Portsmouth City Council – Umowy o świadczenie usług na czas określony na ukierunkowane krótkie przerwy i specjalistyczne programy zabawowe 2026

Portsmouth City Council ('rada') zaprasza odpowiednio wykwalifikowanych Dostawców do składania ofert na świadczenie ukierunkowanych krótkich przerw i specjalistycznych programów zabawowych dla dzieci i młodzieży ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi i niepełnosprawnościami (SEND) oraz dodatkowymi potrzebami w Portsmouth. Rada zamierza powołać Dostawcę lub Dostawców w ramach wielostronnego porozumienia w celu świadczenia tych usług w północnych, południowych i centralnych rejonach Portsmouth, przy szacunkowej rocznej wartości około 517 000 GBP rocznie, która zostanie odpowiednio podzielona między trzy odrębne części i usługi. Każda umowa zostanie zawarta na początkowy okres 3 lat, z opcją przedłużenia o kolejne 2 lata. Zakres usług obejmuje obowiązki ustawowe i funkcje zgodne z odpowiedzialnością władz lokalnych w zakresie zapewniania dostępnych świadczeń krótkoterminowych, które będą wspierać potrzeby dzieci i młodzieży z niepełnosprawnościami, a także ich rodzin, zapewniając, że Rada może oferować szereg usług w tej dziedzinie, w ciągu dnia, w tym podczas wakacji szkolnych, weekendów i po szkole, aby spełnić wymagania odpowiednich mieszkańców w granicach Portsmouth. Jest to ponowne zamówienie istniejącej usługi. Zakres i specyfikacje Usługi mają być świadczone dla dzieci i młodzieży z SEND i/lub dodatkowymi lub złożonymi potrzebami zdrowotnymi (potrzeby wsparcia i świadczenia będą się różnić w zależności od usługi), mieszkających w mieście Portsmouth od 5 do 18 roku życia. Usługi muszą być świadczone zgodnie z Kodeksem postępowania SEND, standardami ochrony i lokalnymi priorytetami. Ukierunkowane świadczenia krótkoterminowe będą oferowane rodzicom/opiekunom, dzieciom i młodzieży mieszkającej w Portsmouth, którzy spełniają kryteria kwalifikacyjne określone w Oświadczeniu Rady dotyczącym krótkich przerw. W przypadku niektórych usług dostawcy powinni oferować dodatkowe możliwości dla rodzin, które mogą samodzielnie finansować miejsca dla swojego dziecka/dzieci, ponieważ okaże się to bardziej opłacalne. Oferta krótkich przerw w Portsmouth dzieli się na trzy kategorie: Poziom 1 – Niski poziom wsparcia Dla dzieci i młodzieży, które nie mogą samodzielnie korzystać z usług uniwersalnych Usługi te są świadczone dla dzieci i młodzieży z niepełnosprawnościami, które mają dodatkowe potrzeby, których nie można zaspokoić za pomocą usług uniwersalnych. Poziom 2 – Wyższy poziom wsparcia Dla dzieci i młodzieży, które potrzebują wyższego poziomu wsparcia. Osoby spełniające kryteria kwalifikacyjne mają dostęp do krótkich przerw. Do tych usług można uzyskać dostęp poprzez samodzielne zgłoszenie lub za pośrednictwem Głównego Specjalisty. Poziom 3 – Wsparcie specjalistyczne Dla dzieci i młodzieży, które wymagają usług zidentyfikowanych w wyniku oceny opieki społecznej Usługi te są świadczone dodatkowo do usług Poziomu 1 i 2, gdzie potrzeby są identyfikowane w wyniku oceny opieki społecznej i spełniają próg dodatkowego wsparcia. Zamówione usługi obejmują tylko kategorie 1 i 2. W zależności od usługi, dzieci i młodzież będą mogły uzyskać dostęp do świadczeń za pomocą następujących metod: Bezpośredni dostęp dla rodziców/opiekunów Rodzice/opiekunowie będą mogli dokonać rezerwacji lub zarejestrować się bezpośrednio u Wykonawcy i uzyskać dostęp do zajęć, za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy, poczty elektronicznej lub formularza rezerwacji online, telefonu lub linku do katalogu ofert lokalnych. Skierowanie zawodowe Specjaliści mogą wskazać lub skierować rodzinę, w tym: zespoły wczesnej pomocy, szkoły/SENCO, pielęgniarki środowiskowe, pracowników socjalnych lub opiekę społeczną (jeśli są już zaangażowani). Droga Rady Rada może wysłać informacje o skierowaniu dla: • Dzieci znane służbom wymagające wsparcia • Dzieci na listach ukierunkowanych krótkich przerw • Rodziny, które poprosiły o krótkie przerwy za pośrednictwem lokalnej oferty SEND Specyfikacje Specyfikacje zostały zaprojektowane tak, aby wszyscy Dostawcy mieli skuteczne i równe zrozumienie funkcjonalnych i wydajnościowych wymagań umowy. Pełne szczegóły wymagań można znaleźć w Dokumentach Specyfikacyjnych. Rada zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w specyfikacjach, jeśli uzna to za konieczne, na etapie wyjaśnień. Praca zespołowa Oprócz ścisłej współpracy z radą, Dostawca będzie również wykazywał się skuteczną komunikacją i silnym podejściem partnerskim z innymi agencjami i interesariuszami, w tym z partnerami z zakresu edukacji, zdrowia i opieki społecznej, a także z forami rodziców, takimi jak Portsmouth Parent Voice (PPV). Wartość społeczna Rada jest zaangażowana w ciągłe przeglądanie i ulepszanie podejścia do realizacji wartości społecznej, a Dostawcy mogą znaleźć dalsze informacje pod następującym linkiem - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/ Model kontraktowy Rada zamierza przyznać umowę o stałej cenie, która odpowiada dedykowanym budżetom Rady. Dostawcy mogą składać oferty na wszystkie części lub wybrane części bez żadnych ograniczeń. Jeśli dostawca uzyska wiele części w wyniku swojej oferty(ów), Rada zastrzega sobie prawo do połączenia ich w jedną umowę. Rada dąży do dopuszczenia maksymalnie jednego Dostawcy na część, do realizacji każdego świadczenia, chociaż dostawca może ubiegać się i realizować więcej niż jedną część. Koszty i czas trwania umowy Przy podziale usług na części, każda umowa będzie miała początkowy okres 3 lat, z możliwością przedłużenia o kolejne 2 lata w uzgodnionych przyrostach, do maksymalnego okresu 5 lat, w zależności od wyników Wykonawcy i dostępności finansowania Rady. Ponadto, wartość umowy może wzrosnąć lub zmniejszyć się w zależności od wszelkich zmian w alokacji budżetu, zmian legislacyjnych, dodatkowych źródeł finansowania, zmian usług lub dodania dalszych powiązanych usług w celu zaspokojenia zmian w popycie lub świadczeniu usług. Podstawowa kwota kosztów umowy powyżej zostanie podzielona między części w oparciu o stabilność finansową każdej z nich, a zatem każdej świadczeniu zostanie przydzielona określona kwota rocznie. Jeśli tylko jeden dostawca złoży ofertę lub zostanie uznany za zwycięzcę wszystkich części, po przetargu i zabezpieczy wszystkie zamówione usługi, wówczas łączna kwota może zostać sfinansowana w ramach jednej umowy, podobnie jeśli dwie z trzech części zostaną zabezpieczone przez jednego dostawcę, wówczas finansowanie tych dwóch części może zostać połączone w jedną, a pozostała część trafi do dostawcy za pozostałą część. Jeśli dostawca uzyska więcej niż jedną część, będzie on decydował o sposobie alokacji środków na każde świadczenie, pod warunkiem, że usługa jest konsekwentnie świadczona skutecznie i zaspokajane są potrzeby użytkowników usług, a jest to wcześniej omówione z odpowiednimi członkami Rady. Dostawca będzie regularnie powiadamiał Radę o sposobie alokacji środków. Alokacja środków na każdą część rocznie będzie określana w następujący sposób, uwzględniając potencjalną 3% roczną inflację stosowaną przez 5 lat: a) Część 1 (podstawa 100 000 GBP) • Rok 1: 100 000,00 GBP • Rok 2: 103 000,00 GBP • Rok 3: 106 090,00 GBP • Rok 4: 109 272,70 GBP • Rok 5: 112 550,88 GBP o Łącznie (5 lat): 530 913,58 GBP b) Część 2 (podstawa 170 000 GBP) • Rok 1: 170 000,00 GBP • Rok 2: 175 100,00 GBP • Rok 3: 180 353,00 GBP • Rok 4: 185 763,59 GBP • Rok 5: 191 336,50 GBP o Łącznie (5 lat): 902 553,09 GBP c) Część 3 (podstawa 247 000 GBP) • Rok 1: 247 000,00 GBP • Rok 2: 254 410,00 GBP • Rok 3: 262 042,30 GBP • Rok 4: 269 903,57 GBP • Rok 5: 278 000,68 GBP o Łącznie (5 lat): 1 311 356,55 GBP Limit budżetowy i wymóg przystępności cenowej Rada określiła maksymalne roczne alokacje budżetowe dla każdej części. Oferenci nie mogą przekroczyć alokację budżetu bazowego na Rok 1 dla części(i), na które składają ofertę. Każdy Oferent, którego całkowity koszt złożony na Rok 1 przekracza podany budżet bazowy dla danej części, zostanie automatycznie wykluczony z oceny dla tej części. Maksymalne alokacje budżetowe na Rok 1 są następujące: • Część 1: 100 000 GBP (limit na Rok 1) • Część 2: 170 000 GBP (limit na Rok 1) • Część 3: 247 000 GBP (limit na Rok 1) Wartości te stanowią absolutny pułap cenowy na Rok 1. Oferty przekraczające te progi nie mogą być brane pod uwagę. Dostęp do dokumentów przetargowych i programu przetargowego Rada będzie administrować przetargiem za pomocą swojego systemu e-procurement In-Tend, który będzie używany do: • Dostęp i wydawanie informacji i dokumentacji przetargowej • Żądania wyjaśnień przed złożeniem oferty i odpowiedzi • Składanie ofert • Otwieranie ofert i dostęp do odpowiedzi • Żądania wyjaśnień i odpowiedzi po złożeniu oferty • Powiadomienie o decyzji o udzieleniu zamówienia i informacja zwrotna • Publikacja podsumowania informacji z rejestru umów zgodnie z wymogami Kodeksu Przejrzystości Rządu Lokalnego (2015). Do systemu In-Tend można uzyskać dostęp bezpłatnie za pośrednictwem następującego linku: https://intendhost.co.uk/portsmouthcc/aspx/home Ten harmonogram przetargowy jest wskazówką i, chociaż rada nie zamierza od niego odstępować, zastrzega sobie prawo do tego w dowolnym momencie. Dokumenty przetargowe dostępne w Intend - wtorek, 31 marca 2026 r. Termin składania wniosków o wyjaśnienie - piątek, 17 kwietnia 2026 r. godz. 23:59 Termin zwrotu ofert - piątek, 1 maja 2026 r. godz. 17:00 Ocena ofert zakończona - poniedziałek, 11 maja 2026 r. Podpisy wewnętrznego zarządzania i moderacji - wtorek, 13 maja 2026 r. do czwartku, 14 maja 2026 r. Decyzja o udzieleniu zamówienia powiadomiona dostawcom - piątek, 15 maja 2026 r. Okres postoju - poniedziałek, 18 maja 2026 r. - czwartek, 28 maja 2026 r. Udzielenie zamówienia - piątek, 29 maja 2026 r. Okres mobilizacji - poniedziałek, 1 czerwca 2026 r. - 31 sierpnia 2026 r. Rozpoczęcie umowy - wtorek, 1 września 2026 r.