintojen ja ehtojen neuvottelemiseksi. • arjoamaan selkeitä, etukäteen neuvoteltuja hinnoittelurakenteita, jotka mahdollistavat ostajille paremman vastineen rahalle. • kattaa monipuoliset IT-tarpeet, mukaan lukien laitteistot, ohjelmistot, palvelut ja erikoistuotteet, jotta ostajat voivat hankkia kaiken yhdestä puitesopimuksesta. • varmistamaan pääsyn huipputeknologiaan ja erikoistuneisiin teknologioihin, kuten IoT-ratkaisuihin ja vihreän IT:n aloitteisiin. • mahdollistamaan ostajille IT-hankintojensa paremman skaalautuvuuden muuttuvien vaatimusten mukaisesti, pienistä päivityksistä suuriin projekteihin. • skannata suurempaa innovaatiota ja laatua tarjoamalla pääsyn innovatiivisiin tuotteisiin ja palveluihin, myös erikoistuneilta toimittajilta, varmistaen, että ostajat voivat hankkia uusinta teknologiaa. • skannata toimittajien välistä kilpailua, mikä edistää korkeampia laatustandardeja. • vähentää hankintariskejä tarjoamalla sopimuksia vakiintuneiden toimittajien kanssa, jotka noudattavat puitesopimuksen ehtoja.