Flåte nøkkelhåndteringssystem

Politidirektøren og kriminalitetskommissæren for Warwickshire, på vegne av Warwickshire Police, inviterer til å sende inn tilbud for levering av et sikkert nøkkelhåndteringssystem for flåten på tvers av operasjonelle politistasjoner i Warwickshire. Kravet vil bli utlyst som en enkelt kontrakt. I samsvar med § 18 i Procurement Act 2023, vurderte myndigheten om kravet kunne deles hensiktsmessig i partier. Etter vurdering konkluderte myndigheten at en enkelt kontrakt er operasjonelt og teknisk å foretrekke på grunn av integrasjons-, konsistens-, sikkerhets- og støttekrav på tvers av alle operasjonelle steder. Warwickshire Police søker en sikker elektronisk nøkkelhåndteringsløsning for flåten for å administrere, spore og revidere tilgang til kjøretøynøkler på tvers av operasjonelle politistasjoner. • Gjelder for omtrent 350 sett med nøkler for flåtekjøretøy på tvers av 17 operasjonelle steder. • Dekker sikker lagring, utlevering, retur, revisjon, rapportering og støtte. • Innledende omfang er nøkler for flåtekjøretøy, med mulighet for utvidelse til andre kontrollerte eiendeler (f.eks. drivstoffkort, utstyr) som et valgfritt tillegg. Mål/Hensikt: Løsningen skal: • Tilby en sikker, reviderbar og standardisert metode for styring av nøkler for flåtekjøretøy på tvers av alle Warwickshire Politis steder. • Erstatte inkonsekvente lokale praksiser med et force-wide kontrollert system. • Støtte forbedret styring, ansvarlighet og risikostyring for kjøretøytilgang. • Muliggjøre fremtidige operasjonelle effektiviseringer (f.eks. innsikt i samling og utnyttelse); imidlertid er ingen systemintegrasjoner nødvendig ved innledende implementering. Vi ser etter en leverandør som for tiden eller de siste 3 årene har levert et nøkkelhåndteringssystem (tilsvarende omfanget av dette anbudet) til minst én eller flere britiske politi-kunder eller en sammenlignbar organisasjon, og som kan demonstrere den nødvendige tekniske kapasiteten og kompetansen. Den foreslåtte kontraktsperioden er 3 år med mulighet for forlengelse i ytterligere 2 perioder på 12 måneder hver, avhengig av tilfredsstillende ytelse og operasjonelle krav. Alle interessetilkendegivelser må gjøres via Warwickshire Politis In-tend portal, som er vert for In-tend Bluelight Hub: https://sell2.in-tend.co.uk/blpd/home Leverandører kan se anbuddetaljer via 'Tenders'-seksjonen. Tilgang til anbudsdokumenter krever leverandørregistrering/innlogging. Nye leverandører bør registrere seg og deretter få tilgang til 'Portals'-seksjonen og velge 'connect with Warwickshire Police'. Eventuelle spørsmål knyttet til denne anbudsprosedyren må rettes via 'Correspondence'-funksjonen på In-tend portalen. Fullstendige detaljer om anbudsprosessen, evalueringsmetodikken, spesifikasjonen og kontraktsvilkårene er inneholdt i anbudsdokumentene. Innleveringer må gjøres via In-tend portalen før fristen. Det er gjennomført innledende markedsdialog for denne kontrakten. Som et resultat av innledende markedsdialog er den estimerte kontraktsverdien £151.105 pluss mva for en redusert utrulling og £182.585 pluss mva for en full utrulling over hele eiendommen (inkludert forlengelsesopsjoner). Dette anbudet overstiger den relevante terskelen og er derfor underlagt Procurement Act 2023 og er en anbudsprosess som krever innlevering av forslag, prisinformasjon og obligatorisk kommersiell informasjon. Myndigheten gjennomfører en konkurransedyktig fleksibel prosedyre i samsvar med loven. Tilbydere bør merke seg at prosessen kan omfatte evaluering av skriftlige innleveringer, leverandørdemonstrasjoner, avklaringsaktiviteter og et 'Best and Final Offer' (BAFO) trinn som følger: • Trinn 1 – Deltakelse og tilbud • Trinn 2 – Leverandørdemonstrasjoner etterfulgt av 'Best and Final Offer' (BAFO) • Trinn 3 – Kontrakttildeling Ytterligere detaljer angående demonstrasjonskravene, evalueringsmetodikken og anbudsprosessen er inneholdt i anbudsdokumentene. Myndigheten forbeholder seg retten til å endre anbudsprosessen og tidsplanen etter behov gjennom hele anbudet i samsvar med Procurement Act 2023 og prinsippene om åpenhet og likebehandling. Myndigheten har identifisert potensielle endringsmuligheter i samsvar med Vedlegg 8 til Procurement Act 2023. Disse kan omfatte uforutsette operasjonelle endringer, endringer som følge av politireformer eller flåteendringer, og levering av ytterligere kompatible varer eller tjenester der det er objektivt begrunnet, operasjonelt nødvendig og lovlig tillatt. Hvor de relevante betingelsene under Vedlegg 8 til loven er oppfylt, vil enhver kontraktsendring bli behandlet som en tillatt kontraktsendring. I samsvar med Vedlegg 5, punkt 8 i Procurement Act 2023, forbeholder myndigheten seg retten til å direkte tildele en kontrakt der den konkurransedyktige prosedyren ikke resulterer i et akseptabelt tilbud og de lovbestemte vilkårene er oppfylt. Myndigheten forbeholder seg retten, der det er lovlig tillatt i henhold til loven, til å tildele ytterligere lignende varer eller tjenester til den utpekte leverandøren der det er operasjonelt nødvendig og alle lovbestemte vilkår er oppfylt. Eventuelle interessekonflikter som identifiseres under dette anbudet, vil bli håndtert av myndigheten i samsvar med Procurement Act 2023 og dens interne styringsprosedyrer. Myndigheten forbeholder seg retten til ikke å tildele en kontrakt som følge av denne anbudsprosedyren.