Originele aanbestedingsbeschrijving
EEM streeft ernaar een raamovereenkomst op te zetten met één leverancier die in staat is een grootschalige, neutrale ICT-inkoop- en supply chain managementfunctie te opereren over de volledige reikwijdte van deze raamovereenkomst.
Deze aanbesteding zal een raamovereenkomst met één leverancier tot stand brengen, in overeenstemming met artikel 45(4)(a) van de Aanbestedingswet 2023. EEM heeft, op basis van marktanalyse, wettelijke overwegingen en PME-feedback, geconcludeerd dat een enkele neutrale leverancier het enige proportionele en effectieve model is dat in staat is om de volledige reikwijdte van de in dit document gedefinieerde ICT-vereisten te leveren.
Deze aanpak wordt gerechtvaardigd op de volgende gronden:
A. Interoperabiliteit en integratie van de gehele ICT-levenscyclus
ICT-inkoop in de publieke sector is momenteel gefragmenteerd. Complexe onderlinge afhankelijkheden tussen hardware, licenties, cloudverbruik, cybersecurity, netwerken en beheerde diensten vereisen één entiteit om de levering te coördineren, compatibiliteit te waarborgen en end-to-end zekerheid te bieden.
Een raamovereenkomst met meerdere leveranciers zou deze resultaten niet bereiken en zou het risico vergroten op:
• conflicterende commerciële incentives van leveranciers
• inconsistente technische standaarden
• gefragmenteerde ondersteuningsregelingen
B. Transparantie en kostenbeheersing
Publieke instanties meldden consequent dat de prijzen voor softwarelicenties, cloudverbruik en bijbehorende diensten vaak ondoorzichtig en moeilijk te benchmarken zijn. Het model van een neutrale leverancier met één leverancier is vereist om:
• verborgen marges en gebundelde kosten te elimineren
• transparante, open boekprijzen te garanderen
• een uniforme rapportage en governance te bieden
• de transparantieverplichtingen van PA23 te ondersteunen onder secties 69-95
C. Aggregatie en schaalvoordelen
Eén leverancier is vereist om te centraliseren:
• aggregatie van de vraag
• volume kortingen
• optimalisatie van de supply chain
• geconsolideerde OEM-onderhandelingen
Deze voordelen kunnen niet worden bereikt met een regeling met meerdere leveranciers.
D. Ondersteuning van MKB en eerlijke toegang
Uit bewijs van voorlopige marktbetrokkenheid bleek dat MKB's moeite hebben om direct deel te nemen aan grote ICT-aanbestedingen.
Een neutrale leverancier maakt mogelijk:
• gestructureerde en eerlijke onboarding
• transparante onderaannemingsworkflows
• verhoogde deelname van MKB
• eliminatie van door wederverkopers gedomineerde routes
Dit ondersteunt direct overheidsdoelstellingen inzake MKB-inclusie.
E. Risicobeheer en naleving
Het model van de neutrale leverancier vermindert:
• inconsistente naleving door leveranciers
• onbeheerde onderaanneming
• variabele licentie- en cybersecuritystandaarden
Door één verantwoordelijke entiteit te bieden, ondersteunt het model:
• naleving van de Aanbestedingswet 2023
• Cyber Essentials/ISO 27001-garantie
Op basis van PME-reacties, marktanalyse en de wettelijke vereisten van de Aanbestedingswet 2023, wordt een raamovereenkomst met één neutrale leverancier beschouwd als de enige proportionele en effectieve commerciële structuur die in staat is om de reikwijdte van deze raamovereenkomst te leveren.
Deze raamovereenkomst creëert geen traditioneel ICT-wederverkoop- of beheerd-dienstverleningsmodel. De aangewezen leverancier moet opereren als een neutrale inkoopintermediair, waarbij alle inkoopbeslissingen transparant en zonder partijdigheid ten opzichte van propriëtaire of intern geleverde diensten worden genomen. De Neutrale Leverancier zal optreden als de enige contracterende entiteit voor alle aankopen onder de Raamovereenkomst, waarbij alle supply chain-regelingen op back-to-back basis worden beheerd.
De doelstellingen van de raamovereenkomst zijn:
Doelstelling 0: Een uitbestede ICT-inkoopfunctie bieden die compliant sourcing, commerciële governance, benchmarking en transparante toegang tot de ICT-leveringsmarkt levert.
Doelstelling 1: Een uitgebreid scala aan ICT-producten en -diensten bieden, inclusief nicheleveranciers, waardoor publieke kopers de nieuwste technologische oplossingen kunnen inkopen.
Doelstelling 2: Concurrerende prijzen garanderen door middel van transparante kostenstructuren en onderhandelde kortingen, die waarde voor het geld bieden voor publieke organisaties.
Doelstelling 3: De herverdeling van leveranciersincentives (bijv. kortingen, kickbacks) op een eerlijke, transparante en wettelijk conforme manier aan de Koper faciliteren.
Doelstelling 4: Flexibele en schaalbare ICT-oplossingen bieden, zodat kopers de meest geschikte technologie voor hun behoeften kunnen selecteren.
Doelstelling 5: Zorgen dat alle producten en diensten voldoen aan de relevante normen en regelgeving, inclusief de Aanbestedingswet 2023, NHS-normen en sectorspecifieke nalevingsvereisten.
De reikwijdte van deze aanbesteding is voor leveranciers van ICT-goederen en -diensten. De thema's, producten en diensten worden uiteengezet in de sectie Reikwijdte en specificatie van dit document. EEM is van mening dat deze raamovereenkomst zal helpen bij:
• EEM-leden, zowel bestaande als toekomstige, en de bredere publieke sector in staat stellen om diensten van ICT-leveranciers efficiënt en conform de regels in te kopen.
• Toegang bieden tot een geverifieerde lijst van leveranciers, waardoor de tijd en moeite die nodig is voor individuele aanbestedingen wordt verminderd.
• Zorgen dat alle aankopen voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten, zoals de Aanbestedingswet 2023.
• Betere waarde bieden voor de koper door een eerlijkere en efficiëntere supply chain te creëren, terwijl de koopkracht wordt geconsolideerd om betere prijzen en voorwaarden te onderhandelen.
• Duidelijke, vooraf onderhandelde prijsstructuren bieden, waardoor kopers een betere prijs-kwaliteitverhouding kunnen realiseren.
• Diverse ICT-behoeften dekken, waaronder hardware, software, diensten en nicheproducten, waardoor kopers alles uit één raamovereenkomst kunnen inkopen.
• Toegang garanderen tot geavanceerde en gespecialiseerde technologie, zoals IoT-oplossingen en groene ICT-initiatieven.
• Kopers in staat stellen hun ICT-aankopen beter te schalen in lijn met veranderende vereisten, van kleine upgrades tot grootschalige projecten.
• Grotere innovatie en kwaliteit stimuleren door toegang te bieden tot innovatieve producten en diensten, ook van nicheleveranciers, zodat kopers de nieuwste technologie kunnen inkopen.
• Concurrentie tussen leveranciers bevorderen, wat leidt tot hogere kwaliteitsnormen.
• Inkooprisico's verminderen door contracten aan te bieden met gevestigde leveranciers die zich houden aan de voorwaarden van de raamovereenkomst.