Alkuperäinen tarjouskilpailun kuvaus
Portsmouth City Council (jäljempänä „neuvosto“) aikoo nimittää kaksi toimittajaa tarjoamaan korjaus- ja kunnossapitopalveluita asuntokantaansa kahden erillisen sopimuksen kautta, joista toinen toimittaja ottaa myös vastuun yritysomaisuudesta. Sopimukset ovat voimassa viiden vuoden alkuperäisellä kaudella, ja niitä voidaan jatkaa enintään viidellä vuodella sovituin väliajoin.
Mahdollisuus on jaettu kolmeen osaan:
• Osa 1 – Korjaukset ja kunnossapito saarella (14–18 miljoonaa puntaa vuodessa)
• Osa 2 – Korjaukset ja kunnossapito saaren ulkopuolella (14–18 miljoonaa puntaa vuodessa)
• Osa 3 – Yritysomaisuuden korjaukset ja kunnossapito (noin 0,75 miljoonaa puntaa vuodessa)
Yksi lyhytlistausmenettely koskee kaikkia kolmea osaa. Vain vaiheen 1 läpäisseet toimittajat kutsutaan vaiheeseen 2. Vaiheessa 2 toimittajien on toimitettava yksi tarjous, joka kattaa sekä osat 1 että 2, ilmoitettava suosikkiosansa ja toimitettava erillinen tarjous osasta 3.
Korkeimmin sijoittunut toimittaja saa suosikki-osansa, ja toiseksi sijoittunut toimittaja saa jäljelle jäävän osan. Jos toimittaja kieltäytyy tarjouksesta, neuvosto voi hylätä kyseisen tarjouksen ja ottaa yhteyttä seuraavaksi sijoittuneeseen toimittajaan. Vain toimittajat, jotka toimittavat täysin vaatimustenmukaisia tarjouksia sekä osille 1 että 2, ovat oikeutettuja osaan 3, ja vain kaksi nimettyä toimittajaa osille 1 ja 2 otetaan huomioon. Toimittajat eivät voi tehdä tarjousta suoraan osasta 3.
Neuvosto hallinnoi noin 17 500 kotia, mukaan lukien noin 15 500 sosiaalista vuokra-asuntoa ja 2 000 vuokrattua kiinteistöä. Suurin osa asunnoista on 1950–1960-luvuilla rakennettuja kerrostaloja. Historiallisesti kiinteistökanta on jaettu saaren sisäisiin (PO1-PO5) ja saaren ulkopuolisiin (PO6-PO9) alueisiin, ja viimeaikaiset hankinnat ovat lisänneet noin 800 kotia Gosportissa, Farehamissa ja Winchesterissä.
Yritysomaisuutta hallinnoi tällä hetkellä saaren sisäinen urakoitsija ja se kattaa noin 550 rakennusta, pääasiassa PO1-PO5 alueella.
Vuosittain saaren sisällä tehdään noin 16 000 korjausta ja saaren ulkopuolella 15 000 korjausta, ja volyymien odotetaan pysyvän vakaina. Seuraavien 5–10 vuoden aikana voidaan lisätä jopa 1 000 uutta asuntoa. Uudet työsuunnat ovat todennäköisiä, kun hiilidioksidipäästöjen vähentämistoimenpiteet ja uusiutuvat energialähteet otetaan käyttöön kiinteistökannassa.
Neuvosto ennustaa tulevia haasteita seuraavan vuosikymmenen aikana, mukaan lukien muutokset rakennusturvallisuuslaissa ja paloturvallisuuslaissa, tiukempi vaatimustenmukaisuuden valvonta, lisääntyneet vaatimukset tietojen tarkkuudelle ja suurempi painopiste kysymyksissä, kuten kosteus ja home, sosiaalisen asumisen valvojan valvonnassa. Toimittajien on tehtävä yhteistyötä neuvoston kanssa näiden vaatimusten täyttämiseksi.
Molemmat olemassa olevat asuntojen korjaus- ja kunnossapitosopimukset (NEC4 Option E) ovat olleet voimassa 10 vuotta plus 12 kuukauden jatkoaika ja päättyvät 31. maaliskuuta 2027, ja niiden kokonaisarvo on noin 400 miljoonaa puntaa. Tarjotut palvelut sisältävät reagoivat korjaukset, tyhjien asuntojen työt, vammaisille tehtävät mukautukset, maalaukset, vaatimustenmukaisuustestaukset, aurinkopaneelien korjaukset, paloturvallisuustarkastukset ja erilaisten laitteiden huollon.
Yritysomaisuus kattaa laajan valikoiman rakennuksia, mukaan lukien koulut, toimistot, varastot, huoltoasemat, hoitokodit, tuetut asumispalvelut ja merenkulkulaitokset (jälkimmäiset hankitaan erikseen). Vuosittain tehdään noin 2 000 korjausta, joiden vuotuinen arvo on 750 000 puntaa.
Ydinkäsitteisiin kuuluvat yleiset korjaukset, savu-/lämpöilmaisimien tarkastukset, EICR:t, hätävalaistus, ilmanvaihtotarkastukset, MVHR-korjaukset, asbestinpoisto, paloturvalliset ovet, ovien sisäänkäyntijärjestelmät, vartijan hälytys, PV-huolto, tyhjien asuntojen työt ja palvelut toimistoaikojen ulkopuolella. Toimittajien on tarjottava 365 päivän palvelua toimistoaikojen ulkopuolella. Lisäpalveluihin voi sisältyä hiilidioksidipäästöjen vähentämistyöt, ilmalämpöpumput, vesihygienian korjaukset, yhteistilojen ilmanvaihto, saaren sisäiset/ulkopuoliset korjaukset, yritysomaisuuden työt ja kaasuhuolto hätätilanteissa.
Määrittelyssä esitetään toiminnalliset ja suorituskykyvaatimukset, ja sitä voidaan päivittää ennen vaihetta 2.
Yritysomaisuuden korjaukset (osa 3) suorittaa joko osa 1 tai osa 2 toimittaja varmistaakseen yhdenmukaisuuden, selkeän vastuun ja kustannustehokkuuden. Tämä lähestymistapa tukee toiminnallista tehokkuutta ja mahdollistaa joustavuuden valmistautumisessa mahdolliseen paikallishallinnon uudelleenjärjestelyyn (LGR).
Jos LGR tapahtuu, neuvosto voi periä huomattavasti suuremman yritysomaisuuden portfolion, mikä voi lisätä korjaus- ja kunnossapitotarvetta useilla miljoonilla punnilla vuodessa. Tällaisissa olosuhteissa neuvosto voi muuttaa osan 3 sopimusta, luoda uuden osan, joka on avoin vain osien 1 ja 2 toimittajille, tai toteuttaa erillisen hankinnan.
Neuvosto odottaa vaatimusten pysyvän pääosin yhdenmukaisina, mutta voi muuttaa laajuutta, rajoja tai lakisääteisiä velvoitteita heijastaakseen LGR:n aiheuttamia muutoksia.
Toimittajien odotetaan tekevän yhteistyötä neuvoston ja muiden määräaikaisten urakoitsijoiden kanssa. Aiemmissa sopimuksissa on käytetty avoimen kirjan kumppanuusmallia ja Vanguard Systems Thinking -menetelmää, joiden jatkumista neuvosto odottaa.
Lisätietoja on saatavilla osoitteessa: https://vanguard-method.net/the-vanguard-method-and-systems-thinking/
Neuvosto on sitoutunut parantamaan sosiaalisen arvon tuottamista. Tietoa löytyy osoitteesta: https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/
Tukeakseen organisaatioita, jotka eivät voi toteuttaa koko sopimuksen laajuutta, mutta haluavat tarjota palveluita päätoimittajille, neuvosto ylläpitää vapaaehtoista luetteloa kiinnostuneista alihankkijoista ja toimitusketjun kumppaneista.
Toimittajien, jotka haluavat tarjota palveluitaan alihankkijoina, tulee ottaa yhteyttä neuvostoon In Tend -kirjeenvaihtotoiminnon kautta ja toimittaa yrityksensä nimi ja viitenumero, yhteystiedot, lyhyt kuvaus palveluista, asiaankuuluva kokemus ja verkkosivuston osoite.
Neuvosto kerää nämä tiedot ja jakaa ne kaikkien päätoimittajien kanssa ilman vastuuta tai takuuta. Luetteloon sisällyttäminen ei ole hyväksyntä, esikarsinta tai suositus. Päätoimittajat ovat yksin vastuussa valitsemiensa alihankkijoiden soveltuvuuden, kyvyn ja vaatimustenmukaisuuden arvioinnista.
Paikallishallinnon uudelleenjärjestely
Laajemman paikallishallinnon uudelleenjärjestelyn (LGR) osana neuvostoa on pyydetty tekemään yhteistyötä naapurivaltuustojen kanssa tutkiakseen tulevia rakenteellisia uudistuksia, jaettujen palveluiden mahdollisuuksia ja hallintojärjestelyjen yhteensovittamista. Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus on nyt vahvistanut päätöksensä paikallishallinnon uudelleenjärjestelystä Hampshiren ja Wightin saaren alueella.
Vahvistettujen ehdotusten mukaisesti Portsmouth City Councilista tulee osa uutta, suurempaa yhtenäistä viranomaista, joka kattaa Gosportin, Farehamin ja Havantin alueet sekä Newlands, Horndean, Clanfieldin ja Rowlands Castlen. Uusi yhtenäinen viranomainen astuu virallisesti voimaan 1. huhtikuuta 2028, jolloin Portsmouth City Council sellaisena kuin se tällä hetkellä on, puretaan laillisesti 31. maaliskuuta 2028.
Vaikka uuden viranomaisen palvelutoimitusmalli ei ole vielä viimeistelty, uudelleenjärjestely yhdistää kaikki nykyiset paikallishallinnon palveluvastuut uuden rajan sisällä. Tämä tarkoittaa, että korjaus- ja kunnossapitopalveluiden (R&M) nykyinen kysyntä, laajuus ja toiminnalliset vaatimukset voivat muuttua merkittävästi siirtymäkauden aikana, riippuen uuden viranomaisen lopullisesta omaisuuspohjasta, kiinteistöprofiilista ja hallintojärjestelyistä.
Pelkän Portsmouthin nykyisen toiminta-alueen osalta arvioitu 10 vuoden kokonaissopimusarvo pysyy noin 336–450 miljoonan punnan välillä, ottaen huomioon inflaatiopaineet, odotetun kiinteistökannan kasvun, hiilidioksidipäästöjen vähentämistoimet ja lisääntyneet vaatimustenmukaisuusvaatimukset.
LGR:n jälkeen odotetaan, että mahdollisuuden kokonaisarvo kasvaa merkittävästi yhdistyneen asunto-omaisuuden, laajemman yritysomaisuuden, lisätoiminnallisten rakennusten, laajemman maantieteellisen kattavuuden ja yhdistyvien viranomaisten integroidun korjauskysynnän ansiosta. Neuvosto jatkaa vastuullista suunnittelua siirtymäkaudelle ja pidättää oikeuden muuttaa sopimusta vuoden 2023 hankintalain 8 liitteen mukaisesti, jos vahvistetut LGR-järjestelyt edellyttävät muutoksia laajuudessa, arvossa tai toimitusrakenteessa.
Suunnittelutarkoituksiin ja vahvistettujen kiinteistö- ja omaisuustietojen puuttuessa mahdollisilta kumppanuusviranomaisilta, alustava arvio on, että yleinen kunnossapitotarve voi kasvaa 50–70 % verrattuna pelkkään Portsmouthiin. Tämän perusteella inflaatiokorjattu 10 vuoden kokonaismarkkinamahdollisuuden arvo on arviolta 504–765 miljoonaa puntaa.
Hampshire County Council (HCC) hankkii tällä hetkellä yhden toimittajan 250 miljoonan punnan arvoisen 10 vuoden määräaikaisen kunnossapitosopimuksen (2026–2036), joka kattaa rakennusten rakenteiden ja M&E-palvelut noin 825 kohteessa, mukaan lukien koulut. Tuloksesta riippuen nimitetty HCC-urakoitsija voi jatkaa osan tai kaikkien näiden omaisuuserien hallintaa LGR:n jälkeen, mikä tarkoittaa, että tämän hankinnan yritysomaisuuserän laajuudessa ei välttämättä tapahdu aluksi muutoksia.
Kuitenkin, jos uusi yhtenäinen viranomainen ottaa suoran vastuun HCC:n yritysomaisuudesta uudelleenjärjestellyllä alueella, uusi viranomainen odottaa perivänsä merkittävän osan tästä palveluportfoliosta. Indikatiivisen mallinnuksen perusteella perittyjen yritysomaisuuksien korjaus- ja kunnossapitotarve voi olla noin 20 % HCC-sopimuksen arvosta, vaikka neuvosto pidättää oikeuden ylittää tämän arvion, jos tulevat hallituksen ohjeet tai lakisääteiset siirrot sitä edellyttävät.
Uudelleenjärjestelyn yhteydessä sopimuksiin sisällytetään lausekkeita, jotka mahdollistavat sopimuksen siirtämisen seuraajaviranomaisille. Mikä tahansa siirtolauseke todennäköisesti määrää, että sopimus voidaan siirtää mille tahansa uudelle viranomaiselle, joka seuraa alkuperäistä sopimusviranomaista.
Lisätietoja LGR:stä löytyy seuraavasta linkistä -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
Lisätietoja LGR:stä löytyy seuraavasta linkistä -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
Lisätietoja tunnetuista riskeistä löytyy myöhemmästä ilmoituksen osiosta, joka koskee muuta tietoa.