Alkuperäinen tarjouskilpailun kuvaus
1. Tausta ja konteksti YWS toteuttaa merkittävästi laajennettua pääomainvestointiohjelmaa rakentamisen, maa- ja vesirakentamisen sekä vesi-infrastruktuurin aloilla. Tämän ohjelman laajuus, monimutkaisuus ja vaiheistus ovat luoneet jatkuvaa ja vaihtelevaa kysyntää erikoistuneille kyvyille projektien toimituksessa, kaupallisessa hallinnassa ja projektinhallinnassa. Nykyiset työmarkkinaolosuhteet ovat johtaneet: • Puutteeseen sopivasti kokeneista pysyvistä resursseista • Lisääntyneeseen riippuvuuteen määräaikaisista ja erikoistuneista asiantuntijoista • Tarpeeseen nopealle mobilisaatiolle ja taitavien ammattilaisten joustavalle käytölle Näiden haasteiden ratkaisemiseksi YWS pyrkii luomaan systemaattisen, skaalautuvan viitekehyksen ammattimaisten sopimusresurssien toimittamiseksi pääomaohjelman toteutuksen tukemiseksi. 2. Tarkoitus ja tavoitteet Tämän hankinnan tarkoituksena on nimittää sopivasti pätevien toimittajien paneeli, joka pystyy toimittamaan korkealaatuisia, joustavia ammattimaisia resursse jatkuvasti ja tarpeen mukaan. Viitekehyksen tavoitteet ovat: • Varmistaa toimituksen jatkuvuus koko pääomaohjelman ajan • Vastata lyhyen ja pitkän aikavälin resurssipuutoksiin • Mahdollistaa nopea reagointi muuttuviin projektivaatimuksiin • Ylläpitää kustannusten hallintaa, johdonmukaisuutta ja laatua • Tarjota tulevaisuudenkestävä mekanismi, joka voi mukautua kehittyviin ohjelmavaatimuksiin 3. Palvelujen laajuus 3.1 Yleiskatsaus Toimittajien on toimitettava asianmukaisesti pätevät ja kokeneet ammattilaiset täyttämään rooleja projektinhallinnan, kaupallisen hallinnan, kustannuslaskennan ja projektinhallinnan / PMO-toimintojen aloilla. Resursse voidaan tarvita tukemaan: • Yksittäisiä pääomaprojekteja • Moniprojektisalkkuja • Ohjelman ja viitekehyksen toimitusta • Normaalia pääomatoimitusten tukea Tehtävät voivat vaihdella lyhytaikaisesta taktisesta tuesta pitkäaikaisiin ohjelmatehtäviin. 4. Roolikategoriat Viitekehys sisältää, mutta ei rajoitu, seuraaviin roolikategorioihin: 4.1 Projektinhallinta • Projektipäällikkö • Johtava projektipäällikkö Tyypillisiä vastuualueita ovat: • Projektin kokonaisvaltainen toimitus koko projektin elinkaaren ajan • Kustannusten, aikataulun, laadun ja riskien hallinta • Sidosryhmien ja toimitusketjun hallinta • Hallinto, raportointi ja varmistus • Sisäisten ja sääntelyvaatimusten noudattaminen 4.2 Kaupallinen johtaminen ja kustannuslaskenta • Kustannuslaskija • Johtava kustannuslaskija • Kaupallinen johtaja • Johtava kaupallinen johtaja Tyypillisiä vastuualueita ovat: • Kustannussuunnittelu, ennustaminen ja taloudellinen valvonta • Sopimushallinto (esim. NEC-lomakkeet) • Muutosten hallinta ja korvaustapahtumat • Kaupallinen riskienhallinta • Toimitusketjun kaupallinen suorituskyky ja neuvottelut • Vaatimusten lieventäminen ja riitojen välttäminen 4.3 PMO, suunnittelu ja projektinhallinta • PMO-päällikkö • Suunnittelupäällikkö / Aikatauluttaja / Projektinhallinnan päällikkö Tyypillisiä vastuualueita ovat: • Ohjelman suunnittelu ja aikataulutus (esim. Primavera P6, MS Project) • Integroidut ohjelmanhallintajärjestelmät • Edistymisraportointi ja suorituskykyanalyysi • Riskin-, ongelman- ja riippuvuuksien hallinta • Portfoliotason hallinnon ja varmistuksen tuki 5. Toimitusmalli 5.1 Tilausmekanismi Viitekehys toimii tilauspohjaisesti, antaen YWS:lle mahdollisuuden: • Määritellä roolivaatimukset, kesto ja sijainti tilausvaiheessa • Valita toimittajat suoralla sopimuksella tai minikilpailulla • Mobilisoida resursse nopeasti vastauksena ohjelman tarpeisiin 5.2 Joustavuus Viitekehyksen on tuettava: • Vaihteleva tehtävien kesto • Skaalautuva resurssien käyttö • Monitoimittajien yhdistelmäryhmät • Rooliyhdistelmän mukauttaminen pääomaohjelman kehittyessä 6. Kapasiteetti- ja osaamisvaatimukset Toimittajien on osoitettava kykynsä toimittaa resursse, joilla on: • Todistettu kokemus rakentamisesta, maa- ja vesirakentamisesta tai vesi-/käyttöpalveluista • Tuntemus säännellyistä infrastruktuuriympäristöistä • Tutustuminen NEC-sopimuksiin ja yhteistyömalleihin • Kokemus suurten tai monimutkaisten pääomaohjelmien toteuttamisesta • Vahva sidosryhmä- ja hallintokyky Avainhenkilöstön tulee tyypillisesti osoittaa: • Asianmukaiset ammatilliset pätevyydet (esim. RICS, APM, PMI) • Asianmukainen turvallisuusselvitys tarvittaessa • Työskentelyoikeus Isossa-Britanniassa • Vahva terveys-, turvallisuus- ja ympäristötietoisuus 7. Resurssienhallinta ja jatkuvuus Toimittajien tulee: • Ylläpitää aktiivista, viitekehyksen rooleihin sopivaa osaajapoolia • Tarjota jatkosuunnittelua pitkäaikaisille tehtäville • Varmistaa tiedonsiirto resurssien vaihtuessa • Minimoida häiriöt käynnissä olevissa projekteissa resurssien siirtymisen aikana 8. Suorituskyvyn hallinta YWS seuraa toimittajan suorituskykyä suhteessa: • Resurssitoimituksen laatu • Mobilisoinnin oikea-aikaisuus • Toimitustulokset ja sidosryhmien palaute • Hallinto- ja raportointivaatimusten noudattaminen • Kaupallinen suorituskyky ja hinta-laatusuhde Huono suorituskyky voi johtaa tilausten vähenemiseen tai poistamiseen viitekehyksestä. 9. Kaupallinen ja hinnoittelurakenne • Toimittajien on toimitettava roolipohjaiset päivähinnat roolikategorian ja kokemuksen mukaan • Hinnat tulee olla läpinäkyviä ja kiinteitä määritellyiksi ajanjaksoiksi • YWS pidättää oikeuden vertailla hintoja viitekehyksen voimassaoloaikana • Hintakorttien tulee sallia: o IR35-huomioinnit (sisäinen / ulkoinen) o Sijainti- ja tehtäväkohtaiset vaihtelut 10. Jatkuva parantaminen ja mukautumiskyky Viitekehyksen tulee tukea: • Roolikategorioiden ja osaamisvaatimusten määräaikainen tarkastelu • Roolien lisääminen tai tarkentaminen ohjelman tarpeiden kehittyessä • Jatkuvan parantamisen aloitteet • Markkinatestaus kilpailukyvyn varmistamiseksi ajan myötä