Contrat de services à terme pour réparations et maintenance

INTRODUCTION Rushmoor Borough Council (« le Conseil ») invite les fournisseurs expérimentés à soumettre des offres pour la fourniture d'un contrat de services à terme de réparation et de maintenance pour les besoins liés à son portefeuille immobilier. PORTEFEUILLE IMMOBILIER Le contrat couvrira l'intégralité de la zone géographique de juridiction du Conseil, qui comprend Aldershot, Farnborough et certaines zones environnantes. Les actifs commerciaux que le contrat desservira comprennent un théâtre, des bureaux du conseil, des pavillons, des toilettes publiques, des installations sportives et plusieurs autres types de bâtiments. Le Conseil possède actuellement 140 propriétés, allant des unités commerciales, des pavillons sportifs, des toilettes publiques, des centres communautaires, des unités industrielles, des centres de loisirs, des cimetières, des crématoriums et des bureaux. Cependant, de nombreuses propriétés sont louées avec une obligation de réparation complète par les locataires. Il n'y a que 32 propriétés que le Conseil entretient régulièrement (voir l'annexe B Rushmoor Property List 2026) et qui entreront initialement dans le champ d'application de ce contrat et dont les services immobiliers du Conseil sont responsables de la gestion. Cependant, les propriétés couvertes par le contrat varieront au fil du temps à mesure que les propriétés deviendront vacantes, si les locataires demandent l'aide du Conseil pour les travaux, si de nouvelles propriétés sont développées / achetées ou cédées. CHAMP D'APPLICATION Le contrat couvrira principalement la prestation de services de réparation réactive, garantissant une résolution rapide et efficace des problèmes de maintenance au fur et à mesure de leur apparition, généralement jusqu'à une valeur de réparation maximale de 10 000 £. Les dépenses consacrées aux services de réparation réactive varient d'une année à l'autre, mais représentent en moyenne environ 200 000 £ (hors TVA – tous les chiffres suivants sont également hors TVA) par an. La valeur annuelle estimée non contraignante du contrat, y compris les travaux de base, non de base et optionnels, est estimée à environ 400 000 £ HT. Bien que le Conseil puisse ajouter ou supprimer des sites du contrat ainsi que modifier considérablement des sites, il ne peut pas fournir de détails sur ce que ces changements pourraient impliquer et sur ce qui pourrait déclencher de tels changements au cours de la durée du contrat. Le Conseil est donc également incapable de fournir des informations supplémentaires sur la manière dont de tels changements pourraient avoir un impact positif ou négatif sur la valeur du contrat sur la période de base et prolongée. L'entrepreneur sera tenu de fournir les travaux suivants en interne, plutôt que de sous-traiter (sauf accord spécifique avec l'agent émetteur du Conseil) • travaux de bâtiment généraux • compétences générales (nettoyage des gouttières et des toits) • menuiserie • maçonnerie • plomberie (y compris travaux généraux de plomberie eau chaude et froide ; blocages) • décorations • travaux extérieurs mineurs (y compris remplissage de nids-de-poule ; repose de dalles de pavage, etc.) Travaux de bâtiment généraux / Exigences multi-métiers - Tâches principales : Incluent la couverture de toit, les gouttières, la peinture et la décoration. Maçonnerie, réparation de fenêtres, remplacement et vitrage, menuiserie, plomberie, plâtrage, blindage d'urgence et serrurerie. Travaux électriques mineurs tels que l'installation d'un nouveau circuit dérivé ou le remplacement d'éléments existants. Entretien des terrains - comprend le désherbage, la taille, la clôture, le nettoyage des gouttières, le pavage et la taille des arbres. Travaux de bâtiment généraux / Exigences multi-métiers - Tâches non principales : Comprennent les travaux de terrassement, les réparations de chemins/trottoirs et de petites routes, les nouvelles installations et réparations d'installations électriques existantes et le recâblage partiel ou complet des locaux. Drainage, nettoyage à haute pression et inspection, réparations de regards. Installation et réparation d'éléments liés au gaz, y compris le remplacement et l'entretien des chaudières. Installation et entretien des systèmes CVC. Réparations urgentes le jour même : L'entrepreneur devra fournir une installation de réparation urgente le jour même ainsi que la capacité d'effectuer des travaux non urgents dans les délais prescrits, tels que définis dans le document KPI et conformément aux exigences SLA couvertes dans ce document et les documents connexes. Travaux de projet : En plus de cette prestation de base, le contrat comprendra la possibilité de commander des travaux de projet de dépenses d'investissement (CapEx) d'une valeur comprise entre 10 000 £ et 100 000 £, en notant que la plupart des projets seront compris entre 10 000 £ et 30 000 £. Les projets d'investissement supérieurs à 10 000 £ ne sont pas garantis dans le cadre du contrat, mais seront généralement acquis par son biais lorsque cela est approprié. Lorsque le Conseil opte pour des appels d'offres compétitifs pour la réalisation de travaux de projet de 10 000 £ à 100 000 £, l'entrepreneur de services à terme, sous réserve de sa capacité et de ses performances, sera généralement invité à soumissionner. En général, le Conseil privilégiera les appels d'offres compétitifs plutôt que le contrat de services à terme pour les contrats de plus grande valeur (supérieure à 30 000 £), bien qu'une série de considérations sera prise en compte, y compris l'urgence, les futures efficacités de maintenance, etc. Le niveau de demande pour les projets d'investissement peut varier considérablement, et aucun engagement ne peut être pris concernant le volume ou la fréquence de tels travaux. Les dépenses consacrées aux projets d'investissement qui pourraient être couvertes par le champ d'application du futur contrat varient entre 350 000 £ et 700 000 £ par an. Cependant, notant qu'une proportion importante des dépenses futures sera soumise à des processus d'appel d'offres concurrentiels, la valeur des projets d'investissement attribués via le contrat de services à terme ne dépassera probablement pas 50 % du budget global des projets d'investissement concernés pour une année donnée. PRIX Les prix seront fixes pour les douze premiers mois du contrat, avec une augmentation en pourcentage conformément aux indices pertinents de l'indice des prix à la consommation (IPC) appliquée après un an à compter de la date de début du contrat et chaque année par la suite pendant la durée du contrat. Les détails de la structure de prix qui sera appliquée au contrat sont énoncés dans les documents de passation de marchés. Les augmentations de l'IPC ne peuvent être appliquées qu'aux taux de main-d'œuvre et aux frais de déplacement. Les augmentations en pourcentage pour les matériaux, l'équipement, la gestion des sous-traitants et les frais généraux/bénéfices (OH/P%) ne sont soumis à aucune augmentation pendant la durée du contrat. Le contrat fonctionnera sur une base commerciale dynamique, où les volumes de travail seront dictés par le portefeuille immobilier actuel, qui peut changer au fil du temps, et par les besoins émergents en matière de réponse et de maintenance planifiée, qui ne peuvent à nouveau être garantis et varieront au fil du temps. Des informations sur la demande historique sont incluses dans les documents de passation de marchés. Lors de la facturation des travaux effectués dans le cadre du contrat, tous les taux de main-d'œuvre proposés, les majorations, les frais de déplacement, etc. doivent être respectés, en notant que le volume et la composition du travail seront dictés par les exigences dynamiques. Les travaux de projet optionnels et les travaux de maintenance planifiée seront généralement soumis à un devis à prix fixe, les frais généraux/bénéfices (OH/P%) proposés étant appliqués sur une base de livre ouverte, tous les coûts sous-jacents étant soumis à des coûts de travaux sur mesure. Cependant, lorsque cela est applicable, les taux de main-d'œuvre et les majorations doivent également être appliqués à la tarification des travaux optionnels à prix fixe sur une base de « meet or beat ». ATTRIBUTION, DURÉE DU CONTRAT, OPTIONS DE PROLONGATION ET FORME DU CONTRAT La date d'attribution du contrat est prévue pour le 17 août 2026, le début des services étant prévu pour le 1er octobre 2026. Le contrat sera attribué pour une durée de base de 2 ans avec des options de prolongation allant jusqu'à un maximum de 5 ans. Le contrat sera attribué en utilisant le JCT Measured Term Contract 2024. VISITES DE SITES ET BRIEFING DES OFFRES Les visites de sites auront lieu les 10 et 16 juin pour permettre aux soumissionnaires potentiels de se familiariser avec une sélection de sites inclus dans le champ d'application du contrat. La participation à une visite de site n'est pas une condition obligatoire pour soumissionner. Les fournisseurs doivent s'inscrire pour participer à la visite du site via ProContract en utilisant la fonction de messagerie avant le 9 juin, en fournissant les noms, postes et coordonnées (e-mail et mobile) de leurs délégués. Les fournisseurs peuvent envoyer jusqu'à 2 délégués. Le jour de la visite, les fournisseurs doivent s'assurer que leurs délégués se présentent aux bureaux du Conseil à 10h00. La visite devrait se conclure vers 15h00. Un briefing des offres se tiendra en ligne le lundi 15 juin à 16h00 via Microsoft Teams. La participation au briefing est encouragée mais pas obligatoire. Le Conseil prévoit que la réunion ne durera pas plus de 60 minutes et suivra l'ordre du jour suggéré ci-dessous : • 16h00 à 16h45 - Présentation de la passation des marchés • 16h45 à 17h00 - Questions et réponses Les fournisseurs souhaitant participer au briefing doivent utiliser le lien ci-dessous : • Rejoindre : https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • ID de réunion : 344 775 063 123 429 • Mot de passe : hC62MK9J Toutes les réponses aux clarifications fournies lors des visites de sites et/ou du briefing des offres seront ensuite mises à disposition via ProContract / SEBP. PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHÉS, CALENDRIER ET ADMINISTRATION Le Conseil utilise la procédure ouverte pour la passation de ce contrat, qui comprend les conditions de participation et l'évaluation ultérieure des propositions d'offres. Ce calendrier de passation des marchés est présenté ci-dessous et, bien que le Conseil n'ait pas l'intention de s'en écarter, il se réserve le droit de le faire à tout moment. Si le calendrier ci-dessus change, tous les fournisseurs seront informés de ce changement via ProContract/SEBP. • Avis de marché émis : 3 juin 2026 • Dossier d'appel d'offres émis sur ProContract : 2 juin 2026 • Visites de sites : 10 et 16 juin 2026 • Briefing des offres en ligne : 15 juin 2026 à 16h00 • Date limite de demande de clarification : 26 juin 2026 à 23h59 • Date limite de retour des offres : 13 juillet 2026 à 17h00 • Décision d'attribution et résumés d'évaluation émis : 30 juillet 2026 • Avis d'attribution de contrat émis : 30 juillet 2026 • Période de standstill commence : 31 juillet 2026 • Période de standstill se termine : 14 août 2026 à 23h59 • Attribution du contrat : 17 août 2026 • Mobilisation : 17 août - 30 septembre 2026 • Début du contrat : 1er octobre 2026 Le Conseil administrera la passation des marchés en utilisant son système de commerce électronique ProContract. Le système ProContract est accessible gratuitement via le lien web suivant : https://procontract.due-north.com/Login