Alkuperäinen tarjouskilpailun kuvaus
Portsmouth City Council ('neuvosto') kutsuu asianmukaisesti pätevät palveluntarjoajat jättämään tarjouksia kohdennetuista lyhytaikaisista tauoista ja erikoistuneista lomaleikkiryhmistä lapsille ja nuorille, joilla on erityisiä koulutustarpeita ja vammaisuutta (SEND) sekä lisätarpeita Portsmouthissa.
Neuvosto pyrkii nimittämään yhden tai useamman palveluntarjoajan monitoimittajasopimuksen kautta toimittamaan näitä palveluita Portsmouthin pohjois-, etelä- ja keskialueilla, arvioidulla vuosiarvolla noin 517 000 puntaa vuodessa, joka jaetaan vastaavasti kolmen erillisen osan ja palvelun kesken. Jokainen sopimus tehdään alun perin 3 vuoden määräajaksi, ja sitä voidaan jatkaa enintään 2 vuodella.
Palveluiden laajuus sisältää lakisääteiset velvollisuudet ja toiminnot, jotka täyttävät paikallisviranomaisen vastuun tarjota saavutettavia lyhytaikaisia taukoja, jotka tukevat vammaisten lasten ja nuorten sekä heidän perheidensä tarpeita, varmistaen, että neuvosto voi tarjota valikoiman palveluita tällä alalla päivän aikana, mukaan lukien koulujen loma-ajat, viikonloput ja koulun jälkeen, täyttääkseen sovellettavien Portsmouthin rajojen sisällä asuvien asukkaiden vaatimukset. Tämä on olemassa olevan palvelun uudelleenkilpailutus.
Laajuus ja määritykset
Palvelut on tarkoitettu lapsille ja nuorille, joilla on SEND ja/tai lisä- tai monimutkaisia terveydellisiä tarpeita (tukitarpeet ja tarvikkeet vaihtelevat palvelusta riippuen), jotka asuvat Portsmouthin kaupungissa 5-vuotiaasta 18-vuotiaaksi.
Palvelut on toimitettava SEND-käytäntökoodin, turvallisuusstandardien ja paikallisten prioriteettien mukaisesti.
Kohdennetut lyhytaikaiset taukotarjoukset tarjotaan vanhemmille/huoltajille, Portsmouthin kaupungissa asuville lapsille ja nuorille, jotka täyttävät neuvoston lyhytaikaisten taukojen lausunnossa määritellyt kelpoisuuskriteerit.
Tietyissä palveluissa palveluntarjoajien tulisi tarjota lisämahdollisuuksia perheille, jotka pystyvät itse rahoittamaan paikkoja lapselleen/lapsilleen, sillä tämä osoittautuu kustannustehokkaammaksi.
Portsmouthin lyhytaikaisten taukojen tarjonta jaetaan kolmeen luokkaan:
Taso 1 - Matala tukitaso
Lapsille ja nuorille, jotka eivät voi käyttää yleispalveluita yksin
Nämä palvelut tarjotaan vammaisille lapsille ja nuorille, joilla on lisätarpeita, joita yleispalvelut eivät voi täyttää.
Taso 2 - Korkeampi tukitaso
Lapsille ja nuorille, jotka tarvitsevat korkeampaa tukitasoa. Ne, jotka täyttävät kelpoisuuskriteerit, pääsevät lyhytaikaisiin taukoihin.
Näihin palveluihin pääsee itseohjautuvasti tai johtavan ammattilaisen kautta.
Taso 3 - Erikoistunut tuki
Lapsille ja nuorille, jotka tarvitsevat sosiaalihuollon arvioinnin perusteella tunnistettuja palveluita
Näitä palveluita tarjotaan tasojen 1 ja 2 lisäksi, kun tarpeet tunnistetaan sosiaalihuollon arvioinnin perusteella ja täyttävät lisätuen kynnyksen.
Tilattuihin palveluihin sisältyvät vain kategoriat 1 ja 2.
Palvelusta riippuen lapset ja nuoret voivat saada palveluita seuraavilla tavoilla:
Suora vanhemman/huoltajan pääsy
Vanhemmat/huoltajat voivat varata tai rekisteröityä suoraan sopimuskumppanin kanssa ja käyttää aktiviteetteja joko sopimuskumppanin verkkosivuston, sähköpostin tai online-varauslomakkeen, puhelimen tai paikallisen tarjousluettelon linkin kautta.
Ammatillinen lähete
Ammattilaiset voivat ohjata tai lähettää perheen, mukaan lukien: varhaisen avun tiimit, koulut/SENCO:t, terveydenhoitajat, perhetukityöntekijät tai sosiaalihuolto (jos he ovat jo mukana).
Neuvoston reitti
Neuvosto voi lähettää lähetystietoja:
•
Palveluita tarvitsevat lapset, jotka ovat tunnettuja palveluille
•
Lapset kohdennettujen lyhytaikaisten taukojen listoilla
•
Perheet, jotka ovat pyytäneet lyhytaikaisia taukoja SEND-paikallistarjouksen kautta
Määritykset
Määritykset on suunniteltu siten, että kaikki palveluntarjoajat ymmärtävät sopimuksen toiminnalliset ja suorituskykyvaatimukset tehokkaasti ja yhdenvertaisesti.
Kaikki vaatimusten yksityiskohdat löytyvät määritysdokumenteista. Neuvosto pidättää oikeuden tehdä muutoksia määrityksiin, jos se katsotaan tarpeelliseksi selvennysvaiheen aikana.
Yhteistyö
Tiiviin yhteistyön lisäksi neuvoston kanssa palveluntarjoajan on myös osoitettava tehokasta viestintää ja omaksuttava vahva kumppanuuslähestymistapa muiden virastojen ja sidosryhmien kanssa, mukaan lukien koulutus-, terveys- ja sosiaalihuollon kumppanit sekä vanhempien foorumit, kuten Portsmouth Parent Voice (PPV).
Sosiaalinen arvo
Neuvosto on sitoutunut jatkuvasti tarkastelemaan ja parantamaan sosiaalisen arvon tuottamisen lähestymistapaa, ja palveluntarjoajat löytävät lisätietoja seuraavasta linkistä -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/
Sopimusmalli
Neuvosto aikoo myöntää kiinteähintaisen sopimuksen, joka vastaa neuvoston budjetteja.
Palveluntarjoajat voivat tehdä tarjouksia kaikista osista tai tietyistä osista ilman rajoituksia. Jos palveluntarjoaja voittaa useita osia tarjouksensa/tarjouksiensa seurauksena, neuvosto pidättää oikeuden yhdistää ne yhdeksi sopimukseksi.
Neuvosto pyrkii hyväksymään enintään yhden palveluntarjoajan per osa, kunkin palvelun toimittamiseksi, vaikka palveluntarjoaja voi tehdä tarjouksen ja toimittaa enemmän kuin yhden osan.
Sopimuskustannukset ja kesto
Jaettaessa palvelut osiin, jokaisella sopimuksella on alkuperäinen 3 vuoden sopimuskausi, ja mahdollisuus jatkaa sitä vielä 2 vuodella sovituin välein, enintään 5 vuoden kokonaiskestoon, riippuen sopimuksen suorituskyvystä ja neuvoston rahoituksen saatavuudesta.
Lisäksi sopimuksen arvo voi nousta tai laskea riippuen kaikista muutoksista budjettivarojen jaosta, lainsäädännön muutoksista, lisärahoituslähteistä, palveluiden vaihteluista tai lisäpalveluiden lisäämisestä vastaamaan kysynnän tai palvelun toimituksen muutoksia.
Yllä oleva sopimuksen peruskustannus jaetaan osien kesken kunkin osan taloudellisen vakauden perusteella, ja siksi jokaiselle palvelulle allokoidaan tietty summa vuodessa. Jos vain yksi palveluntarjoaja tekee tarjouksen tai katsotaan kaikkien osien voittajaksi tarjouksen jälkeen ja varmistaa kaikki tilatut palvelut, kokonaissumma voidaan rahoittaa yhden sopimuksen perusteella, samoin jos kaksi kolmesta osasta voittaa yksi palveluntarjoaja, näiden kahden osan rahoitus voidaan yhdistää yhdeksi, ja loppuosa menee palveluntarjoajalle jäljelle jäävästä osasta.
Jos palveluntarjoaja voittaa enemmän kuin yhden osan, hänen harkintansa mukaan määritellään, miten rahoitus jaetaan kullekin palvelulle, edellyttäen, että palvelu toimitetaan jatkuvasti tehokkaasti ja palvelun käyttäjien tarpeet täyttyvät, ja tämä on keskusteltu etukäteen asianomaisten neuvoston jäsenten kanssa. Palveluntarjoaja ilmoittaa neuvostolle säännöllisesti määrittäessään, miten varat jaetaan/jaetaan.
Kunkin osan vuotuinen rahoitusjako määritetään seuraavasti, ottaen huomioon mahdollisesti 3 % vuotuisen inflaation, joka lasketaan 5 vuoden ajalta:
a) Osa 1 (100 000 punnan perusta)
• Vuosi 1: 100 000,00 GBP
• Vuosi 2: 103 000,00 GBP
• Vuosi 3: 106 090,00 GBP
• Vuosi 4: 109 272,70 GBP
• Vuosi 5: 112 550,88 GBP
o Yhteensä (5 vuotta): 530 913,58 GBP
b) Osa 2 (170 000 punnan perusta)
• Vuosi 1: 170 000,00 GBP
• Vuosi 2: 175 100,00 GBP
• Vuosi 3: 180 353,00 GBP
• Vuosi 4: 185 763,59 GBP
• Vuosi 5: 191 336,50 GBP
o Yhteensä (5 vuotta): 902 553,09 GBP
c) Osa 3 (247 000 punnan perusta)
• Vuosi 1: 247 000,00 GBP
• Vuosi 2: 254 410,00 GBP
• Vuosi 3: 262 042,30 GBP
• Vuosi 4: 269 903,57 GBP
• Vuosi 5: 278 000,68 GBP
o Yhteensä (5 vuotta): 1 311 356,55 GBP
Budjettikatto ja kohtuuhintaisuusvaatimus
Neuvosto on määritellyt enimmäisvuosittaiset budjettivarannot kullekin osalle. Tarjoajat eivät saa ylittää vuoden 1 perusbudjetin allokointia sille osalle/osille, joille he tarjoavat. Kaikki tarjoajat, joiden vuoden 1 kokonaiskustannusesitys ylittää kyseisen osan ilmoitetun perusbudjetin, suljetaan automaattisesti pois arvioinnista kyseisen osan osalta.
Vuoden 1 enimmäisbudjettivarannot ovat seuraavat:
• Osa 1: 100 000 GBP (vuoden 1 katto)
• Osa 2: 170 000 GBP (vuoden 1 katto)
• Osa 3: 247 000 GBP (vuoden 1 katto)
Nämä arvot edustavat vuoden 1 hintojen absoluuttista ylärajaa. Yli näiden kynnysarvojen olevia tarjouksia ei voida ottaa huomioon.
Pääsy tarjousasiakirjoihin ja hankintaohjelmaan
Neuvosto hallinnoi hankintaa käyttämällä sähköistä hankintajärjestelmää In-Tend, jota käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
•
Hankintatietojen ja asiakirjojen saatavuus ja jakelu
•
Selvennyspyynnöt ennen tarjouksen jättämistä ja vastaukset
•
Tarjousten jättäminen
•
Tarjousten avaaminen ja vastausten saatavuus
•
Selvennyspyynnöt ja vastaukset tarjouksen jättämisen jälkeen
•
Päätöksen ilmoittaminen ja palaute
•
Sopimusrekisterin yhteenvetotietojen julkaiseminen paikallishallinnon läpinäkyvyyskoodin (2015) vaatimusten mukaisesti.
In-Tend-järjestelmään pääsee ilmaiseksi seuraavan verkkolinkin kautta:
https://intendhost.co.uk/portsmouthcc/aspx/home
Tämä hankinta-aikataulu on ohjeellinen, ja vaikka neuvosto ei aio poiketa siitä, se pidättää oikeuden tehdä niin milloin tahansa.
Tarjousasiakirjat saatavilla Intendissä - Tiistai 31. maaliskuuta 2026
Selvennyspyyntöjen määräaika - Perjantai 17. huhtikuuta 2026 klo 23:59
Tarjousten jättämisen määräaika - Perjantai 1. toukokuuta 2026 klo 17:00
Tarjousten arviointi valmis - Maanantai 11. toukokuuta 2026
Sisäinen hallinto ja moderointi hyväksynnät - Tiistai 13. toukokuuta 2026 - Torstai 14. toukokuuta 2026
Päätöksen ilmoittaminen palveluntarjoajille - Perjantai 15. toukokuuta 2026
Seisontajakso - Maanantai 18. toukokuuta 2026 - Torstai 28. toukokuuta 2026
Sopimuksen myöntäminen - Perjantai 29. toukokuuta 2026
Mobilisointijakso - Maanantai 1. kesäkuuta 2026 - 31. elokuuta 2026
Sopimuksen alkaminen - Tiistai 1. syyskuuta 2026