Alkuperäinen tarjouskilpailun kuvaus
JOHDANTO Rushmoor Borough Council ('neuvosto') kutsuu asianmukaisen kokemuksen omaavia toimittajia jättämään tarjouksia korjaus- ja huoltopalveluiden määräaikaissopimuksesta, joka liittyy sen kiinteistösalkkuun. KIINTEISTÖSalkku Sopimus kattaa koko neuvoston lainkäyttöalueen maantieteellisen alueen, johon kuuluvat Aldershot, Farnborough ja jotkut ympäröivät alueet. Kaupalliset kiinteistöt, joita sopimus palvelee, sisältävät teatterin, neuvoston toimistot, paviljongit, julkiset WC:t, urheilulaitokset sekä useita muita rakennustyyppejä. Neuvosto omistaa tällä hetkellä 140 kiinteistöä, jotka vaihtelevat vähittäiskaupan yksiköistä, urheilupaviljongeista, julkisista WC:istä, yhteisökeskuksista, teollisuustiloista, vapaa-ajankeskuksista, hautausmaista, krematorioista ja toimistoista. Monet kiinteistöistä ovat kuitenkin täysin vuokrattuja korjausvuokrasopimuksilla vuokralaisten kanssa. On vain 32 kiinteistöä, joita neuvosto säännöllisesti ylläpitää (katso liite B Rushmoor Property List 2026) ja jotka kuuluvat tämän sopimuksen piiriin alun perin ja joiden hallinnasta neuvoston kiinteistöpalvelut vastaavat. Sopimuksen piiriin kuuluvat kiinteistöt kuitenkin vaihtelevat ajan myötä, kun kiinteistöt vapautuvat, jos vuokralaiset pyytävät neuvostoa avustamaan töissä, uusia kiinteistöjä kehitetään / ostetaan tai luovutetaan. SOPIMUSALA Sopimus kattaa ensisijaisesti reagoivien korjauspalveluiden toimittamisen, varmistaen huolto-ongelmien oikea-aikaisen ja tehokkaan ratkaisemisen niiden ilmetessä, tyypillisesti enintään 10 000 punnan korjausarvolla. Reagoivien korjauspalveluiden kulutus vaihtelee vuosittain, mutta keskimäärin se on noin 200 000 puntaa (ilman ALV - kaikki seuraavat luvut myös ilman ALV) vuodessa. Arvioitu, sitomaton vuosittainen sopimusarvo, mukaan lukien ydin-, ei-ydin- ja valinnaiset työt, on arviolta noin 400 000 puntaa ilman ALV. Vaikka neuvosto voi lisätä tai poistaa kohteita sopimuksesta sekä merkittävästi muuttaa kohteita, se ei voi antaa yksityiskohtia siitä, mitä nämä muutokset voivat sisältää ja mikä voi laukaista tällaisia muutoksia sopimuksen voimassaoloaikana. Neuvosto ei siksi myöskään voi antaa lisätietoja siitä, miten tällaiset muutokset voivat positiivisesti tai negatiivisesti vaikuttaa sopimuksen arvoon perus- ja pidennetyn sopimuskauden aikana. Urakoitsijan on suoritettava seuraavat työt itse, sen sijaan että alihankkisi (ellei neuvoston myöntävän virkamiehen kanssa ole erikseen sovittu) • yleiset rakennustyöt • yleiset taidot (kourujen ja kattojen puhdistus) • puusepäntyöt • muuraustyöt • putkityöt (mukaan lukien yleiset kuuma- ja kylmävesiputkityöt; tukokset) • sisustustyöt • pienet ulkotyöt (mukaan lukien kuoppien täyttö; päällystekivien uudelleenasennus jne.) Yleiset rakennustyöt/monialaiset vaatimukset – ydintehtävät: Sisältää kattotyöt, kourut, maalaus- ja sisustustyöt. Muuraustyöt, ikkunoiden korjaus, vaihto ja lasitus, puusepäntyöt, putkityöt, rappaus, hätälevytys ja lukitustyöt. Pienet sähkötyöt, kuten uuden haarajohtoliittimen asennus tai olemassa olevien elementtien vaihto. Alueen kunnossapito – sisältää rikkaruohojen torjunnan, leikkauksen, aitaamisen, kourujen puhdistuksen, päällystämisen ja puiden leikkauksen. Yleiset rakennustyöt/monialaiset vaatimukset – ei-ydintehtävät: Sisältää maatyöt, polkujen/jalkakäytävien ja pienten teiden korjaukset, uusien sähköasennusten ja olemassa olevien sähköasennusten korjaukset sekä tilojen osittaisen tai täydellisen uudelleenjohdotuksen. Viemäröinti, painepesu ja tarkastus, kaivojen korjaukset. Kaasuun liittyvien elementtien asennus ja korjaus, mukaan lukien kattiloiden vaihto ja huolto. HVAC-laitteiden asennus ja huolto. Pikakorjaukset samana päivänä: Urakoitsijan on tarjottava pikakorjauspalvelu samana päivänä sekä kyky suorittaa ei-kiireellisiä töitä määräajassa, kuten KPI-dokumentissa ja tässä ja siihen liittyvissä asiakirjoissa määritellyissä SLA-vaatimuksissa. Projektityöt: Tämän ydintoimituksen lisäksi sopimus sisältää mahdollisuuden tilata pääomamenoihin (CapEx) liittyviä projektitöitä, joiden arvo on 10 000–100 000 puntaa, huomioiden, että useimmat projektit ovat 10 000–30 000 punnan arvoisia. Yli 10 000 punnan arvoiset pääomaprojektit eivät ole sopimuksessa taattuja, mutta ne hankitaan yleensä sen kautta, missä se on asianmukaista. Jos neuvosto päättää kutsua kilpailullisiin tarjouksiin 10 000–100 000 punnan projektitöiden toimittamisesta, määräaikaisen palvelun urakoitsija, kapasiteetista ja suorituskyvystä riippuen, kutsutaan yleensä tarjoamaan. Yleensä neuvosto suosii kilpailullisia tarjouksia sen sijaan, että käyttäisi määräaikaista palvelusopimusta yli 30 000 punnan arvoisiin sopimuksiin, vaikka otetaan huomioon useita tekijöitä, kuten kiireellisyys, tuleva huollon tehokkuus jne. Pääomaprojektien kysyntä voi vaihdella merkittävästi, eikä sitoumuksia voida tehdä tällaisten töiden määrästä tai tiheydestä. Pääomaprojektien kulut, jotka voidaan kattaa tulevan sopimuksen piirissä, vaihtelevat 350 000–700 000 punnan välillä vuodessa. On kuitenkin huomattava, että merkittävä osa tulevista menoista on kilpailullisten tarjousprosessien alaisia, ja määräaikaisen palvelusopimuksen kautta myönnettyjen pääomaprojektien arvo ei todennäköisesti ylitä 50 % kokonaispääomaprojektien budjetista minä tahansa vuonna. HINNOITTELUHinnat ovat kiinteät sopimuksen ensimmäisten kahdentoista kuukauden ajan, ja prosentuaalinen nousu vastaa kuluttajahintaindeksin (CPI) asianmukaisia indeksejä, jota sovelletaan vuoden kuluttua sopimuksen alkamispäivästä ja joka vuosi sen jälkeen sopimuksen voimassaoloaikana. Hinnoittelurakenteen yksityiskohdat, joita sopimukseen sovelletaan, on esitetty hankinta-asiakirjoissa. CPI-nousut voidaan soveltaa vain työvoimakustannuksiin ja hälytysmaksuun. Materiaalien, laitteiden, alihankkijoiden hallinnan ja yleiskustannusten/voittomarginaalin (%) nousut eivät ole sopimuksen voimassaoloaikana sovellettavia. Sopimus toimii dynaamisella kaupallisella perusteella, jossa työn määrää määrää nykyinen kiinteistösalkku, joka voi muuttua ajan myötä, ja esiin tulevat reagoivat ja suunnitellut huoltovaatimukset, joita ei voida sitoutua ja jotka vaihtelevat ajan myötä. Tiedot historiallisesta kysynnästä sisältyvät hankinta-asiakirjoihin. Laskutettaessa sopimuksesta otettua työtä on kunnioitettava kaikkia tarjottuja työvoimakustannuksia, lisämaksuja, hälytysmaksuja jne., huomioiden, että työn määrä ja koostumus määräytyvät dynaamisten vaatimusten mukaan. Valinnaiset projektit ja suunnitellut huoltotyöt ovat yleensä kiinteähintaisia tarjouksia, joissa tarjottu yleiskustannus/voittomarginaali (%) sovelletaan avoimen kirjanpidon perusteella, ja kaikki kustannukset ovat räätälöityjen työkustannusten alaisia. Soveltuvissa tapauksissa työvoimakustannukset ja lisämaksut on myös sovellettava valinnaisten kiinteähintaisten töiden hinnoitteluun 'meet or beat' -periaatteella. SOPIMUKSEN TEKEMINEN, KESTO, JATKO-OIKEUDET JA SOPIMUSMUOTO Sopimuksen tekemisen päivämäärä on suunniteltu 17. elokuuta 2026, ja palvelujen alkaminen on 1. lokakuuta 2026. Sopimus tehdään 2 vuoden perusajaksi, ja jatkomahdollisuus on enintään 5 vuotta. Sopimus tehdään JCT Measured Term Contract 2024 -sopimuksen mukaisesti. KOHTEEN KÄYNNIT JA TARJOAJIEN OHJEISTUS Kohteiden käynnit järjestetään 10. ja 16. kesäkuuta, jotta potentiaaliset tarjoajat voivat tutustua sopimuksen piiriin kuuluviin kohteisiin. Kohteen kierrokselle osallistuminen ei ole pakollinen edellytys tarjouksen tekemiselle. Toimittajien on rekisteröidyttävä osallistuakseen kohteiden käynnille ProContractin kautta viestitoimintoa käyttäen viimeistään 9. kesäkuuta, antaen delegaattiensa nimet, tehtävät ja yhteystiedot (sähköposti ja matkapuhelin). Toimittajat voivat lähettää enintään 2 delegaattia osallistumaan. Käyntipäivänä toimittajien on varmistettava, että heidän delegaattinsa ilmoittautuvat neuvoston toimistoihin klo 10.00. Käynnin odotetaan päättyvän noin klo 15.00. Tarjoajien ohjeistus järjestetään verkossa maanantaina 15. kesäkuuta klo 16.00 Microsoft Teamsin kautta. Ohjeistukseen osallistuminen on suositeltavaa, mutta ei pakollista. Neuvosto arvioi, että kokous ei kestä kauempaa kuin 60 minuuttia ja noudattaa alla ehdotettua esityslistaa: • 16:00–16:45 – Hankintaesitys • 16:45–17:00 – Kysymykset ja vastaukset Ohjeistukseen osallistua haluavat toimittajat käyttävät alla olevaa linkkiä: • Liity: https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • Kokous-ID: 344 775 063 123 429 • Salasana: hC62MK9J Kaikki kohteiden käyntien ja/tai tarjoajien ohjeistuksen aikana annetut selvennykset ovat myöhemmin saatavilla ProContract / SEBP:n kautta. HANKINTAPROSESSI, AIKATAULU JA HALLINTO Neuvosto käyttää avointa menettelyä tämän sopimuksen hankkimiseksi, joka sisältää osallistumisehdot ja tarjousten myöhemmän arvioinnin. Tämä hankinta-aikataulu on esitetty alla, ja vaikka neuvosto ei aio poiketa siitä, se pidättää oikeuden tehdä niin milloin tahansa. Jos yllä oleva ohjelma muuttuu, kaikki toimittajat tiedotetaan muutoksesta ProContract/SEBP:n kautta. • Hankintailmoitus julkaistu: 3. kesäkuuta 2026 • Hankintapaketti julkaistu ProContractissa: 2. kesäkuuta 2026 • Kohteiden käynnit: 10. ja 16. kesäkuuta 2026 • Verkkopohjainen tarjoajien ohjeistus: 15. kesäkuuta 2026 klo 16:00 • Selvennyspyyntöjen määräaika: 26. kesäkuuta 2026 klo 23:59 • Tarjousten palautuksen määräaika: 11. heinäkuuta 2026 klo 17:00 • Päätöksen ja arviointiyhteenvedon julkaisu: 30. heinäkuuta 2026 • Sopimuksen myöntämisilmoituksen julkaisu: 30. heinäkuuta 2026 • Seisokkiaika alkaa: 31. heinäkuuta 2026 • Seisokkiaika päättyy: 14. elokuuta 2026 klo 23:59 • Sopimuksen myöntäminen: 17. elokuuta 2026 • Mobilisointi: 17. elokuuta - 30. syyskuuta 2026 • Sopimuksen alkaminen: 1. lokakuuta 2026 Neuvosto hallinnoi hankintaa käyttämällä sähköistä hankintajärjestelmäänsä ProContract. ProContract-järjestelmään pääsee ilmaiseksi seuraavan verkkolinkin kautta: https://procontract.due-north.com/Login