Korjaus- ja huoltosopimus

JOHDANTO Rushmoor Borough Council ('Neuvosto') kutsuu asianmukaisesti kokeneita toimittajia jättämään tarjouksia korjaus- ja huoltosopimuksen toimittamisesta, joka liittyy sen kiinteistöportfolioon. KIINTEISTÖPORTFOLIO Sopimus kattaa koko Neuvoston lainkäyttöalueen maantieteellisen alueen, johon kuuluvat Aldershot, Farnborough ja jotkut ympäröivät alueet. Kaupalliset omaisuuserät, joita sopimus palvelee, sisältävät teatterin, Neuvoston toimistot, paviljongit, julkiset WC-tilat, urheilulaitokset sekä useita muita rakennustyyppejä. Neuvosto omistaa tällä hetkellä 140 kiinteistöä, jotka vaihtelevat vähittäiskaupan yksiköistä, urheilupaviljongeista, julkisista WC-tiloista, yhteisökeskuksista, teollisuusyksiköistä, vapaa-ajankeskuksista, hautausmaista, krematorioista ja toimistoista. Monet kiinteistöistä ovat kuitenkin täysin korjattavissa olevilla vuokrasopimuksilla vuokralaisten kanssa. On vain 32 kiinteistöä, joita Neuvosto säännöllisesti ylläpitää (katso liite B Rushmoor Property List 2026) ja jotka kuuluvat tämän sopimuksen piiriin aluksi ja joista Neuvoston kiinteistöpalvelut vastaavat. Neuvoston kiinteistöpalvelut vastaavat kuitenkin näiden kiinteistöjen hallinnoinnista. Neuvoston omistamat kiinteistöt, jotka kuuluvat sopimuksen piiriin, vaihtelevat ajan myötä kiinteistöjen vapautuessa, jos vuokralaiset pyytävät Neuvostolta apua töissä, uusia kiinteistöjä kehitetään / ostetaan tai luovutetaan. SOVELLUSALA Sopimus kattaa ensisijaisesti reaktiivisten korjauspalveluiden toimittamisen, varmistaen huolto-ongelmien oikea-aikaisen ja tehokkaan ratkaisemisen niiden ilmetessä, tyypillisesti enintään 10 000 punnan korjausarvolla. Reaktiviisten korjauspalveluiden kulutus vaihtelee vuosittain, mutta on keskimäärin noin 200 000 puntaa (ilman ALV – kaikki seuraavat luvut myös ilman ALV) vuodessa. Arvioitu sitomaton vuotuinen sopimusarvo, mukaan lukien ydin-, ei-ydin- ja valinnaiset työt, on arviolta noin 400 000 puntaa (ilman ALV). Vaikka Neuvosto voi lisätä tai poistaa kohteita sopimuksesta sekä merkittävästi muuttaa kohteita, se ei voi antaa yksityiskohtia siitä, mitä nämä muutokset voivat merkitä ja mikä voi laukaista tällaisia muutoksia sopimuskauden aikana. Neuvosto ei siksi myöskään voi antaa lisätietoja siitä, miten tällaiset muutokset voivat positiivisesti tai negatiivisesti vaikuttaa sopimuksen arvoon perus- ja pidennetyn kauden aikana. Urakoitsijan on suoritettava seuraavat työt itse, eikä alihankintana (ellei toisin ole sovittu Neuvoston myöntävän virkamiehen kanssa) • yleiset rakennustyöt • yleiset taidot (kourujen ja kattojen puhdistus) • puusepäntyöt • muuraustyöt • putkityöt (ml. yleiset kuuma- ja kylmävesiputkityöt; tukokset) • sisustustyöt • pienet ulkotyöt (ml. kuoppien täyttö; päällystekivien asennus jne.) Yleiset rakennustyöt/Monialaiset vaatimukset - Ydintehtävät: Sisältävät kattotyöt, räystäskourut, maalaus- ja sisustustyöt. Muuraustyöt, ikkunoiden korjaus, vaihto ja lasitus, puusepäntyöt, putkityöt, rappaus, hätälevytys ja lukitus. Pienet sähkötyöt, kuten uuden sulakkeen asennus tai olemassa olevien elementtien vaihto. Maanhoito - sisältää rikkaruohojen poiston, leikkauksen, aitaamisen, räystäskourujen puhdistuksen, päällystämisen ja puiden leikkauksen. Yleiset rakennustyöt/Monialaiset vaatimukset - Ei-ydintehtävät: Sisältävät maanrakennustyöt, polkujen/jalkakäytävien ja pienten teiden korjaukset, uusien sähköasennusten ja olemassa olevien sähköasennusten korjaukset sekä tilojen osittaisen tai täydellisen uudelleenjohdotuksen. Viemäröinti, painepesu ja tarkastus, kaivojen korjaukset. Kaasulaitteiden asennus ja korjaukset, mukaan lukien kattiloiden vaihto ja huolto. LVI-laitteiden asennus ja huolto. Kiireelliset saman päivän korjaukset: Urakoitsijan on tarjottava kiireellinen saman päivän korjauspalvelu sekä kyky suorittaa ei-kiireellisiä töitä määräajassa, kuten määritelty KPI-dokumentissa ja tämän ja siihen liittyvien asiakirjojen SLA-vaatimusten mukaisesti. Projektityöt: Tämän ydintoimituksen lisäksi sopimus sisältää mahdollisuuden tilata pääomamenojen (CapEx) projektitöitä, joiden arvo on 10 000–100 000 puntaa, huomioiden, että useimmat projektit ovat arvoltaan 10 000–30 000 puntaa. Yli 10 000 punnan pääomaprojektit eivät ole sopimuksessa taattuja, mutta ne hankitaan yleensä sen kautta, kun se on asianmukaista. Kun Neuvosto päättää kutsua kilpailullisia tarjouksia 10 000–100 000 punnan projektitöiden toimittamisesta, sopimusurakoitsija, kapasiteetista ja suorituskyvystä riippuen, kutsutaan yleensä tarjoamaan. Yleensä Neuvosto suosii kilpailullisia tarjouksia sen sijaan, että käyttäisi sopimuspalvelua yli 30 000 punnan arvoisiin sopimuksiin, vaikka otetaan huomioon useita tekijöitä, mukaan lukien kiireellisyys, tulevaisuuden huoltotehokkuus jne. Pääomaprojektien kysyntä voi vaihdella merkittävästi, eikä voida antaa sitoumuksia tällaisten töiden määrästä tai tiheydestä. Pääomaprojektien kulut, jotka voidaan kattaa tulevan sopimuksen piiriin, vaihtelevat 350 000–700 000 punnan välillä vuodessa. On kuitenkin huomioitava, että merkittävä osa tulevista menoista on kilpailullisten tarjousmenettelyjen alaisia, ja sopimuspalvelun kautta myönnettyjen pääomaprojektien arvo ei todennäköisesti ylitä 50 % kokonaispääomaprojektien budjetista minä tahansa vuonna. HINNOITTELUHinnat ovat kiinteitä sopimuksen ensimmäisten kahdentoista kuukauden ajan, ja prosentuaalinen korotus kuluttajahintaindeksin (KPI) asiaankuuluvien indeksien mukaisesti sovelletaan yhden vuoden kuluttua sopimuksen alkamispäivästä ja joka vuosi sen jälkeen sopimuskauden aikana. Sopimukseen sovellettavan hinnoittelurakenteen yksityiskohdat on esitetty hankinta-asiakirjoissa. KPI-korotuksia voidaan soveltaa vain työvoimakustannuksiin ja päivystysmaksuihin. Materiaalien, laitteiden, alihankkijoiden hallinnan ja yleiskustannusten/voittomarginaalin (%) prosentuaaliset korotukset eivät ole korotusten alaisia sopimuskauden aikana. Sopimus toimii dynaamisella kaupallisella perusteella, jossa työn määrää määrittää nykyinen kiinteistöportfolio, joka voi muuttua ajan myötä, sekä syntyvät reaktiiviset ja suunnitellut huoltovaatimukset, joita ei voida sitoa ja jotka vaihtelevat ajan myötä. Tiedot historiallisesta kysynnästä sisältyvät hankinta-asiakirjoihin. Laskuttaessa sopimuksesta otettuja töitä on kunnioitettava kaikkia tarjottuja työvoimakustannuksia, lisämaksuja, päivystysmaksuja jne., huomioiden, että työn määrää ja koostumusta määrittävät dynaamiset vaatimukset. Valinnaiset projektit ja suunnitellut huoltotyöt ovat yleensä kiinteähintaisia tarjouksia, joissa tarjottu yleiskustannus/voittomarginaali sovelletaan avoimen kirjan perusteella, ja kaikki alla olevat kustannukset ovat räätälöityjen työkustannusten alaisia. Soveltuvissa tapauksissa työvoimakustannukset ja lisämaksut on myös sovellettava valinnaisten kiinteähintaisten töiden hinnoitteluun kilpailukykyisen tai paremman tarjouksen perusteella. MYÖNTÄMINEN, KESTO, JATKO-OPTIOOT & SOPIMUSMUOTO Sopimuksen myöntämispäivä on suunniteltu 17. elokuuta 2026, ja palvelujen alkaminen on 1. lokakuuta 2026. Sopimus myönnetään 2 vuoden perusajaksi, johon lisätään jatko-optiot enintään 5 vuoteen. Sopimus tehdään JCT Measured Term Contract 2024 -sopimuksen mukaisesti. KOHTEEN KÄYNNIT & TARJOAJIEN TIEDOTUSTILAISUUS Kohteiden käynnit järjestetään 10. ja 16. kesäkuuta, jotta potentiaaliset tarjoajat voivat tutustua sopimuksen piiriin kuuluviin kohteisiin. Kohteen käynnille osallistuminen ei ole pakollinen edellytys tarjouksen tekemiselle. Toimittajien on rekisteröidyttävä kohteen käynnille ProContractin kautta käyttämällä viestitoimintoa viimeistään 9. kesäkuuta, antaen delegaattiensa nimet, tehtävät ja yhteystiedot (sähköposti ja matkapuhelin). Toimittajat voivat lähettää enintään 2 delegaattia. Käyntipäivänä toimittajien on varmistettava, että heidän delegaattinsa ilmoittautuvat Neuvoston toimistoihin klo 10.00. Käynnin odotetaan päättyvän noin klo 15.00. Tarjoajien tiedotustilaisuus järjestetään verkossa maanantaina 15. kesäkuuta klo 16.00 Microsoft Teamsin kautta. Tiedotustilaisuuteen osallistuminen on suositeltavaa, mutta ei pakollista. Neuvosto odottaa kokouksen kestävän enintään 60 minuuttia ja noudattavan seuraavaa ehdotettua esityslistaa: • 16:00–16:45 – Hankintaesittely • 16:45–17:00 – Kysymykset ja vastaukset Tiedotustilaisuuteen osallistua haluavat tarjoajat käyttävät alla olevaa linkkiä: • Liity: https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • Kokous ID: 344 775 063 123 429 • Salasana: hC62MK9J Kaikki kohteiden käynneillä ja/tai tarjoajien tiedotustilaisuudessa annetut selvennykset ovat myöhemmin saatavilla ProContract / SEBP -palvelun kautta. HANKINTAPROSESSI, AIKATAULU & HALLINTO Neuvosto käyttää avointa menettelyä tämän sopimuksen hankintaan, joka sisältää osallistumisehdot ja tarjousten myöhemmän arvioinnin. Tämä hankinta-aikataulu on esitetty alla, ja vaikka Neuvosto ei aio poiketa siitä, se pidättää oikeuden tehdä niin milloin tahansa. Jos yllä oleva aikataulu muuttuu, kaikki toimittajat tiedotetaan muutoksesta ProContract/SEBP:n kautta. • Tarjousilmoitus julkaistu: 3. kesäkuuta 2026 • Tarjouspaketti julkaistu ProContractissa: 2. kesäkuuta 2026 • Kohteiden käynnit: 10. ja 16. kesäkuuta 2026 • Tarjoajien verkkotiedotustilaisuus: 15. kesäkuuta 2026 klo 16:00 • Selvennyspyyntöjen määräaika: 26. kesäkuuta 2026 klo 23:59 • Tarjousten palautuksen määräaika: 13. heinäkuuta 2026 klo 17:00 • Päätös ja arviointiyhteenvedot julkaistu: 30. heinäkuuta 2026 • Sopimusmyöntämisilmoitus julkaistu: 30. heinäkuuta 2026 • Seisontajakso alkaa: 31. heinäkuuta 2026 • Seisontajakso päättyy: 14. elokuuta 2026 klo 23:59 • Sopimus myönnetty: 17. elokuuta 2026 • Mobilisointi: 17. elokuuta - 30. syyskuuta 2026 • Sopimuksen alkaminen: 1. lokakuuta 2026 Neuvosto hallinnoi hankintaa käyttämällä sähköistä hankintajärjestelmäänsä ProContract. ProContract-järjestelmään pääsee maksutta seuraavan verkkolinkin kautta: https://procontract.due-north.com/Login