Portsmouth City Council – Contrats de services à durée déterminée pour des pauses courtes ciblées et des programmes de jeux spécialisés 2026

Portsmouth City Council ('le conseil') invite les Fournisseurs dûment qualifiés à soumettre des offres pour la fourniture de pauses courtes ciblées et de programmes de jeux spécialisés pour les enfants et les jeunes ayant des besoins éducatifs spéciaux et des handicaps (SEND) et des besoins supplémentaires à Portsmouth. Le Conseil cherche à nommer un ou plusieurs Fournisseurs par le biais d'un arrangement multi-fournisseurs pour fournir ces services dans les localités Nord, Sud et Centre de Portsmouth, pour une valeur annuelle estimée d'environ 517 000 GBP par an, qui sera répartie en conséquence entre trois lots et services distincts. Chaque contrat sera conclu pour une durée initiale de 3 ans, avec la possibilité de le prolonger jusqu'à 2 années supplémentaires. La portée des services comprendra les devoirs et fonctions statutaires qui répondent aux responsabilités de l'Autorité locale en matière de fourniture de dispositions de pauses courtes accessibles, qui soutiendront les besoins des enfants et des jeunes handicapés, ainsi que de leurs familles, garantissant que le Conseil peut offrir une gamme de services dans ce domaine, pendant la journée, y compris pendant les vacances scolaires, les week-ends et après l'école, pour répondre aux exigences des résidents applicables dans les limites de Portsmouth. Il s'agit d'un nouveau processus d'approvisionnement pour un service existant. Portée et spécifications Les services doivent être fournis aux enfants et aux jeunes ayant des besoins SEND et/ou des besoins de santé supplémentaires ou complexes (les besoins de soutien et les dispositions différeront selon le service), qui vivent dans la ville de Portsmouth de 5 ans jusqu'à leur 18e anniversaire. Les services doivent être fournis conformément au Code de pratique SEND, aux normes de sauvegarde et aux priorités locales. Les dispositions de pauses courtes ciblées seront offertes aux parents/tuteurs, aux enfants et aux jeunes vivant dans la ville de Portsmouth, qui remplissent les critères d'éligibilité, tels qu'énoncés dans la Déclaration de pauses courtes du Conseil. Pour certains services, les fournisseurs doivent offrir des opportunités supplémentaires aux familles qui peuvent autofinancer des places pour leur enfant/leurs enfants, car cela s'avérera plus rentable. L'offre de pauses courtes de Portsmouth se divise en trois catégories, comme suit : Niveau 1 - Faible niveau de soutien Pour les enfants et les jeunes qui ne peuvent pas accéder seuls aux services universels Ces services sont fournis aux enfants et aux jeunes handicapés qui ont des besoins supplémentaires qui ne peuvent pas être satisfaits par les services universels. Niveau 2 - Niveau de soutien supérieur Pour les enfants et les jeunes qui ont besoin d'un niveau de soutien plus élevé. Ceux qui remplissent les critères d'éligibilité ont accès à des pauses courtes. Ces services peuvent être accessibles par auto-référence ou par l'intermédiaire d'un professionnel principal. Niveau 3 - Soutien spécialisé Pour les enfants et les jeunes qui nécessitent des services identifiés par une évaluation des services sociaux Ces services sont fournis en plus des services de niveau 1 et 2 lorsque les besoins sont identifiés par une évaluation des services sociaux et atteignent le seuil de soutien supplémentaire. Les services commandés concernent uniquement les catégories 1 et 2. Selon le service, les enfants et les jeunes pourront accéder aux dispositions par les méthodes suivantes : Accès direct des parents/tuteurs Les parents/tuteurs pourront réserver ou s'inscrire directement auprès du Contractant et accéder aux activités, soit via le site Web du Contractant, par e-mail ou formulaire de réservation en ligne, par téléphone ou via un lien vers le répertoire de l'Offre Locale. Référence professionnelle Les professionnels peuvent orienter ou référer la famille, y compris : les équipes d'aide précoce, les écoles/SENCO, les visiteurs de santé, les travailleurs sociaux familiaux ou les services sociaux (s'ils sont déjà impliqués). Voie du Conseil Le Conseil peut envoyer des informations de référence pour : • Enfants connus des services qui nécessitent un soutien • Enfants sur les listes de pauses courtes ciblées • Familles qui ont demandé des pauses courtes via l'Offre Locale SEND Spécifications Les spécifications ont été conçues pour garantir que tous les Fournisseurs aient une compréhension efficace et égale des exigences fonctionnelles et de performance du contrat. Tous les détails des exigences peuvent être trouvés dans les Documents de spécifications. Le Conseil se réserve le droit de modifier les spécifications si cela est jugé nécessaire, pendant la phase de clarification. Travail en partenariat En plus de travailler en étroite collaboration avec le conseil, le Fournisseur devra également démontrer une communication efficace et adopter une approche de partenariat solide avec d'autres agences et parties prenantes, y compris les partenaires de l'Éducation, de la Santé et des Services Sociaux, ainsi que les forums de parents, tels que Portsmouth Parent Voice (PPV). Valeur sociale Le Conseil s'engage à examiner et à améliorer continuellement son approche de la prestation de valeur sociale, et les Fournisseurs peuvent trouver de plus amples informations en utilisant le lien suivant - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/ Modèle de contrat Le conseil a l'intention d'attribuer un calendrier de prix fixe par contrat, qui correspond aux budgets dédiés du Conseil. Les Fournisseurs peuvent soumissionner pour tous les lots ou certains lots sans aucune limitation. Si un fournisseur remporte plusieurs lots à la suite de sa (ses) soumission (s), le Conseil se réserve le droit de les combiner en un seul contrat. Le Conseil cherche à admettre un maximum d'un Fournisseur par lot, pour fournir chaque prestation, bien qu'un fournisseur puisse soumissionner et fournir plus d'un lot. Coûts et durée du contrat Lors de la division des services en lots, chaque contrat aura une durée initiale de 3 ans, avec la possibilité de le prolonger de 2 années supplémentaires par incréments à convenir, jusqu'à une durée maximale de 5 ans au total, en fonction de la performance du Contractant et de la disponibilité du financement du Conseil. De plus, la valeur du contrat peut augmenter ou diminuer en fonction de toute modification de l'allocation budgétaire, des changements législatifs, des sources de financement supplémentaires, de la variation des services ou de l'ajout de services associés supplémentaires afin de répondre aux changements de la demande ou de la prestation de services. Le coût de base du contrat mentionné ci-dessus sera réparti entre les lots en fonction de la stabilité financière de chacun, et par conséquent, un montant fixe sera alloué à chaque prestation par an. Si un seul fournisseur soumissionne pour l'opportunité ou est jugé le soumissionnaire gagnant pour tous les lots, suite à l'appel d'offres, et obtient tous les services commandés, alors le montant total combiné peut être financé dans le cadre d'un seul contrat, de même si deux des trois lots sont obtenus par un fournisseur, alors le financement de ces deux lots peut être combiné en un seul, le reste allant au fournisseur pour le lot restant. Si un fournisseur obtient plus d'un lot, il lui appartiendra de décider comment les fonds sont alloués pour chaque prestation, à condition que le service soit constamment fourni efficacement et que les besoins des utilisateurs soient satisfaits, et que cela soit discuté au préalable avec les membres concernés du Conseil. Le Conseil sera régulièrement informé par le fournisseur lors de la détermination de la manière dont les fonds sont/seront alloués. L'allocation des fonds pour chaque lot par an sera déterminée comme suit, en tenant compte d'une inflation annuelle potentielle de 3% appliquée sur 5 ans : a) Lot 1 (base de 100 000 GBP) • Année 1 : 100 000,00 GBP • Année 2 : 103 000,00 GBP • Année 3 : 106 090,00 GBP • Année 4 : 109 272,70 GBP • Année 5 : 112 550,88 GBP o Total (5 ans) : 530 913,58 GBP b) Lot 2 (base de 170 000 GBP) • Année 1 : 170 000,00 GBP • Année 2 : 175 100,00 GBP • Année 3 : 180 353,00 GBP • Année 4 : 185 763,59 GBP • Année 5 : 191 336,50 GBP o Total (5 ans) : 902 553,09 GBP c) Lot 3 (base de 247 000 GBP) • Année 1 : 247 000,00 GBP • Année 2 : 254 410,00 GBP • Année 3 : 262 042,30 GBP • Année 4 : 269 903,57 GBP • Année 5 : 278 000,68 GBP o Total (5 ans) : 1 311 356,55 GBP Plafond budgétaire et exigence d'abordabilité Le Conseil a défini des allocations budgétaires annuelles maximales pour chaque lot. Les soumissionnaires ne doivent pas dépasser l'allocation budgétaire de base de l'année 1 pour le(s) lot(s) auquel (auxquels) ils soumissionnent. Tout soumissionnaire dont le coût total soumis pour l'année 1 dépasse le budget de base indiqué pour ce lot sera automatiquement exclu de l'évaluation pour ce lot. Les allocations budgétaires maximales pour l'année 1 sont les suivantes : • Lot 1 : 100 000 GBP (plafond Année 1) • Lot 2 : 170 000 GBP (plafond Année 1) • Lot 3 : 247 000 GBP (plafond Année 1) Ces valeurs représentent le plafond absolu pour les prix de l'Année 1. Les soumissions supérieures à ces seuils ne peuvent pas être prises en considération. Accès aux documents d'appel d'offres et au programme d'approvisionnement Le Conseil administrera l'approvisionnement en utilisant son système de sourcing électronique In-Tend, qui sera utilisé pour : • Accès et diffusion des informations et de la documentation d'approvisionnement • Demandes de clarification avant soumission et réponses • Soumissions d'offres • Ouverture des offres et accès aux réponses • Demandes de clarification et réponses après soumission de l'offre • Notification de la décision d'attribution et commentaires • Publication d'un résumé des informations du registre des contrats conformément aux exigences du Code de transparence des gouvernements locaux (2015). Le système In-Tend est accessible gratuitement via le lien web suivant : https://intendhost.co.uk/portsmouthcc/aspx/home Ce calendrier d'approvisionnement est indicatif et, bien que le conseil n'ait pas l'intention de s'en écarter, il se réserve le droit de le faire à tout moment. Documents d'appel d'offres disponibles sur Intend - Mardi 31 mars 2026 Date limite pour les demandes de clarification - Vendredi 17 avril 2026 à 23:59 Date limite de retour des offres - Vendredi 1er mai 2026 à 17:00 Évaluation des offres terminée - Lundi 11 mai 2026 Approbations de gouvernance interne et de modération - Mardi 13 mai 2026 au Jeudi 14 mai 2026 Notification de la décision d'attribution aux fournisseurs - Vendredi 15 mai 2026 Période de standstill - Lundi 18 mai 2026 - Jeudi 28 mai 2026 Attribution du contrat - Vendredi 29 mai 2026 Période de mobilisation - Lundi 1er juin 2026 - 31 août 2026 Début du contrat - Mardi 1er septembre 2026