Système de gestion des clés de flotte

Le Commissaire de Police et de Lutte contre la Criminalité du Warwickshire, au nom de la Police du Warwickshire, invite à soumissionner pour la fourniture d'un système sécurisé de gestion des clés de flotte sur les sites opérationnels de la police du Warwickshire. L'exigence sera mise en appel d'offres sous la forme d'un contrat unique. Conformément à la section 18 de la loi sur les marchés publics de 2023, l'Autorité a examiné si l'exigence pouvait être appropriée divisée en lots. Suite à l'évaluation, l'Autorité a conclu qu'un contrat unique est opérationnellement et techniquement préférable en raison des exigences d'intégration, de cohérence, de sécurité et de support sur tous les sites opérationnels. La police du Warwickshire recherche une solution électronique sécurisée de gestion des clés de flotte pour gérer, suivre et auditer l'accès aux clés des véhicules sur les sites opérationnels de la police. • S'applique à environ 350 jeux de clés de véhicules de flotte sur 17 sites opérationnels. • Couvre le stockage sécurisé, la délivrance, le retour, l'audit, le reporting et le support. • La portée initiale concerne les clés des véhicules de flotte, avec une extensibilité pour d'autres actifs contrôlés (par exemple, cartes de carburant, équipement) en option. Objectif/But: La solution devra : • Fournir une méthode sécurisée, auditable et standardisée pour la gestion des clés des véhicules de flotte sur tous les sites de la police du Warwickshire. • Remplacer les pratiques locales incohérentes par un système contrôlé à l'échelle de la force. • Soutenir une meilleure gouvernance, responsabilité et gestion des risques pour l'accès aux véhicules. • Permettre des efficacités opérationnelles futures (par exemple, aperçu de la mise en commun et de l'utilisation) ; cependant, aucune intégration système n'est requise lors de la mise en œuvre initiale. Nous recherchons un fournisseur qui, actuellement ou au cours des 3 dernières années, a livré avec succès un système de gestion des clés (équivalent à la portée de cet appel d'offres) à au moins un ou plusieurs clients de la police britannique ou à une organisation comparable, et qui peut démontrer la capacité technique et les moyens requis. La durée proposée du contrat est de 3 ans avec la possibilité de le prolonger pour 2 périodes supplémentaires de 12 mois chacune, sous réserve de performances satisfaisantes et des exigences opérationnelles. Toutes les expressions d'intérêt doivent être faites via le portail In-tend de la police du Warwickshire hébergé sur le Bluelight Hub In-tend : https://sell2.in-tend.co.uk/blpd/home Les fournisseurs peuvent consulter les détails de l'appel d'offres dans la section « Tenders ». L'accès aux documents d'appel d'offres nécessite l'enregistrement/la connexion du fournisseur. Les nouveaux fournisseurs doivent s'enregistrer, puis accéder à la section « Portals » et sélectionner « connect with Warwickshire Police ». Toutes les questions relatives à cette procédure d'appel d'offres doivent être posées via la fonction « Correspondence » sur le portail In-tend. Les détails complets du processus d'appel d'offres, de la méthodologie d'évaluation, des spécifications et des conditions contractuelles sont contenus dans les documents d'appel d'offres. Les soumissions doivent être effectuées via le portail In-tend avant la date limite. Une consultation préliminaire du marché a été réalisée pour ce contrat. Suite à cette consultation, la valeur estimée du contrat est de 151 105 GBP hors TVA pour un déploiement réduit et de 182 585 GBP hors TVA pour un déploiement sur l'ensemble du domaine (y compris les options de prolongation). Cet appel d'offres dépasse le seuil pertinent et est donc soumis à la loi sur les marchés publics de 2023 et constitue un processus d'appel d'offres nécessitant la soumission de propositions, d'informations sur les prix et d'informations commerciales obligatoires. L'Autorité mène une Procédure Flexible Concurrentielle conformément à la Loi. Les soumissionnaires doivent noter que le processus peut inclure l'évaluation des soumissions écrites, des démonstrations de fournisseurs, des activités de clarification et une étape de Meilleure et Dernière Offre (BAFO) comme suit : • Étape 1 – Participation et offre • Étape 2 – Démonstrations des fournisseurs suivies d'une Meilleure et Dernière Offre (BAFO) • Étape 3 – Attribution du contrat De plus amples détails concernant les exigences de démonstration, la méthodologie d'évaluation et le processus d'appel d'offres sont contenus dans les documents d'appel d'offres. L'Autorité se réserve le droit de modifier le processus et le calendrier d'appel d'offres si nécessaire tout au long de la procédure, conformément à la loi sur les marchés publics de 2023 et aux principes de transparence et d'égalité de traitement. L'Autorité a identifié des motifs potentiels de modification conformément à l'Annexe 8 de la loi sur les marchés publics de 2023. Ceux-ci peuvent inclure des changements opérationnels imprévus, des changements résultant de réformes policières ou de changements de flotte, et la fourniture de biens ou services compatibles supplémentaires lorsque cela est objectivement justifié, opérationnellement requis et légalement permissible. Lorsque les conditions pertinentes en vertu de l'Annexe 8 de la Loi sont remplies, toute modification du contrat sera traitée comme une modification de contrat autorisée. Conformément à l'Annexe 5, paragraphe 8 de la loi sur les marchés publics de 2023, l'Autorité se réserve le droit d'attribuer directement un contrat lorsque la procédure concurrentielle n'aboutit pas à une offre acceptable et que les conditions statutaires sont remplies. L'Autorité se réserve le droit, lorsque cela est légalement permissible en vertu de la Loi, d'attribuer des biens ou services similaires supplémentaires au fournisseur désigné lorsque cela est opérationnellement requis et que toutes les conditions statutaires sont remplies. Tout conflit d'intérêts identifié au cours de cet appel d'offres sera géré par l'Autorité conformément à la loi sur les marchés publics de 2023 et à ses procédures de gouvernance internes. L'Autorité se réserve le droit de ne pas attribuer de contrat à la suite de cette procédure d'appel d'offres.