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Retour aux appels d'offres

Service de traitement électronique des pièces comptables d'origine

Ouvert
Date limite
12 jours restants
Avril 16, 2026
Détails du contrat
Catégorie
Services
Référence
305120
Valeur
€300,000
Lieu
Estonia, Estonie
Publié
Mars 17, 2026
Code CPV
Critères d'évaluation
Total bid cost90%
Additional development work (total up to 200 hours)10%
Calendrier du projet

Publication de l'appel d'offres

Mars 17, 2026

Date limite pour les questions

Avril 09, 2026

Date limite de soumission

Avril 16, 2026

Ouverture de l'appel d'offres

Avril 16, 2026

Date de début du contrat

Mai 14, 2026

Probabilité de gainPRO
🔒
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Consultez votre probabilité de gain estimée basée sur les données historiques.
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Intelligence acheteurPRO
🔒
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Aperçu du secteurPRO
🔒
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Consultez les prix gagnants moyens, les niveaux de concurrence et les tendances du marché.
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Budget
€300,000
Durée
127 mois
Lieu
Estonia
Type
Services
75
Score de qualité/100
Bon
Référentiel de marché
Prix moyen gagnant
€187,707
Offres moyennes
2.0
Concurrence
Faible
PME gagnantes
89%
1,029 appels d'offres analysés

Description originale de l'appel d'offres

L'objet du contrat de marché est le service de traitement électronique des pièces comptables d'origine, dont la description détaillée est fournie dans la spécification technique.
Soumission électronique

Lancer l'analyse des risques

Identifiez les risques potentiels, les incohérences et les signaux d'alerte dans l'ensemble des documents de l'appel d'offres. Obtenez un rapport de risque détaillé avec les niveaux de gravité et les recommandations d'atténuation.

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Stratégie gagnante

Analyse IA des exigences, opportunités et défis de cet appel d'offres. Obtenez des perspectives stratégiques pour maximiser vos chances de succès.

65%
Probabilité de succès estiméeAdéquation modérée

Cet appel d'offres privilégie la rentabilité du traitement des documents comptables électroniques. Une offre gagnante s'appuiera sur une solution existante et adaptable pour offrir le coût total le plus bas, tout en démontrant l'efficacité et la conformité aux spécifications techniques, en particulier les formats d'échange de données.

Messages clés de victoire

Traitement électronique des documents optimisé en termes de coûts : Fournir la solution la plus avantageuse financièrement pour les besoins comptables de la Ville de Tallinn grâce à une plateforme existante efficace et adaptable.

Opportunités clés
Tirez parti d'une solution existante et éprouvée pour minimiser les coûts et le temps d'adaptation, ce qui a un impact direct sur le coût total du service.
Proposez un taux horaire très compétitif pour les travaux de développement supplémentaires afin de remporter le deuxième critère d'évaluation.
Démontrez une compréhension approfondie des structures de données fournies (Tehnilise kirjelduse lisa 1) pour garantir une intégration transparente et minimiser les retouches potentielles.
Défis principaux
Sensibilité intense aux prix en raison de la pondération de 90% du coût total.

Développez un modèle opérationnel allégé et explorez toutes les pistes de réduction des coûts dans la prestation de services. Articulez clairement la proposition de valeur qui justifie le coût proposé, même s'il n'est pas le plus bas.

Exigence d'adapter une solution existante, ce qui pourrait entraîner des coûts ou des retards imprévus si elle n'est pas gérée efficacement.

Effectuez une évaluation technique approfondie de l'adaptabilité de la solution existante aux structures de données spécifiées et aux exigences d'échange de factures électroniques. Incluez une réserve dans les coûts pour les adaptations mineures.

Profil du soumissionnaire idéal
Un fournisseur disposant d'une solution mature et existante de traitement de documents électroniques, facilement adaptable aux structures de données spécifiques fournies. Il doit avoir une solide expérience dans les services liés aux logiciels, en particulier dans la manipulation des données financières, et un modèle de tarification très compétitif pour le service de base et les travaux de développement supplémentaires.
Exigences clés
Adaptation d'une solution existante pour le traitement électronique des documents comptables sources, y compris la réception, la numérisation, l'environnement de traitement et la transmission des factures électroniques.
Conformité aux structures de données d'échantillons de règlement (Tehnilise kirjelduse lisa 1).
Confirmation de la conformité de l'offre à toutes les conditions des documents d'appel d'offres, y compris les motifs d'exclusion obligatoires et les conditions anti-corruption.
Coût total de service le plus bas (pondération de 90% dans l'évaluation).
Taux horaire le plus bas pour les travaux de développement supplémentaires (pondération de 10% dans l'évaluation).
Facteurs de différenciation clés
Un coût total de service démontrablement bas associé à un taux horaire très compétitif pour les travaux de développement supplémentaires, soutenu par une solution robuste préexistante nécessitant une personnalisation minimale.
Clarté et précision exceptionnelles dans la prise en compte des exigences spécifiques de la structure de données énoncées dans le 'Tehnilise kirjelduse lisa 1', démontrant une compréhension approfondie des besoins de la Ville.
Opportunités de valeur sociale
Bien que ce ne soit pas une exigence obligatoire, envisagez d'inclure un engagement en faveur de l'emploi local ou d'opportunités de formation au sein de l'équipe de prestation de services, en le présentant comme un avantage pour la communauté de la Ville de Tallinn, même si cela n'a pas d'impact direct sur l'évaluation.
Domaines de concentration de l'offre
Coût total de l'offre90.0%

Atteindre le coût total le plus bas possible sur la durée de 127 mois. Cela nécessite une modélisation méticuleuse des coûts, une planification efficace de la prestation de services et une tarification potentiellement agressive. Présentez clairement la répartition des coûts pour démontrer la transparence et la valeur.

Travaux de développement supplémentaires (total jusqu'à 200 heures)10.0%

Proposez un taux horaire exceptionnellement bas et très compétitif pour tout travail de développement supplémentaire. Ce taux devrait être nettement inférieur à la moyenne du marché pour maximiser les points dans cette catégorie. Assurez-vous que ce taux est durable et reflète des processus de développement efficaces.

Recommandations5
Tarifer agressivement l'offre pour le coût total
CritiqueEffort élevé

Compte tenu de la pondération de 90%, l'objectif principal doit être de soumettre le coût total de service le plus bas possible pour le contrat de 127 mois. Effectuez une analyse approfondie des coûts de déploiement de votre solution existante et de prestation de services continue pour identifier toutes les économies de coûts potentielles.

Maximise directement le score pour le critère d'évaluation le plus pondéré.
Proposer un taux horaire très compétitif pour le développement
CritiqueEffort moyen

Pour obtenir le maximum de points pour le critère pondéré à 10%, proposez un taux horaire exceptionnellement bas pour les travaux de développement supplémentaires. Ce taux doit être justifiable et durable.

Maximise le score pour le critère d'évaluation secondaire.
Démontrer une adaptation transparente de la structure de données
CritiqueEffort élevé

Analysez minutieusement le 'Tehnilise kirjelduse lisa 1' et expliquez clairement comment votre solution existante répondra précisément à ces exigences de structure de données pour l'échange de factures électroniques. Fournissez des exemples concrets ou une preuve de concept si possible.

Assure la conformité technique et évite les problèmes potentiels lors de la mise en œuvre.
Examiner et confirmer minutieusement toutes les conditions obligatoires
ÉlevéEffort moyen

Examinez minutieusement tous les motifs d'exclusion obligatoires, les conditions générales et les exigences du cadre juridique. Assurez-vous que toutes les confirmations sont fournies avec précision et sans ambiguïté dans la soumission de l'offre.

Éviter la disqualification pour non-conformité.
Mettre en avant l'adaptabilité et la maturité de la solution
MoyenEffort moyen

Mettez l'accent sur la maturité et l'adaptabilité éprouvée de votre solution existante. Démontrez comment elle peut être configurée rapidement et efficacement pour répondre aux besoins spécifiques de la Ville de Tallinn, en minimisant les risques et le temps de mise en œuvre.

Renforce la confiance dans les capacités du fournisseur et réduit le risque perçu.
Positionnement concurrentiel
Positionnez votre offre comme la solution la plus rentable et techniquement la plus solide, en soulignant l'efficacité obtenue grâce à l'adaptation d'une plateforme préexistante et robuste. Mettez en avant votre capacité à répondre aux exigences spécifiques d'échange de données avec une perturbation minimale et au coût global le plus bas.

Concurrents

Passez à un plan supérieur pour voir quelles entreprises sont susceptibles de soumissionner pour cet appel d'offres, basé sur les données historiques.

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Exigences et qualifications

20 exigences dans 5 catégories

Soumission (7)
Obligatoire (3)
Conformité (3)
Technique (4)
Financier (3)
SUBMISSION REQUIREMENTS7
--Bids will be evaluated primarily based on the total cost of the service (90% weight) and the hourly rate for additional development work (10% weight), favoring the lowest price.
--Bidders must confirm their bid complies with all tender document conditions.
--Bidders must provide data on authorized representatives.
MANDATORY EXCLUSION GROUNDS3
--Bidders must confirm their bid complies with all tender document conditions.
--Bidders must provide data on authorized representatives.
--Bidders must confirm anti-corruption conditions.
ELIGIBILITY REQUIREMENTS3
--Bidders must confirm their bid complies with all tender document conditions.
--Bidders must provide data on authorized representatives.
--Bidders must confirm anti-corruption conditions.
TECHNICAL CAPABILITY REQUIREMENTS4
--The service sought is for electronic processing of accounting source documents, including reception of cost documents, digitization, an electronic processing environment, and e-invoice transmission.
--The provider must adapt an existing solution.
--The service involves e-invoice data exchange for the city.
FINANCIAL REQUIREMENTS3
--The total cost of the service is a primary evaluation criterion (90% weight).
--The hourly rate for additional development work is a secondary evaluation criterion (10% weight).
--The tender is seeking a cost-effective solution.

Aperçu des exigences

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Documents

7 documents disponibles avec des résumés IA

VastavustingimusedPDF
305120_vastavustingimused.pdf -- 12.9 KB

Bidders must confirm that their bid meets all tender document conditions, including providing information on authorized representatives and confirming anti-corruption clauses.

Hindamiskriteeriumid ja hinnatavad näitajadPDF
305120_hindamiskriteeriumid.pdf -- 5.6 KB

The contracting authority evaluates bids primarily based on the total service cost (90% weight) and the hourly rate for additional development work (10% weight), favoring the lowest price.

Hankepass täiendatavate selgitustegaPDF
305120_hankepass_taiendavate_selgitustega.pdf -- 70.3 KB

The procurement pass is an initial self-declaration by the economic operator, containing the conditions set by the contracting authority and the format of expected responses, but is not intended for completion itself.

Lisa 1 Tehniline kirjeldusDOC
Lisa 1 Tehniline kirjeldus.docx -- 168.6 KB

The tender seeks a service for electronic processing of accounting source documents, including receiving and digitizing expense documents, an electronic processing environment, and e-invoice delivery, requiring adaptation of the bidder's existing solution.

Lisa 2 Lepingu tingimusedDOC
Lisa 2 Lepingu tingimused.docx -- 66.1 KB

This document outlines the contract terms and conditions, forming an integral part of the procurement contract for electronic processing of accounting source documents.

Riigihanke alusdokumendidDOC
Riigihanke alusdokument.docx -- 55.4 KB

The tender's foundational documents outline the general terms, requirements, and legal framework for an open procurement procedure, which are mandatory for bidders.

Tehnilise kirjelduse lisa 1 - arandluse näidisedXLS
Tehnilise kirjelduse lisa 1 - arandluse_naidi... -- 332.4 KB

This document provides samples of the accounting data structure used for electronic processing of primary accounting documents.

Aperçu des documents

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75
Bon

Score de qualité de l'appel d'offres

This tender for electronic processing of accounting source documents is generally well-structured, with clear financial and technical requirements. However, it lacks explicit sustainability considerations and could improve in terms of e-submission practicality.

Répartition du score

Conformité légale75/100

The tender adheres to standard procurement procedures, including proper CPV classification and a reasonable timeline. No disputes are noted. The procedure type 'A' (Open procedure) is standard. The 'Status: 11' likely indicates an active tender. The deadlines appear reasonable within the context of an open procedure.

Clarté80/100

The description of the service is clear, and the technical specifications are detailed enough to understand the core requirements. Evaluation criteria are specified with weighting. Conditions for compliance are outlined.

Exhaustivité70/100

Most basic information is present, including estimated value, duration, and deadlines. Key documents like technical specifications and contract terms are available. However, the ESPD in XML format is not directly analyzable, and the 'Hankepass täiendatavate selgitustega' is noted as not for completion, which might cause minor confusion.

Équité85/100

The tender is open and accessible, with full document access provided. The value is disclosed, and criteria are objective (cost-based weighting). E-procurement is utilized. There are no apparent requirements tailored to specific companies, promoting fairness.

Aspect pratique65/100

E-submission is a characteristic, but the specific platform URL for opening is provided, which is good. The contract start date is specified. However, the duration of 127 months is exceptionally long and might present practical challenges for bidders in committing resources or pricing. Financing information is not explicitly detailed.

Contract duration of 127 months is unusually long.
Cohérence des données90/100

Key fields such as title, reference, organization, value, and dates are populated. There are no reported suspensions or disputes. The dates provided (Reveal, Submission, Opening, Contract Start) are logically sequenced.

Durabilité50/100

There is no explicit mention of green procurement, social aspects, or innovation within the provided tender details. The tender is not indicated as EU funded.

Lack of explicit green procurement criteria.
Absence of social responsibility considerations.

Points forts

Clear technical and financial requirements.
Objective evaluation criteria (cost-weighted).
Use of e-procurement and e-submission.
Well-defined CPV code and location.

Préoccupations

Extremely long contract duration (127 months).
Lack of sustainability and innovation focus.
XML ESPD format not directly analyzable.

Recommandations

1. Review the contract duration for practicality and potential bidder concerns.
2. Incorporate sustainability and innovation criteria to align with modern procurement best practices.
3. Ensure all essential documents are in an easily analyzable format.

Aperçu de la notation IA

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Analyse complète du score de qualité
Répartition détaillée des sous-scores
Aperçu des forces et des préoccupations
Recommandations stratégiques

Aucune carte de crédit requise • Configuration en 2 minutes

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