Original udbudsbeskrivelse
INTRODUKTION Rushmoor Borough Council ('Rådet') inviterer udbud fra passende erfarne leverandører til levering af en kontrakt om reparations- og vedligeholdelsestjenester for krav relateret til dets ejendomsportefølje. EJENDOMS PORTEFØLJE Kontrakten vil dække hele Rådets jurisdiktions geografiske område, som omfatter Aldershot, Farnborough og nogle omkringliggende områder. De kommercielle aktiver, som kontrakten vil servicere, inkluderer et teater, rådskontorer, pavilloner, offentlige toiletter, sportsfaciliteter plus flere andre bygningstyper. Rådet ejer i øjeblikket 140 ejendomme, der spænder fra detailenheder, sportspavilloner, offentlige toiletter, samfundscentre, industribygninger, fritidscentre, kirkegårde, krematorier og kontorer. Mange af ejendommene har dog fulde reparationslejemål med lejere. Der er kun 32 ejendomme, som Rådet regelmæssigt vedligeholder (se bilag B Rushmoor Property List 2026), og som i første omgang vil falde ind under denne kontrakts omfang, og som Rådets ejendomsservice er ansvarlig for at administrere. Ejendommene, der er dækket af kontrakten, vil dog variere over tid, efterhånden som ejendomme bliver ledige, hvis lejere beder Rådet om hjælp til arbejdet, nye ejendomme udvikles / købes eller afhændes. OMFANG Kontrakten vil primært dække levering af reaktionsdygtige reparationstjenester, der sikrer rettidig og effektiv løsning af vedligeholdelsesproblemer, efterhånden som de opstår, typisk op til en maksimal reparationsværdi på £ 10.000. Udgifter til reaktionsdygtige reparationstjenester varierer pr. år, men er i gennemsnit ca. £ 200.000 (ekskl. moms - alle yderligere tal også ekskl. moms) pr. år. Den estimerede, ikke-bindende årlige kontraktværdi for kontrakten, inklusive kerne-, ikke-kerne- og valgfrie arbejder, estimeres til at være omkring £ 400.000 ekskl. moms. Selvom Rådet kan tilføje eller fjerne steder fra kontrakten samt ændre steder betydeligt, kan det ikke give detaljer om, hvad disse ændringer kan indebære, og hvad der kan udløse sådanne ændringer i kontraktens løbetid. Rådet er derfor heller ikke i stand til at give yderligere oplysninger om, hvordan sådanne ændringer positivt eller negativt kan påvirke kontraktens værdi over basis- og udvidet periode. Entreprenøren vil blive pålagt at levere følgende arbejder internt, snarere end at underentreprenere (medmindre specifikt aftalt med Rådets udstedende embedsmand) • generelle bygningsarbejder • generelle færdigheder (tagrender og tagrensning) • tømrerarbejde • murværk • VVS (inkl. generelle varmt og koldtvands VVS-arbejder; blokeringer) • dekorationer • mindre udvendige arbejder (inkl. udfyldning af huller; genopsætning af belægningssten osv.) Generelle bygningsarbejder/multihåndværkerkrav - Kerneopgaver: Inkluderer tagdækning, tagrender, maling og dekoration. Murværk, vinduesreparation, udskiftning og glasning, tømrerarbejde, VVS, pudsning, nødforing og låsesmedarbejde. Mindre elektrisk arbejde såsom installation af ny sikring eller udskiftning af eksisterende elementer. Grundvedligeholdelse - inkluderer ukrudtsbekæmpelse, beskæring, hegn, tagrenderensning, brolægning og træbeskæring. Generelle bygningsarbejder/multihåndværkerkrav - Ikke-kerneopgaver: Inkluderer jordarbejde, reparation af stier/fortove og mindre veje, nye installationer og reparationer af eksisterende elektriske installationer og delvis eller fuld omledningsføring af lokaler. Afløb, højtryksspuling og inspektion, reparation af brønde. Installation og reparation af gasrelaterede elementer, herunder udskiftning og service af kedler. Installation og service af HVAC. Akutte reparationer samme dag: Entreprenøren vil blive pålagt at levere en akut reparationsfacilitet samme dag samt evnen til at udføre ikke-akutte arbejder inden for den foreskrevne tidsramme, som angivet i KPI-dokumentet og under SLA-krav dækket i dette og relaterede dokumenter. Projektarbejder: Ud over denne kerneleverance vil kontrakten omfatte muligheden for at bestille kapitaludgifts (CapEx) projektarbejder til en værdi mellem £ 10.000 og £ 100.000, idet der bemærkes, at de fleste projekter vil være mellem £ 10.000 - £ 30.000. Kapitalprojekter over £ 10.000 er ikke garanteret inden for kontrakten, men vil generelt blive indkøbt herigennem, hvor det er relevant. Hvor Rådet vælger at invitere til konkurrencebud for levering af projektarbejder til £ 10k - £ 100k, vil den tidsbegrænsede serviceentreprenør, afhængigt af kapacitet og ydeevne, generelt blive inviteret til at byde. Generelt vil Rådet vælge konkurrencebud frem for at bruge den tidsbegrænsede servicekontrakt til kontrakter med højere værdi over £ 30.000, selvom en række overvejelser vil blive taget i betragtning, herunder hastighed, fremtidig vedligeholdelseseffektivitet osv. Efterspørgselsniveauet for kapitalprojekter kan variere betydeligt, og der kan ikke gives nogen garanti for mængden eller hyppigheden af sådanne arbejder. Forbrug til kapitalprojekter, der kan dækkes inden for rammerne af den fremtidige kontrakt, varierer fra £ 350.000 - £ 700.000 pr. år. Bemærk dog, at en betydelig del af fremtidige udgifter vil være underlagt konkurrencebudgivningsprocesser, og værdien af kapitalprojekter, der tildeles via den tidsbegrænsede servicekontrakt, vil sandsynligvis ikke overstige 50% af det samlede budget for kapitalprojekter for et givet år. PRIS Sætninger vil være faste i de første tolv måneder af kontrakten, med en procentvis stigning i overensstemmelse med de relevante indeks for forbrugerprisindekset (CPI) anvendt efter et år fra kontraktens startdato og hvert år derefter i kontraktens varighed. Detaljer om prisstrukturen, der vil blive anvendt på kontrakten, er angivet i udbudsdokumenterne. CPI-stigninger kan kun anvendes på arbejdslønninger og opkaldsgebyrer. % stigninger for materialer, udstyr, underleverandørstyring og overhead/profit% er ikke underlagt nogen stigninger i kontraktens varighed. Kontrakten vil fungere på en dynamisk kommerciel basis, hvor arbejdsomfanget vil blive dikteret af den nuværende ejendomsportefølje, som kan ændre sig over tid, og fremvoksende reaktions- og planlagte vedligeholdelseskrav, som igen ikke kan forpligtes til og vil variere over tid. Oplysninger om historisk efterspørgsel er inkluderet i udbudsdokumenterne. Ved fakturering af arbejde trukket fra kontrakten skal alle tilbudte arbejdslønninger, påslag, opkaldsgebyrer osv. respekteres, idet der bemærkes, at arbejdsomfanget og sammensætningen vil blive dikteret af dynamiske krav. Valgfrie projekt- og planlagte vedligeholdelsesarbejder vil generelt være genstand for fast pris tilbud med den tilbudte overhead/profit% anvendt på en åben bog-basis med alle omkostninger nedenunder underlagt skræddersyede arbejdsomkostninger. Hvor det er relevant, skal arbejdslønninger og påslag også anvendes på prissætning af valgfrie fastpris arbejder på en 'meet or beat' basis. TILDELING, VARIGHED, FORLÆNGELSESMULIGHEDER & KONTRAKTFORM Tildelingsdatoen for kontrakten er målrettet til 17. august 2026 med påbegyndelse af tjenester fra 1. oktober 2026. Kontrakten vil blive tildelt på en 2-årig basisperiode med muligheder for forlængelse op til maksimalt 5 år. Kontrakten vil blive tildelt ved hjælp af JCT Measured Term Contract 2024. STEDSVISIT & BUDGIVNINGSORIENTERING Stedsbesøg vil blive afholdt den 10. og 16. juni for at give potentielle budgivere mulighed for at sætte sig ind i et udvalg af steder, der er inkluderet i kontraktens omfang. Deltagelse i en stedstur er ikke en obligatorisk betingelse for at byde. Leverandører skal registrere sig for at deltage i stedsturen via ProContract ved hjælp af Beskedfunktionen senest den 9. juni, hvor de angiver navne, stilling og kontaktoplysninger (e-mail & mobil) for deres delegerede. Leverandører kan sende op til 2 delegerede til at deltage. På dagen skal leverandører sikre, at deres delegerede melder sig på Rådets kontorer kl. 10.00. Besøget forventes at blive afsluttet omkring kl. 15.00. En budgiverorientering vil blive afholdt online mandag den 15. juni kl. 16:00 via Microsoft Teams. Deltagelse i orienteringen opfordres til, men er ikke obligatorisk. Rådet forventer, at mødet ikke vil vare længere end 60 minutter og vil følge den foreslåede dagsorden nedenfor: • 16:00 til 16:45 - Udbudspræsentation • 16:45 til 17:00 - Spørgsmål og svar Leverandører, der ønsker at deltage i orienteringen, skal bruge linket nedenfor: • Deltag: https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • Møde-ID: 344 775 063 123 429 • Adgangskode: hC62MK9J Alle afklaringer, der gives på stedbesøg og/eller budgiverorientering, vil efterfølgende blive gjort tilgængelige via ProContract / SEBP. UDBUDSPROCESS, TIDSPLAN & ADMINISTRATION Rådet anvender den åbne procedure for udbuddet af denne kontrakt, som inkluderer betingelser for deltagelse og efterfølgende evaluering af tilbud. Denne udbudstidsplan vises nedenfor, og selvom Rådet ikke har til hensigt at afvige fra den, forbeholder det sig retten til at gøre det til enhver tid. Skulle ovenstående program ændre sig, vil alle leverandører blive informeret om denne ændring via ProContract/SEBP. • Udbudsmeddelelse udstedt: 3. juni 2026 • Udbudspakke udstedt på ProContract: 2. juni 2026 • Stedsbesøg: 10. og 16. juni 2026 • Online budgiverorientering: 15. juni 2026 kl. 16:00 • Frist for anmodninger om afklaring: 26. juni 2026 kl. 23:59 • Tilbudsfrist: 11. juli 2026 kl. 17:00 • Tildelingsbeslutning & vurderingsresuméer udstedt: 30. juli 2026 • Meddelelse om kontraktildeling udstedt: 30. juli 2026 • Standstill-periode starter: 31. juli 2026 • Standstill-periode slutter: 14. august 2026 kl. 23:59 • Kontraktstildeling: 17. august 2026 • Mobilisering: 17. august - 30. september 2026 • Kontraktens ikrafttræden: 1. oktober 2026 Rådet vil administrere udbuddet ved hjælp af sit e-sourcing-system ProContract. ProContract-systemet kan tilgås gratis via følgende weblink: https://procontract.due-north.com/Login