Original udbudsbeskrivelse
Portsmouth City Council (Rådet) har til hensigt at udpege to leverandører til at levere reparations- og vedligeholdelsestjenester for dets boligmasse gennem to separate kontrakter, hvoraf den ene leverandør også vil påtage sig ansvaret for virksomhedsaktiver. Kontrakterne vil løbe i en indledende periode på fem år, med mulighed for at forlænge dem yderligere fem år med aftalte intervaller. Muligheden er opdelt i tre partier: Parti 1 - Reparationer og vedligeholdelse på øen (14-18 mio. GBP p.a.), Parti 2 - Reparationer og vedligeholdelse uden for øen (14-18 mio. GBP p.a.), Parti 3 - Reparationer og vedligeholdelse af virksomhedsaktiver (ca. 0,75 mio. GBP p.a.). En enkelt udvælgelsesøvelse gælder for alle tre partier. Kun leverandører, der består Trin 1, vil blive inviteret til Trin 2. Under Trin 2 skal leverandører indsende ét tilbud, der dækker både Parti 1 og Parti 2, angive deres foretrukne parti og indsende en separat ansøgning om Parti 3. Den højest rangerede leverandør vil modtage deres foretrukne parti, og den næsthøjeste rangerede leverandør vil blive tildelt det resterende parti. Hvis en leverandør afviser en tildeling, kan Rådet tilsidesætte den ansøgning og kontakte den næste rangerede leverandør. Kun leverandører, der indsender fuldt ud kompatible tilbud for både Parti 1 og Parti 2, vil være berettigede til Parti 3, og kun de to udpegede leverandører for Parti 1 og Parti 2 vil blive overvejet. Leverandører kan ikke byde direkte på Parti 3. Rådet administrerer ca. 17.500 boliger, herunder ca. 15.500 socialt udlejede og 2.000 ejerlejligheder. De fleste boliger er opført i 1950'erne-1960'erne. Historisk set er aktiverne blevet opdelt i på øen (PO1-PO5) og uden for øen (PO6-PO9), med nylige opkøb, der tilføjer omkring 800 boliger i Gosport, Fareham og Winchester. Virksomhedsaktiver administreres i øjeblikket af entreprenøren på øen og dækker ca. 550 bygninger, primært i PO1-PO5. Ca. 16.000 reparationer udføres årligt på øen og 15.000 uden for øen, og mængderne forventes at forblive stabile. Op til 1.000 nye boliger kan tilføjes over de næste 5-10 år. Nye arbejdsstrømme er sandsynlige, efterhånden som dekarboniseringsforanstaltninger og vedvarende energi udrulles i hele bestanden. Rådet forudser fremtidige udfordringer i det kommende årti, herunder ændringer fra Building Safety Act og Fire Safety Act, øget kontrol af overholdelse, øgede krav til nøjagtighed af oplysninger og større fokus på emner som fugt og skimmel under Social Housing Regulator's tilsyn. Leverandører skal arbejde samarbejdsvilligt med Rådet for at opfylde disse krav. De eksisterende to kontrakter for reparation og vedligeholdelse af boliger (NEC4 Option E) har været i drift i 10 år plus en 12-måneders forlængelse og udløber den 31. marts 2027, med en samlet værdi på ca. 400 mio. GBP. Ydelserne omfatter akutte reparationer, tomgangsarbejde, tilpasninger for handicappede, dekorationer, overholdelsestest, reparation af solpaneler, brandkontrol og service af forskellige apparater. Virksomhedsaktiver dækker et bredt spektrum af bygninger, herunder skoler, kontorer, lagerbygninger, depoter, plejehjem, beskyttet bolig, støttede boligfaciliteter og maritime faciliteter (sidstnævnte vil blive indkøbt separat). Ca. 2.000 reparationer udføres årligt til en årlig værdi af 750.000 GBP. Kerneydelser omfatter generelle reparationer, kontrol af røg-/varmedetektorer, EICR, nødlys, ventilationskontrol, MVHR-reparationer, fjernelse af asbest, branddøre, dør-entry-systemer, vagtalarmer, PV-vedligeholdelse, tomgangsarbejde og service uden for normal arbejdstid. Leverandører skal levere en 365-dages service uden for normal arbejdstid. Supplerende ydelser kan omfatte dekarboniseringsarbejde, varmepumper, reparationer af vandhygiejne, fælles ventilation, reparationer på og uden for øen, arbejde med virksomhedsaktiver og gas-service i nødsituationer. Specifikationen angiver funktionelle og ydelsesmæssige krav og kan opdateres før Trin 2. Reparationer af virksomhedsaktiver (Parti 3) vil blive udført af enten leverandøren af Parti 1 eller Parti 2 for at sikre konsistens, klar ansvarlighed og værdi for pengene. Denne tilgang understøtter operationel effektivitet og giver fleksibilitet i forberedelsen til potentiel lokalregeringsreorganisation (LGR). Skulle LGR finde sted, kan Rådet arve en betydeligt større portefølje af virksomhedsaktiver, potentielt tilføje flere millioner pund om året til R&M-efterspørgslen. I sådanne tilfælde kan Rådet ændre kontrakten for Parti 3, oprette et nyt parti, der kun er åbent for leverandørerne af Parti 1 og Parti 2, eller gennemføre et separat udbud. Rådet forventer, at kravene forbliver bredt konsistente, men kan justere omfang, grænser eller lovpligtige forpligtelser for at afspejle eventuelle LGR-drevne ændringer. Leverandører forventes at arbejde samarbejdsvilligt med Rådet og med andre tidsbegrænsede entreprenører. Tidligere kontrakter har anvendt en åben bog-partnerskabsmodel og Vanguard Systems Thinking, som Rådet forventer at fortsætte. Rådet er forpligtet til at forbedre leveringen af social værdi. Oplysninger kan findes på: https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/. For at støtte organisationer, der ikke kan levere hele kontraktens omfang, men ønsker at tilbyde tjenester til hovedleverandører, vil Rådet vedligeholde en frivillig liste over interesserede underleverandører og forsyningskædepartnere. Leverandører, der ønsker at tilbyde deres tjenester som underleverandører, bør kontakte Rådet via In Tend-korrespondancefunktionen og oplyse deres firmanavn og referencenummer, kontaktoplysninger, en kort beskrivelse af tjenesterne, relevant erfaring og webstedsadresse. Rådet vil indsamle disse oplysninger og dele dem med alle hovedleverandører på et ansvarsfrit grundlag. Inklusion på listen udgør ikke godkendelse, forhåndskvalifikation eller anbefaling. Hovedleverandører er eneansvarlige for at vurdere egnethed, kapacitet og overholdelse af eventuelle underleverandører, de vælger at engagere. Lokalregeringsreorganisation: Som en del af den bredere lokalregeringsreorganisation (LGR) har Rådet været forpligtet til at engagere sig med nabokommuner for at undersøge fremtidige strukturelle reformer, muligheder for fælles tjenester og harmonisering af styringsordninger. Den britiske regering har nu bekræftet sin beslutning vedrørende lokalregeringsreorganisation i Hampshire og på Isle of Wight. I henhold til de bekræftede forslag vil Portsmouth City Council blive en del af en ny, større enhedskommune, der dækker områderne Gosport, Fareham og Havant, og inkluderer Newlands, Horndean, Clanfield og Rowlands Castle. Den nye enhedskommune vil formelt træde i kraft den 1. april 2028, hvorefter Portsmouth City Council, som det eksisterer i øjeblikket, vil blive opløst den 31. marts 2028. Selvom den nye kommunes serviceleveringsmodel endnu ikke er endeligt fastlagt, vil reorganiseringen samle alle eksisterende lokale myndigheders serviceansvar inden for den nye grænse. Dette betyder, at den nuværende efterspørgsel, omfang og operationelle krav til reparations- og vedligeholdelsestjenester (R&M) kan ændre sig væsentligt som en del af overgangen, afhængigt af den endelige aktivbase, lagerprofil og styringsordninger, der er fastlagt for den nye kommune. For Portsmouths nuværende fodaftryk alene forbliver den estimerede 10-årige samlede kontraktværdi i størrelsesordenen 336-450 mio. GBP, idet der tages højde for inflationspres, forventet lagerudvidelse, dekarboniseringsarbejdsstrømme og øgede krav til overholdelse. Efter LGR forventes den samlede mulighedsværdi at stige markant, på grund af den kombinerede boligmasse, bredere virksomhedsaktiver, yderligere driftsbygninger, bredere geografisk fodaftryk og øget reparationsbehov integreret fra de fusionerende myndigheder. Rådet vil fortsat planlægge ansvarligt for overgangen og forbeholder sig retten til at ændre kontrakten i overensstemmelse med Bilag 8 til Procurement Act 2023, hvis de bekræftede LGR-ordninger kræver ændringer i omfang, værdi eller leveringsstruktur. Til planlægningsformål, og i mangel af bekræftede lager- og aktivtal fra potentielle partnerkommuner, er et indledende skøn, at det samlede vedligeholdelseskrav kan stige med 50% til 70% i forhold til Portsmouth alene. På denne baggrund estimeres den inflationsjusterede 10-årige samlede mulighedsværdi til mellem 504 og 765 mio. GBP. Hampshire County Council (HCC) er i øjeblikket ved at anskaffe en enkeltstående 10-årig vedligeholdelseskontrakt (2026-2036) til en værdi af 250 mio. GBP, der dækker bygningskonstruktion og M&E-ydelser på ca. 825 lokationer, herunder skoler. Afhængigt af resultatet kan den udpegede HCC-entreprenør fortsætte med at administrere en del eller alle disse aktiver efter LGR, hvilket betyder, at der muligvis kun er ringe eller ingen ændringer i omfanget for virksomhedsaktiv-elementet af dette udbud. Hvis den nye enhedskommune imidlertid overtager direkte ansvar for HCC's virksomhedsaktiver inden for den reorganiserede grænse, forventer den nye kommune at arve en betydelig del af denne serviceportefølje. Baseret på indikativ modellering kan det arvede krav til reparation og vedligeholdelse af virksomhedsaktiver være i størrelsesordenen 20% af HCC-kontraktværdien, selvom Rådet forbeholder sig retten til at overskride dette skøn, hvis fremtidige regeringsdirektiver eller lovmæssige overførsler kræver det. I tilfælde af reorganisering vil kontrakter indeholde klausuler, der tillader overdragelse af kontrakten til efterfølgende myndigheder. Enhver overdragelsesklausul vil sandsynligvis angive, at enhver kontrakt kan overdrages til enhver ny myndighed, der efterfølger den oprindelige kontraktmyndighed. For yderligere detaljer vedrørende LGR se følgende link - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/. For yderligere oplysninger vedrørende kendte risici, se den senere sektion i meddelelsen nedenfor vedrørende andre oplysninger.