Originele aanbestedingsbeschrijving
Portsmouth City Council (de Raad) is van plan twee leveranciers aan te stellen voor het leveren van reparatie- en onderhoudsdiensten voor haar woningbestand via twee afzonderlijke contracten, waarbij een van deze leveranciers ook verantwoordelijk wordt voor Bedrijfsmiddelen. Contracten lopen voor een initiële periode van vijf jaar, met de optie om met nog eens vijf jaar te verlengen in overeengekomen intervallen.
De mogelijkheid is verdeeld in drie percelen:
• Perceel 1 - Reparatie & Onderhoud op het Eiland (£14M-£18M per jaar)
• Perceel 2 - Reparatie & Onderhoud Buiten het Eiland (£14M-£18M per jaar)
• Perceel 3 - Reparatie & Onderhoud Bedrijfsmiddelen (ongeveer £0,75M per jaar)
Voor alle drie de percelen geldt één selectieprocedure. Alleen leveranciers die Fase 1 doorlopen, worden uitgenodigd voor Fase 2. In Fase 2 moeten leveranciers één aanbesteding indienen die zowel Perceel 1 als 2 dekt, hun voorkeursperceel vermelden en een aparte indiening voor Perceel 3 indienen.
De hoogst gerangschikte leverancier ontvangt zijn voorkeursperceel, en de tweede gerangschikte leverancier krijgt het resterende perceel toegewezen. Als een leverancier een toewijzing weigert, kan de Raad die indiening terzijde leggen en contact opnemen met de volgende gerangschikte leverancier. Alleen leveranciers die volledig conforme biedingen indienen voor zowel Perceel 1 als 2 komen in aanmerking voor Perceel 3, en alleen de twee aangewezen leveranciers voor Perceel 1 en 2 worden overwogen. Leveranciers kunnen niet rechtstreeks inschrijven op Perceel 3.
De Raad beheert ongeveer 17.500 woningen, waaronder ongeveer 15.500 sociaal verhuurde en 2.000 huurwoningen. De meeste woningen zijn flatgebouwen uit de jaren 1950-1960. Historisch gezien is het bestand verdeeld in op het eiland (PO1-PO5) en buiten het eiland (PO6-PO9), met recente acquisities die ongeveer 800 woningen toevoegen in Gosport, Fareham en Winchester.
Bedrijfsmiddelen worden momenteel beheerd door de aannemer op het eiland en omvatten ongeveer 550 gebouwen, voornamelijk in PO1-PO5.
Ongeveer 16.000 reparaties per jaar worden op het eiland voltooid en 15.000 buiten het eiland, de volumes zullen naar verwachting stabiel blijven. Tot 1.000 nieuwe woningen kunnen worden toegevoegd in de komende 5-10 jaar. Nieuwe werkstromen zijn waarschijnlijk naarmate decarbonisatiemaatregelen en hernieuwbare energiebronnen worden uitgerold in het bestand.
De Raad voorziet toekomstige uitdagingen in het komende decennium, waaronder veranderingen door de Building Safety Act en de Fire Safety Act, strengere nalevingscontroles, verhoogde eisen aan de nauwkeurigheid van informatie en meer aandacht voor kwesties zoals vocht en schimmel onder toezicht van de Social Housing Regulator. Leveranciers moeten samenwerken met de Raad om aan deze eisen te voldoen.
De bestaande twee contracten voor woningreparatie en -onderhoud (NEC4 Option E) zijn 10 jaar plus een verlenging van 12 maanden van kracht geweest en lopen af op 31 maart 2027, met een gecombineerde totale waarde van ongeveer £400 miljoen. De geleverde diensten omvatten responsieve reparaties, werkzaamheden aan lege woningen, aanpassingen voor gehandicapten, decoraties, nalevingstests, reparaties van zonnepanelen, brandveiligheidscontroles en onderhoud van diverse apparaten.
Bedrijfsmiddelen omvatten een breed scala aan gebouwen, waaronder scholen, kantoren, magazijnen, depots, verzorgingstehuizen, beschermde woningen, ondersteunde woonvormen en maritieme faciliteiten (de laatste worden apart ingekocht). Ongeveer 2.000 reparaties per jaar worden voltooid met een jaarlijkse waarde van £750k.
Kernservices omvatten algemene reparaties, controles van rook-/warmtedetectoren, EICR's, noodverlichting, ventilatiecontroles, MVHR-reparaties, verwijdering van asbest, branddeuren, deuropeningssystemen, bewonersoproep, PV-onderhoud, werkzaamheden aan lege woningen en diensten buiten kantooruren. Leveranciers moeten een 365-daagse dienst buiten kantooruren leveren. Aanvullende diensten kunnen decarbonisatiewerkzaamheden, lucht-waterwarmtepompen, reparaties van waterhygiëne, gemeenschappelijke ventilatie, reparaties op/buiten het eiland, werkzaamheden aan bedrijfsmiddelen en gasonderhoud in noodgevallen omvatten.
De Specificatie beschrijft de functionele en prestatievereisten en kan vóór Fase 2 worden bijgewerkt.
Reparaties aan Bedrijfsmiddelen (Perceel 3) zullen worden uitgevoerd door de leverancier van Perceel 1 of Perceel 2 om consistentie, duidelijke verantwoordelijkheid en waarde voor geld te garanderen. Deze aanpak ondersteunt operationele efficiëntie en biedt flexibiliteit ter voorbereiding op een mogelijke reorganisatie van de lokale overheid (LGR).
Indien LGR plaatsvindt, kan de Raad een aanzienlijk grotere portefeuille van bedrijfsmiddelen erven, wat mogelijk jaarlijks miljoenen ponden aan reparatie- en onderhoudsvraag toevoegt. In dergelijke omstandigheden kan de Raad het contract voor Perceel 3 wijzigen, een nieuw perceel creëren dat alleen openstaat voor de leveranciers van Perceel 1 en 2, of een aparte aanbesteding uitvoeren.
De Raad verwacht dat de vereisten grotendeels consistent blijven, maar kan de reikwijdte, grenzen of wettelijke verplichtingen aanpassen om eventuele door LGR veroorzaakte veranderingen te weerspiegelen.
Van leveranciers wordt verwacht dat ze samenwerken met de Raad en met andere contractanten. Eerdere contracten hebben gebruik gemaakt van een open boek partnership model en Vanguard Systems Thinking, wat de Raad verwacht voort te zetten.
Meer informatie is beschikbaar op: https://vanguard-method.net/the-vanguard-method-and-systems-thinking/
De Raad zet zich in voor het verbeteren van de levering van sociale waarde. Informatie is te vinden op: https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/
Om organisaties te ondersteunen die niet de volledige contractomvang kunnen leveren, maar wel diensten willen aanbieden aan hoofdaanbesteders, zal de Raad een vrijwillige lijst bijhouden van geïnteresseerde onderaannemers en leveranciersketenpartners.
Leveranciers die hun diensten als onderaannemer willen aanbieden, dienen contact op te nemen met de Raad via de correspondentiefunctie van In Tend en hun bedrijfsnaam en referentienummer, contactgegevens, een korte beschrijving van de diensten, relevante ervaring en websiteadres te verstrekken.
De Raad zal deze informatie verzamelen en delen met alle hoofdaanbesteders op basis van geen aansprakelijkheid, geen garantie. Opname op de lijst vormt geen goedkeuring, voorselectie of aanbeveling. Hoofdaanbesteders zijn uitsluitend verantwoordelijk voor het beoordelen van de geschiktheid, bekwaamheid en naleving van onderaannemers die zij kiezen in te schakelen.
Lokale Overheidsherziening
Als onderdeel van de bredere Lokale Overheidsherziening (LGR) is de Raad verplicht om samen te werken met naburige autoriteiten om toekomstige structurele hervormingen, mogelijkheden voor gedeelde diensten en afstemming van bestuursarrangementen te onderzoeken. De Britse regering heeft nu haar beslissing bevestigd met betrekking tot de Reorganisatie van de Lokale Overheid in Hampshire en het Isle of Wight.
Onder de bevestigde voorstellen zal Portsmouth City Council deel gaan uitmaken van een nieuwe, grotere eenheidsautoriteit die de gebieden Gosport, Fareham en Havant omvat, en Newlands, Horndean, Clanfield en Rowlands Castle. De nieuwe eenheidsautoriteit zal formeel van kracht worden op 1 april 2028, op welk moment Portsmouth City Council, zoals het momenteel bestaat, wettelijk zal worden ontbonden op 31 maart 2028.
Hoewel het serviceleveringsmodel van de nieuwe autoriteit nog niet is gefinaliseerd, zal de reorganisatie alle bestaande verantwoordelijkheden voor lokale overheidsdiensten binnen de nieuwe grens samenvoegen. Dit betekent dat de huidige vraag, reikwijdte en operationele vereisten voor Reparatie & Onderhoud (R&M) diensten aanzienlijk kunnen veranderen als onderdeel van de transitie, afhankelijk van de definitieve activa basis, voorraadprofiel en bestuursarrangementen die voor de nieuwe autoriteit zijn bepaald.
Alleen voor de huidige footprint van Portsmouth, blijft de geschatte totale contractwaarde over 10 jaar binnen het bereik van £336M tot £450M, rekening houdend met inflatiedruk, verwachte groei van de voorraad, decarbonisatiestromen en verhoogde nalevingsvereisten.
Na LGR zal de totale waarde van de kans naar verwachting materieel toenemen, dankzij de gecombineerde woningvoorraad, een breder bedrijfseigendom, extra operationele gebouwen, een grotere geografische footprint en een verhoogde reparatievraag geïntegreerd van de samenvoegende autoriteiten. De Raad zal verantwoord blijven plannen voor de transitie en behoudt zich het recht voor om het contract te wijzigen in overeenstemming met Schema 8 van de Procurement Act 2023, mochten de bevestigde LGR-arrangementen wijzigingen in reikwijdte, waarde of leveringsstructuur vereisen.
Voor planningsdoeleinden, en bij gebrek aan bevestigde voorraad- en activacijfers van potentiële partnerautoriteiten, is een eerste schatting dat de totale onderhoudsvereiste met 50% tot 70% kan toenemen ten opzichte van alleen Portsmouth. Op basis hiervan wordt de inflatie-gecorrigeerde totale kanswaarde over 10 jaar geschat op tussen £504M en £765M.
Hampshire County Council (HCC) verwerft momenteel een contract voor een enkele leverancier van £250 miljoen voor 10 jaar Term Maintenance Contract (2026-2036) dat gebouwschil- en M&E-diensten omvat voor ongeveer 825 locaties, waaronder scholen. Afhankelijk van de uitkomst, kan de aangewezen HCC-aannemer een deel of al deze activa blijven beheren na LGR, wat betekent dat er aanvankelijk weinig tot geen verandering in de reikwijdte kan zijn voor het onderdeel Bedrijfsmiddelen van deze aanbesteding.
Echter, als de nieuwe eenheidsautoriteit de directe verantwoordelijkheid voor HCC Bedrijfsmiddelen binnen de geherstructureerde grens overneemt, verwacht de nieuwe autoriteit een aanzienlijk deel van deze serviceportfolio te erven. Op basis van indicatieve modellering kan de geërfde reparatie- en onderhoudsbehoefte voor bedrijfsmiddelen ongeveer 20% van de waarde van het HCC-contract bedragen, hoewel de Raad zich het recht voorbehoudt om deze schatting te overschrijden indien toekomstige overheidsrichtlijnen of wettelijke overdrachten dit vereisen.
In geval van reorganisatie zullen contracten clausules bevatten die de overdracht van het contract aan opvolgende autoriteiten mogelijk maken. Elke overdrachtsclausule zal waarschijnlijk bepalen dat elk contract kan worden overgedragen aan elke nieuwe autoriteit die de oorspronkelijke contracterende autoriteit opvolgt.
Voor verdere details met betrekking tot LGR zie de volgende link -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
Voor verdere details met betrekking tot LGR zie de volgende link -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
Voor aanvullende informatie met betrekking tot bekende risico's, zie de latere sectie in de onderstaande kennisgeving met betrekking tot andere informatie.