Opprinnelig anbudsbeskrivelse
Portsmouth City Council (heretter kalt Rådet) har til hensikt å utnevne to leverandører for å levere reparasjons- og vedlikeholdstjenester for boligmassen gjennom to separate kontrakter, hvorav en av disse leverandørene også vil ta ansvar for bedriftsmidler. Kontraktene vil løpe for en innledende periode på fem år, med mulighet for forlengelse i opptil ytterligere fem år med avtalte intervaller.
Muligheten er delt inn i tre lotter:
• Lodd 1 - Reparasjon og vedlikehold på øya (£14M-£18M per år)
• Lodd 2 - Reparasjon og vedlikehold utenfor øya (£14M-£18M per år)
• Lodd 3 - Reparasjon og vedlikehold av bedriftsmidler (ca. £0,75M per år)
En enkelt kortlistingsøvelse gjelder for alle tre lottene. Kun leverandører som består trinn 1 vil bli invitert til trinn 2. I trinn 2 må leverandører sende inn ett anbud som dekker både lodd 1 og 2, oppgi sitt foretrukne lodd og sende inn en separat innlevering for lodd 3.
Høyest rangerte leverandør vil motta sitt foretrukne lodd, og den nest rangerte leverandøren vil få tildelt det gjenværende loddet. Hvis en leverandør avslår en tildeling, kan Rådet sette til side den innleveringen og kontakte neste rangerte leverandør. Kun leverandører som sender inn fullt ut kompatible bud for både lodd 1 og 2 vil være kvalifisert for lodd 3, og kun de to utnevnte leverandørene for lodd 1 og 2 vil bli vurdert. Leverandører kan ikke by direkte på lodd 3.
Rådet forvalter omtrent 17 500 boliger, inkludert rundt 15 500 sosialt utleide og 2 000 leieboliger. De fleste boliger er bygget på 1950- og 1960-tallet. Historisk sett har bestanden vært delt inn i på øya (PO1-PO5) og utenfor øya (PO6-PO9), med nylige oppkjøp som legger til rundt 800 boliger i Gosport, Fareham og Winchester.
Bedriftsmidler forvaltes for tiden av entreprenøren på øya og dekker rundt 550 bygninger, hovedsakelig i PO1-PO5.
Omtrent 16 000 reparasjoner per år fullføres på øya og 15 000 utenfor øya, volumer forventes å forbli stabile. Opptil 1 000 nye boliger kan legges til i løpet av de neste 5-10 årene. Nye arbeidsstrømmer er sannsynlige etter hvert som dekarboniseringstiltak og fornybar energi rulles ut i bestanden.
Rådet forutser fremtidige utfordringer i løpet av det neste tiåret, inkludert endringer fra Building Safety Act og Fire Safety Act, større etterlevelseskontroll, økte krav til nøyaktighet av informasjon, og mer fokus på problemer som fukt og mugg under tilsyn av Social Housing Regulator. Leverandører må samarbeide med Rådet for å møte disse kravene.
De eksisterende to kontraktene for boligreparasjon og vedlikehold (NEC4 Option E) har vært i drift i 10 år pluss en 12-måneders forlengelse og utløper 31. mars 2027, med en samlet verdi på omtrent £400 millioner. Tjenestene som tilbys inkluderer responsive reparasjoner, arbeid på tomme boliger, tilpasninger for funksjonshemmede, dekorasjoner, etterlevelsestester, reparasjoner av solcellepaneler, brannsikkerhetskontroller og service på ulike apparater.
Bedriftsmidler dekker et bredt spekter av bygninger, inkludert skoler, kontorer, varehus, depoter, sykehjem, beskyttede boliger, støttede boformer og maritime fasiliteter (de sistnevnte vil bli anskaffet separat). Omtrent 2 000 reparasjoner per år fullføres til en årlig verdi av £750k.
Kjernetjenester inkluderer generelle reparasjoner, kontroller av røyk-/varmedetektorer, EICR-er, nødlys, ventilasjonskontroller, MVHR-reparasjoner, fjerning av asbest, brannsikre dører, dørinngangssystemer, vaktmesteranrop, PV-vedlikehold, arbeid på tomme boliger og tjenester utenom ordinær arbeidstid. Leverandører må tilby en 365-dagers tjeneste utenom ordinær arbeidstid. Tilleggstjenester kan inkludere dekarboniseringsarbeid, varmepumper, reparasjoner av vannhygiene, felles ventilasjon, reparasjoner på/utenfor øya, arbeid på bedriftsmidler og gasservice i nødsituasjoner.
Spesifikasjonen angir funksjonelle og ytelseskrav og kan bli oppdatert før trinn 2.
Reparasjoner av bedriftsmidler (lodd 3) vil bli utført av leverandøren for lodd 1 eller lodd 2 for å sikre konsistens, klar ansvarlighet og verdi for pengene. Denne tilnærmingen støtter operasjonell effektivitet og gir fleksibilitet i forberedelsene til potensiell omorganisering av lokalforvaltningen (LGR).
Skulle LGR skje, kan Rådet arve en betydelig større portefølje av bedriftsmidler, noe som potensielt kan legge til flere millioner pund per år til reparasjons- og vedlikeholdskravet. I slike tilfeller kan Rådet endre kontrakten for lodd 3, opprette et nytt lodd åpent kun for leverandørene av lodd 1 og 2, eller gjennomføre en separat anskaffelse.
Rådet forventer at kravene i stor grad forblir konsistente, men kan justere omfang, grenser eller lovpålagte forpliktelser for å reflektere eventuelle LGR-drevne endringer.
Leverandører forventes å samarbeide med Rådet og med andre langsiktige entreprenører. Tidligere kontrakter har brukt en åpen bok-partnerskapsmodell og Vanguard Systems Thinking, som Rådet forventer å fortsette.
Ytterligere informasjon er tilgjengelig på: https://vanguard-method.net/the-vanguard-method-and-systems-thinking/
Rådet er forpliktet til å forbedre leveringen av sosial verdi. Informasjon finner du på: https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/
For å støtte organisasjoner som ikke kan levere hele kontraktsomfanget, men ønsker å tilby tjenester til hovedleverandører, vil Rådet opprettholde en frivillig liste over interesserte underleverandører og partnere i forsyningskjeden.
Leverandører som ønsker å tilby sine tjenester som underleverandører, bør kontakte Rådet via In Tend-korrespondansefunksjonen og oppgi firmanavn og referansenummer, kontaktdetaljer, en kort beskrivelse av tjenester, relevant erfaring og nettstedsadresse.
Rådet vil samle inn denne informasjonen og dele den med alle hovedleverandører på en ansvarsfri, garantert basis. Inkludering på listen utgjør ikke godkjenning, forhåndskvalifisering eller anbefaling. Hovedleverandører er eneansvarlige for å vurdere egnethet, kapasitet og samsvar hos eventuelle underleverandører de velger å engasjere.
Lokalforvaltningsgjennomgang
Som en del av den bredere Lokalforvaltningsgjennomgangen (LGR) har Rådet blitt pålagt å engasjere seg med nabokommuner for å utforske fremtidig strukturell reform, muligheter for delte tjenester og samordning av styringsordninger. Den britiske regjeringen har nå bekreftet sin beslutning angående Reorganisering av Lokalforvaltningen i Hampshire og Isle of Wight.
I henhold til de bekreftede forslagene vil Portsmouth City Council bli en del av en ny, større enhetlig myndighet som dekker områdene Gosport, Fareham og Havant, og inkluderer Newlands, Horndean, Clanfield og Rowlands Castle. Den nye enhetlige myndigheten vil formelt tre i kraft 1. april 2028, da Portsmouth City Council, slik den eksisterer i dag, vil bli lovlig oppløst 31. mars 2028.
Selv om tjenesteleveringsmodellen for den nye myndigheten ennå ikke er ferdigstilt, vil reorganiseringen slå sammen alle eksisterende ansvarsområder for lokale myndigheters tjenester innenfor den nye grensen. Dette betyr at dagens etterspørsel, omfang og operasjonelle krav til reparasjons- og vedlikeholdstjenester (R&M) kan endre seg betydelig som en del av overgangen, avhengig av den endelige eiendomsbasen, beholdningsprofilen og styringsordningene som er fastsatt for den nye myndigheten.
For Portsmouths nåværende fotavtrykk alene, forblir den estimerte totale kontraktsverdien over 10 år i størrelsesorden £336M til £450M, medregnet inflasjonspress, forventet vekst i beholdningen, dekarboniseringsarbeid og økte etterlevelseskrav.
Etter LGR forventes den totale mulighetsverdien å øke vesentlig, på grunn av den kombinerte boligmassen, bredere bedriftsmasse, ytterligere operasjonelle bygninger, større geografisk fotavtrykk og økt reparasjonsetterspørsel integrert fra de sammenslåtte myndighetene. Rådet vil fortsette å planlegge ansvarlig for overgangen og forbeholder seg retten til å endre kontrakten i samsvar med Seksjon 8 i Procurement Act 2023 dersom de bekreftede LGR-ordningene krever endringer i omfang, verdi eller leveringsstruktur.
For planleggingsformål, og i mangel av bekreftede beholdnings- og eiendomsdata fra potensielle partnerkommuner, er et innledende estimat at det totale vedlikeholdsbehovet kan øke med 50% til 70% i forhold til Portsmouth alene. På dette grunnlaget er den inflasjonsjusterte totale mulighetsverdien over 10 år estimert til mellom £504M og £765M.
Hampshire County Council (HCC) anskaffer for tiden en enkeltleverandørkontrakt på £250 millioner over 10 år (2026-2036) som dekker bygningsstruktur og M&E-tjenester på omtrent 825 steder, inkludert skoler. Avhengig av utfallet, kan den utnevnte HCC-entreprenøren fortsette å forvalte en del eller alle disse eiendelene etter LGR, noe som betyr at lite eller ingen endring i omfanget kan oppstå i utgangspunktet for bedriftsmidler-elementet i denne anskaffelsen.
Men hvis den nye enhetlige myndigheten overtar direkte ansvar for HCCs bedriftsmidler innenfor den reorganiserte grensen, forventer den nye myndigheten å arve en betydelig andel av denne tjenesteporteføljen. Basert på veiledende modellering kan det arvede behovet for reparasjon og vedlikehold av bedriftsmidler være i størrelsesorden 20% av HCC-kontraktverdien, selv om Rådet forbeholder seg retten til å overskride dette estimatet hvis fremtidige statlige retningslinjer eller lovpålagte overføringer krever det.
Ved reorganisering vil kontrakter inneholde klausuler som tillater overdragelse av kontrakten til etterfølgende myndigheter. Enhver overdragelsesklausul vil sannsynligvis fastslå at enhver kontrakt kan overføres til enhver ny myndighet som etterfølger den opprinnelige kontraktsmyndigheten.
For ytterligere detaljer angående LGR, se følgende lenke -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
For ytterligere detaljer angående LGR, se følgende lenke -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
For ytterligere informasjon om kjente risikoer, se den senere delen i meldingen nedenfor angående annen informasjon.