Originele aanbestedingsbeschrijving
Portsmouth City Council ('de raad') nodigt naar behoren gekwalificeerde leveranciers uit om offertes in te dienen voor de levering van gerichte korte pauzes en gespecialiseerde vakantiespeelprogramma's voor kinderen en jongeren met speciale onderwijsbehoeften en handicaps (SEND) en aanvullende behoeften binnen Portsmouth.
De Raad is op zoek naar het aanstellen van een of meerdere Leveranciers via een regeling met meerdere leveranciers om deze diensten te leveren binnen de noordelijke, zuidelijke en centrale locaties van Portsmouth, voor een geschatte jaarlijkse waarde van ongeveer £517.000 per jaar, die dienovereenkomstig zal worden verdeeld over drie afzonderlijke percelen en diensten. Elk contract wordt afgesloten voor een initiële periode van 3 jaar, met de optie om dit met nog eens 2 jaar te verlengen.
De reikwijdte van de diensten omvat wettelijke taken en functies die voldoen aan de verantwoordelijkheden van de lokale overheid bij het leveren van toegankelijke korte pauze-voorzieningen, die de behoeften van kinderen en jongeren met een handicap, evenals hun families, zullen ondersteunen, en ervoor zorgen dat de Raad een reeks diensten op dit gebied kan aanbieden, gedurende de dag, inclusief schoolvakanties, weekenden en na schooltijd, om te voldoen aan de eisen van de toepasselijke bewoners binnen de grenzen van Portsmouth. Dit is een heraanbesteding van een bestaande dienst.
Reikwijdte en specificaties
De diensten worden geleverd aan kinderen en jongeren met SEND en/of aanvullende of complexe gezondheidsbehoeften (ondersteuningsbehoeften en voorzieningen zullen verschillen afhankelijk van de dienst), die in de stad Portsmouth wonen vanaf 5 jaar tot hun 18e verjaardag.
Diensten moeten worden geleverd in overeenstemming met de SEND Code of Practice, de veiligheidsnormen en lokale prioriteiten.
De gerichte korte pauze-voorzieningen worden aangeboden aan ouders/verzorgers, kinderen en jongeren die in de stad Portsmouth wonen en voldoen aan de eligibility criteria, zoals uiteengezet in de Short Breaks Statement van de Raad.
Voor bepaalde diensten moeten leveranciers aanvullende mogelijkheden bieden aan families die in staat zijn om plaatsen voor hun kind/kinderen zelf te financieren, aangezien dit kosteneffectiever zal blijken.
Het Portsmouth Short Breaks-aanbod valt in drie categorieën, zoals hieronder beschreven:
Niveau 1 - Laag ondersteuningsniveau
Voor kinderen en jongeren die niet zelfstandig toegang hebben tot universele diensten
Deze diensten worden geleverd aan kinderen en jongeren met een handicap die aanvullende behoeften hebben die niet door universele diensten kunnen worden vervuld.
Niveau 2 - Hoger ondersteuningsniveau
Voor kinderen en jongeren die een hoger niveau van ondersteuning nodig hebben. Degenen die aan de eligibility criteria voldoen, hebben toegang tot korte pauzes.
Deze diensten kunnen worden benaderd via zelfverwijzing of via een Lead Professional.
Niveau 3 - Gespecialiseerde ondersteuning
Voor kinderen en jongeren die diensten nodig hebben die zijn geïdentificeerd door middel van een beoordeling van maatschappelijk werk.
Deze diensten worden geleverd naast de diensten van niveau 1 en 2, waarbij behoeften worden geïdentificeerd door middel van een beoordeling van maatschappelijk werk en voldoen aan de drempel voor aanvullende ondersteuning.
De gecontracteerde diensten omvatten alleen categorieën 1 en 2.
Afhankelijk van de dienst, kunnen kinderen en jongeren toegang krijgen tot voorzieningen via de volgende methoden:
Directe toegang voor ouders/verzorgers
Ouders/verzorgers kunnen rechtstreeks bij de Aannemer boeken of zich registreren en toegang krijgen tot activiteiten, via de website van de Aannemer, e-mail of online boekingsformulier, telefoon of een link naar de lokale aanbodgids.
Professionele verwijzing
Professionals kunnen de familie doorverwijzen, waaronder: teams voor vroege hulp, scholen/SENCO's, wijkverpleegkundigen, gezinsondersteuners of maatschappelijk werk (indien reeds betrokken).
Route van de Raad
De Raad kan verwijzingsinformatie sturen voor:
•
Kinderen die bekend zijn bij diensten en ondersteuning nodig hebben
•
Kinderen op lijsten voor gerichte korte pauzes
•
Families die korte pauzes hebben aangevraagd via het lokale SEND-aanbod
Specificaties
De specificaties zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat alle Leveranciers een effectief en gelijkwaardig begrip hebben van de functionele en prestatievereisten van het contract.
Volledige details van de vereisten zijn te vinden in de Specificatiedocumenten. De Raad behoudt zich het recht voor om de specificaties te wijzigen indien dit noodzakelijk wordt geacht tijdens de verduidelijkingsfase.
Partnerschap
Naast nauwe samenwerking met de raad, zal de Leverancier ook effectieve communicatie demonstreren en een sterke partnerschapsaanpak hanteren met andere instanties en belanghebbenden, waaronder partners op het gebied van onderwijs, gezondheid en maatschappelijk werk, naast ouderforums, zoals Portsmouth Parent Voice (PPV).
Sociale waarde
De Raad zet zich in voor de voortdurende beoordeling en verbetering van de aanpak van de levering van sociale waarde, en Leveranciers kunnen verdere informatie vinden via de volgende link -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/
Contractmodel
De raad is van plan een vast prijsplan per contract toe te kennen, dat voldoet aan de toegewezen budgetten van de Raad.
Leveranciers kunnen zonder enige beperking bieden op alle percelen of bepaalde percelen. Als een leverancier meerdere percelen wint als gevolg van zijn/haar bod(en), behoudt de Raad zich het recht voor deze te combineren tot één contract.
De Raad streeft ernaar maximaal één Leverancier per perceel toe te laten voor de levering van elke voorziening, hoewel een leverancier op meer dan één perceel kan bieden en deze kan leveren.
Contractkosten en duur
Bij het opsplitsen van de diensten in percelen, zal elk contract een initiële looptijd van 3 jaar hebben, met de mogelijkheid om dit met nog eens 2 jaar te verlengen in overeengekomen stappen, tot een maximum van 5 jaar in totaal, afhankelijk van de prestaties van de Aannemer en de beschikbaarheid van financiering van de Raad.
Bovendien kan de contractwaarde stijgen of dalen, afhankelijk van wijzigingen in de budgetallocatie, wetswijzigingen, aanvullende financieringsbronnen, variaties in diensten of de toevoeging van verdere geassocieerde diensten om te voldoen aan veranderingen in de vraag of dienstverlening.
Het bovenstaande basiscontractkostenbedrag zal worden verdeeld over de percelen op basis van de financiële stabiliteit van elk, en daarom zal aan elke voorziening een vast bedrag per jaar worden toegewezen. Als slechts één leverancier een bod doet op de mogelijkheid of wordt aangemerkt als de winnende bieder voor alle percelen, na de tender, en alle gecontracteerde diensten verkrijgt, dan kan het totale gecombineerde bedrag onder één contract worden gefinancierd, op dezelfde manier als wanneer twee van de drie percelen door één leverancier worden verkregen, dan kunnen de financiering van die twee percelen worden gecombineerd tot één, met het resterende deel voor de leverancier voor het resterende perceel.
Als een leverancier meer dan één perceel wint, is het aan hem om te bepalen hoe de financiering voor elke voorziening wordt toegewezen, mits de dienst consistent effectief wordt geleverd en de behoeften van de dienstgebruikers worden bevredigd, en dit vooraf wordt besproken met de relevante Raadsleden. De Raad zal regelmatig door de leverancier worden geïnformeerd bij het bepalen hoe de fondsen worden/zullen worden toegewezen.
De financieringsallocatie voor elk perceel per jaar zal als volgt worden bepaald, rekening houdend met een potentiële jaarlijkse inflatie van 3% toegepast over 5 jaar:
a) Perceel 1 (£100.000 basis)
• Jaar 1: £100.000,00
• Jaar 2: £103.000,00
• Jaar 3: £106.090,00
• Jaar 4: £109.272,70
• Jaar 5: £112.550,88
o Totaal (5 jaar): £530.913,58
b) Perceel 2 (£170.000 basis)
• Jaar 1: £170.000,00
• Jaar 2: £175.100,00
• Jaar 3: £180.353,00
• Jaar 4: £185.763,59
• Jaar 5: £191.336,50
o Totaal (5 jaar): £902.553,09
c) Perceel 3 (£247.000 basis)
• Jaar 1: £247.000,00
• Jaar 2: £254.410,00
• Jaar 3: £262.042,30
• Jaar 4: £269.903,57
• Jaar 5: £278.000,68
o Totaal (5 jaar): £1.311.356,55
Budgetplafond en betaalbaarheidsvereiste
De Raad heeft maximale jaarlijkse financieringsallocaties voor elk perceel vastgesteld. Tenders mogen de basisbudgetallocatie voor Jaar 1 voor het/de perceel/percelen waarop zij bieden, niet overschrijden. Elke Tender die de totale kosten voor Jaar 1 boven het aangegeven basisbudget voor dat perceel indient, wordt automatisch uitgesloten van evaluatie voor dat perceel.
De maximale budgetallocaties voor Jaar 1 zijn als volgt:
• Perceel 1: £100.000 (Jaar 1 plafond)
• Perceel 2: £170.000 (Jaar 1 plafond)
• Perceel 3: £247.000 (Jaar 1 plafond)
Deze waarden vertegenwoordigen het absolute plafond voor de prijzen van Jaar 1. Indieningen boven deze drempels kunnen niet worden overwogen.
Toegang tot aanbestedingsdocumenten en aanbestedingsprogramma
De Raad zal de aanbesteding administreren met behulp van haar e-sourcing systeem In-Tend, dat zal worden gebruikt voor:
•
Toegang tot en uitgifte van aanbestedingsinformatie en documentatie
•
Verzoeken om opheldering vóór indiening van de offerte en antwoorden
•
Indiening van offertes
•
Opening van offertes en toegang tot antwoorden
•
Verzoeken om opheldering en antwoorden na indiening van de offerte
•
Kennisgeving van de gunningsbeslissing en feedback
•
Publicatie van samenvattende informatie uit het contractregister in overeenstemming met de vereisten van de Local Government Transparency Code (2015).
Het In-Tend-systeem is gratis toegankelijk via de volgende weblink:
https://intendhost.co.uk/portsmouthcc/aspx/home
Dit aanbestedingsschema is indicatief en, hoewel de raad niet van plan is ervan af te wijken, behoudt zij zich het recht voor dit te allen tijde te doen.
Aanbestedingsdocumenten beschikbaar op Intend - Dinsdag 31 maart 2026
Uiterste datum voor verzoeken om opheldering - Vrijdag 17 april 2026 om 23:59
Uiterste datum voor indiening van offertes - Vrijdag 1 mei 2026 om 17:00
Evaluatie van offertes voltooid - Maandag 11 mei 2026
Interne governance & moderatie goedkeuringen - Dinsdag 13 mei 2026 tot Donderdag 14 mei 2026
Gunningsbeslissing meegedeeld aan leveranciers - Vrijdag 15 mei 2026
Stilstandsperiode - Maandag 18 mei 2026 - Donderdag 28 mei 2026
Gunning van contract - Vrijdag 29 mei 2026
Mobilisatieperiode - Maandag 1 juni 2026 - 31 augustus 2026
Startdatum contract - Dinsdag 1 september 2026