Opprinnelig anbudsbeskrivelse
INTRODUKSJON Rushmoor Borough Council ('Rådet') inviterer passende erfarne leverandører til å sende inn tilbud for levering av en tidsbegrenset servicekontrakt for reparasjon og vedlikehold for krav knyttet til sin eiendomsportefølje. EIENDOMSPORTIFØLJE Kontrakten vil dekke hele Rådets jurisdiksjons geografiske område, som omfatter Aldershot, Farnborough og noen omkringliggende områder. Kommersielle eiendeler som kontrakten vil betjene inkluderer et teater, Rådets kontorer, paviljonger, offentlige toaletter, idrettsanlegg pluss flere andre bygningstyper. Rådet eier for tiden 140 eiendommer, alt fra detaljhandelslokaler, idrettspaviljonger, offentlige toaletter, samfunnshus, industrilokaler, fritidssentre, kirkegårder, krematorier og kontorer. Mange av eiendommene har imidlertid full reparasjonsleieavtaler med leietakere. Det er bare 32 eiendommer som Rådet regelmessig vedlikeholder (se vedlegg B Rushmoor Property List 2026) og som i utgangspunktet vil falle inn under denne kontrakten, og som Rådets eiendomstjenester er ansvarlige for å administrere. Eiendommene som dekkes av kontrakten vil imidlertid variere over tid etter hvert som eiendommer blir ledige, hvis leietakere ber Rådet om hjelp til arbeid, nye eiendommer utvikles / kjøpes eller avhendes. OMFANG Kontrakten vil primært dekke levering av reaktive reparasjonstjenester, og sikre tidsriktig og effektiv løsning av vedlikeholdsproblemer etter hvert som de oppstår, typisk opp til en maksimal reparasjonsverdi på £10.000. Utgifter til reaktive reparasjonstjenester varierer per år, men er i gjennomsnitt ca. £200.000 (ekskl. mva – alle videre tall også ekskl. mva) per år. Den estimerte ikke-bindende årlige kontraktsverdien for kontrakten, inkludert kjerne-, ikke-kjerne- og valgfrie arbeider, anslås til å være rundt £400.000 ekskl. mva. Selv om Rådet kan legge til eller fjerne steder fra kontrakten, samt endre steder betydelig, kan det ikke gi detaljer om hva disse endringene kan innebære og hva som kan utløse slike endringer i løpet av kontraktsperioden. Rådet er derfor heller ikke i stand til å gi ytterligere informasjon om hvordan slike endringer kan positivt eller negativt påvirke verdien av kontrakten over basis- og utvidet periode. Entreprenøren vil være forpliktet til å levere følgende arbeider internt, snarere enn å underkontrahere (med mindre det er spesifikt avtalt med Rådets utstedende tjenestemann) • generelle bygningsarbeider • generelle ferdigheter (rensing av takrenner og tak) • snekkerarbeid • murerarbeid • rørleggerarbeid (inkl. generelle varmt- og kaldtvannsrørleggerarbeider; blokkeringer) • dekorasjoner • mindre utvendige arbeider (inkl. fylling av hull; legging av belegningsstein etc.) Generelle bygningsarbeider/Multi-Trade Krav - Kjernearbeid: Inkluderer taktekking, takrenner, maling og dekorasjon. Murerarbeid, vindusreparasjon, utskifting og glassing, snekkerarbeid, rørleggerarbeid, pussing, nødforing og låsesmedarbeid. Mindre elektrisk arbeid som installasjon av ny sikringsgren eller utskifting av eksisterende elementer. Grunnvedlikehold - inkluderer luking, beskjæring, gjerding, rensing av takrenner, legging av belegg og beskjæring av trær. Generelle bygningsarbeider/Multi-Trade Krav - Ikke-kjernearbeid: Inkluderer grunnarbeid, reparasjon av stier/fortau og små veier, nye installasjoner og reparasjoner av eksisterende elektriske installasjoner og delvis eller full omkobling av lokaler. Drenering, spyling og inspeksjon, reparasjon av kummer. Installasjon og reparasjon av gassrelaterte elementer, inkludert utskifting og service av kjeler. Installasjon og service av VVS. Akutte reparasjoner samme dag: Entreprenøren vil være forpliktet til å levere en akutt reparasjonsfasilitet samme dag, samt evnen til å utføre ikke-akutte arbeider innenfor den foreskrevne tidsrammen, som angitt i KPI-dokumentet og under SLA-krav dekket i dette og relaterte dokumenter. Prosjektarbeider: I tillegg til denne kjerneleveransen, vil kontrakten inkludere muligheten til å bestille kapitalutgiftsprosjekter (CapEx) verdt mellom £10.000 og £100.000, med merknad om at de fleste prosjekter vil være mellom £10.000 - £30.000. Kapitalprosjekter over £10.000 er ikke garantert innenfor kontrakten, men vil generelt bli anskaffet gjennom den der det er hensiktsmessig. Der Rådet velger å invitere til konkurrerende bud for levering av prosjektarbeider til £10k - £100k, vil tidsbegrenset servicekontraktør, avhengig av kapasitet og ytelse, generelt bli invitert til å by. Generelt vil Rådet foretrekke konkurrerende bud fremfor tidsbegrenset servicekontrakt for kontrakter med høyere verdi over £30.000, selv om en rekke hensyn vil bli tatt, inkludert hastighet, fremtidig vedlikeholdseffektivitet, etc. Nivået av etterspørsel etter kapitalprosjekter kan variere betydelig, og ingen forpliktelse kan gis angående volumet eller frekvensen av slike arbeider. Utgifter til kapitalprosjekter som kan dekkes innenfor rammen av den fremtidige kontrakten varierer fra £350.000 - £700.000 per år. Imidlertid, med tanke på at en betydelig andel av fremtidige utgifter vil være gjenstand for konkurrerende anbudsprosesser, er verdien av kapitalprosjekter som tildeles via tidsbegrenset servicekontrakt usannsynlig å overstige 50 % av det totale budsjettet for kapitalprosjekter i et gitt år. PRISPRISER Prisene vil være faste for de første tolv månedene av kontrakten, med en prosentvis økning i tråd med de relevante indeksene for konsumprisindeksen (KPI) anvendt etter ett år fra kontraktsstartdatoen og hvert år etter det i hele kontraktens varighet. Detaljer om prisstrukturen som vil bli brukt på kontrakten er angitt i anskaffelsesdokumentene. KPI-økninger kan kun anvendes på arbeidstakster og utkallingsgebyr. % økninger for materialer, utstyr, underleverandørstyring og OH/P% er ikke gjenstand for noen økninger i løpet av kontraktens varighet. Kontrakten vil kjøre på en dynamisk kommersiell basis der arbeidsvolumer vil bli diktert av den nåværende eiendomsporteføljen som kan endre seg over tid og fremvoksende respons- og planlagte vedlikeholdskrav, som igjen ikke kan forplikte seg til og vil variere over tid. Informasjon om historisk etterspørsel er inkludert i anskaffelsesdokumentene. Ved fakturering av arbeid trukket fra kontrakten må alle tilbudte arbeidstakster, påslag, utkallingsgebyrer, etc. respekteres, med merknad om at volumet og sammensetningen av arbeidet vil bli diktert av dynamiske krav. Valgfrie prosjekt- og planlagte vedlikeholdsarbeider vil generelt være gjenstand for fastpris tilbud med den tilbudte OH/P% anvendt på en åpen bok-basis med alle kostnader underlagt skreddersydde arbeidskostnader. Der det er aktuelt, bør arbeidstakster og påslag også anvendes på prising av valgfrie fastpris arbeider på en meet or beat basis. TILDELING, VARIGHET, FORLENGELSESOPPSJONER & KONTRAKTFORM Tildelingsdatoen for kontrakten er målrettet til 17. august 2026 med oppstart av tjenester fra 1. oktober 2026. Kontrakten vil bli tildelt på en 2-års basisperiode med muligheter for forlengelse opp til maksimalt 5 år. Kontrakten vil bli tildelt ved bruk av JCT Measured Term Contract 2024. STEDSVISITT & TILBUDSBRIEFING Stedsbesøk vil finne sted 10. og 16. juni for å gjøre det mulig for potensielle tilbydere å gjøre seg kjent med et utvalg av steder som er inkludert i kontraktens omfang. Deltakelse på et stedsbesøk er ikke en obligatorisk betingelse for å by. Leverandører må registrere seg for å delta på stedsbesøket via ProContract ved hjelp av meldingsfunksjonen innen 9. juni, og oppgi navn, stilling og kontaktinformasjon (e-post og mobil) for sine delegater. Leverandører kan sende opptil 2 delegater. På dagen skal leverandørene sørge for at deres delegater melder seg på Rådets kontorer kl. 10.00. Besøket forventes å avsluttes rundt kl. 15.00. En tilbyderbriefing vil bli holdt online mandag 15. juni kl. 16.00 via Microsoft Teams. Deltakelse på briefingen oppfordres til, men er ikke obligatorisk. Rådet forventer at møtet ikke vil vare lenger enn 60 minutter og vil følge den foreslåtte agendaen nedenfor: • 16:00 til 16:45 - Anbudspresentasjon • 16:45 til 17:00 - Spørsmål og svar Leverandører som ønsker å delta i briefingen, bør bruke lenken nedenfor: • Bli med: https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • Møte-ID: 344 775 063 123 429 • Passord: hC62MK9J Eventuelle avklaringssvar gitt på stedsbesøk og/eller tilbyderbriefingen vil deretter bli gjort tilgjengelig via ProContract / SEBP. ANBUDSPROSESS, TIDSPLAN & ADMINISTRASJON Rådet bruker åpen prosedyre for anskaffelse av denne kontrakten, som inkluderer deltakelsesbetingelser og påfølgende evaluering av tilbud. Denne anskaffelsestidsplanen vises nedenfor, og selv om Rådet ikke har til hensikt å avvike fra den, forbeholder det seg retten til å gjøre det når som helst. Skulle ovennevnte tidsplan endres, vil alle leverandører bli informert om denne endringen via ProContract/SEBP. • Anbudsvarsel utstedt: 3. juni 2026 • Anbudspakke utstedt på ProContract: 2. juni 2026 • Stedsbesøk: 10. og 16. juni 2026 • Online tilbyderbriefing: 15. juni 2026 kl. 16:00 • Frist for anmodninger om avklaring: 26. juni 2026 kl. 23:59 • Frist for retur av tilbud: 13. juli 2026 kl. 17:00 • Tildelingsbeslutning & vurderingssammendrag utstedt: 30. juli 2026 • Kontraktstildelingsvarsel utstedt: 30. juli 2026 • Stansperiode starter: 31. juli 2026 • Stansperiode slutter: 14. august 2026 kl. 23:59 • Kontrakt tildelt: 17. august 2026 • Mobilisering: 17. august - 30. september 2026 • Kontraktstart: 1. oktober 2026 Rådet vil administrere anskaffelsen ved hjelp av sitt e-sourcing-system ProContract. ProContract-systemet kan nås gratis via følgende weblink: https://procontract.due-north.com/Login