Oryginalny Opis Przetargu
Portsmouth City Council (Rada) zamierza powołać dwóch dostawców do świadczenia usług napraw i konserwacji dla swoich zasobów mieszkaniowych w ramach dwóch odrębnych umów, przy czym jeden z tych dostawców będzie również odpowiedzialny za Aktywa Korporacyjne. Umowy będą obowiązywać przez początkowy pięcioletni okres, z opcją przedłużenia o kolejne pięć lat w uzgodnionych odstępach czasu. Zamówienie jest podzielone na trzy części: Część 1 - Naprawy i konserwacja na wyspie (14–18 mln GBP rocznie), Część 2 - Naprawy i konserwacja poza wyspą (14–18 mln GBP rocznie), Część 3 - Naprawy i konserwacja Aktywów Korporacyjnych (około 0,75 mln GBP rocznie). Jedno ćwiczenie selekcji wstępnej dotyczy wszystkich trzech części. Tylko dostawcy, którzy przejdą Etap 1, zostaną zaproszeni do Etapu 2. W ramach Etapu 2 dostawcy muszą złożyć jedną ofertę obejmującą Część 1 i Część 2, podać preferowaną część i złożyć oddzielną ofertę dla Części 3. Najwyżej sklasyfikowany dostawca otrzyma preferowaną część, a drugi najwyżej sklasyfikowany dostawca otrzyma pozostałą część. Jeśli jakikolwiek dostawca odmówi przyznania zamówienia, Rada może odrzucić to zgłoszenie i zwrócić się do następnego w rankingu dostawcy. Tylko dostawcy składający w pełni zgodne oferty dla Części 1 i Części 2 będą kwalifikować się do Części 3, a rozpatrywani będą tylko dwaj wyznaczeni dostawcy dla Części 1 i Części 2. Dostawcy nie mogą składać ofert bezpośrednio na Część 3. Rada zarządza około 17 500 domami, w tym około 15 500 nieruchomościami wynajmowanymi społecznie i 2 000 nieruchomościami na zasadzie dzierżawy. Większość budynków to bloki mieszkalne zbudowane w latach 50. i 60. XX wieku. Historycznie zasoby były podzielone na te na wyspie (PO1-PO5) i poza wyspą (PO6-PO9), z niedawnymi przejęciami dodającymi około 800 domów w Gosport, Fareham i Winchester. Aktywa Korporacyjne są obecnie zarządzane przez wykonawcę z wyspy i obejmują około 550 budynków, głównie w PO1-PO5. Rocznie wykonuje się około 16 000 napraw na wyspie i 15 000 poza wyspą, a wolumeny oczekuje się, że pozostaną stabilne. W ciągu najbliższych 5-10 lat może zostać dodanych do 1000 nowych lokali mieszkalnych. Nowe obszary robocze są prawdopodobne w miarę wdrażania środków dekarbonizacji i odnawialnych źródeł energii w całym zasobie. Rada przewiduje przyszłe wyzwania w ciągu najbliższej dekady, w tym zmiany wynikające z Ustawy o Bezpieczeństwie Budynków i Ustawy o Bezpieczeństwie Pożarowym, większy nadzór nad zgodnością, zwiększone wymagania dotyczące dokładności informacji i większe skupienie na kwestiach takich jak wilgoć i pleśń pod nadzorem Regulatora Mieszkalnictwa Socjalnego. Dostawcy muszą współpracować z Radą, aby sprostać tym wymaganiom. Istniejące dwie umowy o remonty i konserwację zasobów mieszkaniowych (NEC4 Opcja E) obowiązywały przez 10 lat plus 12-miesięczne przedłużenie i wygasną 31 marca 2027 r., o łącznej wartości około 400 mln GBP. Świadczone usługi obejmują naprawy reaktywne, prace w pustostanach, adaptacje dla osób niepełnosprawnych, dekoracje, testy zgodności, naprawy paneli słonecznych, kontrole bezpieczeństwa pożarowego i serwisowanie różnych urządzeń. Aktywa Korporacyjne obejmują szeroki zakres budynków, w tym szkoły, biura, magazyny, depoty, domy opieki, mieszkania chronione, ośrodki wspieranego mieszkalnictwa i obiekty morskie (te ostatnie zostaną zamówione oddzielnie). Rocznie wykonuje się około 2000 napraw o wartości 750 000 GBP rocznie. Podstawowe usługi obejmują ogólne naprawy, kontrole czujników dymu/ciepła, EICR, oświetlenie awaryjne, kontrole wentylacji, naprawy MVHR, usuwanie azbestu, drzwi przeciwpożarowe, systemy domofonowe, wezwanie dozorcy, konserwację PV, prace w pustostanach i usługi poza godzinami pracy. Dostawcy muszą zapewnić całodobową obsługę poza godzinami pracy. Usługi pomocnicze mogą obejmować prace dekarbonizacyjne, pompy ciepła powietrze-woda, naprawy instalacji wodnych, wentylację komunalną, naprawy na wyspie i poza nią, prace związane z Aktywami Korporacyjnymi oraz awaryjne serwisowanie gazu. Specyfikacja określa wymagania funkcjonalne i dotyczące wydajności i może zostać zaktualizowana przed Etapiem 2. Naprawy Aktywów Korporacyjnych (Część 3) będą realizowane przez dostawcę z Części 1 lub Części 2 w celu zapewnienia spójności, jasnej odpowiedzialności i wartości pieniądza. Takie podejście wspiera efektywność operacyjną i zapewnia elastyczność w przygotowaniu na potencjalną Reorganizację Samorządową (LGR). W przypadku LGR Rada może odziedziczyć znacznie większy portfel Aktywów Korporacyjnych, potencjalnie zwiększając roczne zapotrzebowanie na remonty i konserwację o kilka milionów funtów. W takich okolicznościach Rada może zmienić umowę na Część 3, utworzyć nową część otwartą tylko dla dostawców z Części 1 i Części 2 lub przeprowadzić oddzielny przetarg. Rada oczekuje, że wymagania pozostaną w przybliżeniu spójne, ale może dostosować zakres, granice lub obowiązki ustawowe, aby odzwierciedlić wszelkie zmiany wynikające z LGR. Oczekuje się, że dostawcy będą współpracować z Radą i innymi wykonawcami. W poprzednich umowach stosowano model partnerstwa otwartej księgowości i Vanguard Systems Thinking, którego Rada oczekuje kontynuacji. Rada jest zaangażowana w poprawę realizacji wartości społecznej. Informacje można znaleźć pod adresem: https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/. Aby wesprzeć organizacje, które nie mogą zrealizować pełnego zakresu umowy, ale chcą oferować usługi głównym oferentom, Rada będzie prowadzić dobrowolną listę zainteresowanych podwykonawców i partnerów łańcucha dostaw. Dostawcy chcący zaoferować swoje usługi jako podwykonawcy powinni skontaktować się z Radą za pośrednictwem funkcji korespondencji In Tend i podać nazwę firmy i numer referencyjny, dane kontaktowe, krótki opis usług, odpowiednie doświadczenie i adres strony internetowej. Rada zbierze te informacje i udostępni je wszystkim głównym oferentom na zasadzie braku odpowiedzialności i gwarancji. Umieszczenie na liście nie stanowi poparcia, wstępnej kwalifikacji ani rekomendacji. Główni oferenci są wyłącznie odpowiedzialni za ocenę przydatności, zdolności i zgodności wszelkich podwykonawców, których zdecydują się zaangażować. Przegląd Samorządowy: W ramach szerszego Przeglądu Samorządowego (LGR) Rada została zobowiązana do nawiązania współpracy z sąsiednimi władzami w celu zbadania przyszłych reform strukturalnych, możliwości wspólnych usług i uzgodnienia ustaleń dotyczących zarządzania. Rząd Wielkiej Brytanii potwierdził teraz swoją decyzję dotyczącą Reorganizacji Samorządowej w Hampshire i na Wyspie Wight. Zgodnie z zatwierdzonymi propozycjami, Portsmouth City Council stanie się częścią nowego, większego organu jednostkowego obejmującego obszary Gosport, Fareham i Havant, a także Newlands, Horndean, Clanfield i Rowlands Castle. Nowy organ jednostkowy formalnie powstanie 1 kwietnia 2028 r., w którym to momencie Portsmouth City Council, w obecnej formie, zostanie prawnie rozwiązany 31 marca 2028 r. Chociaż model świadczenia usług nowego organu nie został jeszcze sfinalizowany, reorganizacja połączy wszystkie istniejące odpowiedzialności za usługi samorządowe w ramach nowego obszaru. Oznacza to, że obecne zapotrzebowanie, zakres i wymagania operacyjne dotyczące usług Napraw i Konserwacji (R&M) mogą ulec znaczącej zmianie w ramach transformacji, w zależności od ostatecznej bazy aktywów, profilu zasobów i ustaleń dotyczących zarządzania ustalonych dla nowego organu. Dla samego obecnego zasięgu Portsmouth, szacowana 10-letnia całkowita wartość umowy pozostaje w przedziale od 336 do 450 mln GBP, uwzględniając presję inflacyjną, przewidywany wzrost zasobów, strumienie prac dekarbonizacyjnych i zwiększone wymagania dotyczące zgodności. Po LGR oczekuje się, że całkowita wartość możliwości znacząco wzrośnie, ze względu na połączone zasoby mieszkaniowe, szerszy majątek korporacyjny, dodatkowe budynki operacyjne, szerszy zasięg geograficzny i zwiększone zapotrzebowanie na naprawy zintegrowane z łączących się władz. Rada będzie nadal odpowiedzialnie planować transformację i zastrzega sobie prawo do modyfikacji umowy zgodnie z Harmonogramem 8 Ustawy o Zamówieniach Publicznych z 2023 r., jeśli zatwierdzone ustalenia LGR będą wymagały zmian w zakresie, wartości lub strukturze dostaw. W celach planistycznych, i przy braku potwierdzonych danych dotyczących zasobów i aktywów od potencjalnych władz partnerskich, wstępne szacunki wskazują, że ogólne zapotrzebowanie na konserwację może wzrosnąć o 50% do 70% w porównaniu do samego Portsmouth. Na tej podstawie, skorygowana o inflację 10-letnia całkowita wartość możliwości szacowana jest na między 504 a 765 mln GBP. Hampshire County Council (HCC) obecnie przetwarza umowę o utrzymanie na czas (2026-2036) o wartości 250 mln GBP na 10 lat, obejmującą usługi związane z konstrukcją budynków i M&E w około 825 lokalizacjach, w tym w szkołach. W zależności od wyniku, wyznaczony wykonawca HCC może nadal zarządzać częścią lub całością tych aktywów po LGR, co oznacza, że na początku może nie być żadnych zmian w zakresie elementu Aktywów Korporacyjnych tego zamówienia. Jednakże, jeśli nowy organ jednostkowy przejmie bezpośrednią odpowiedzialność za Aktywa Korporacyjne HCC w ramach zreorganizowanego obszaru, nowy organ przewiduje przejęcie znacznej części tego portfela usług. Na podstawie modelowania, przejęte zapotrzebowanie na remonty i konserwację Aktywów Korporacyjnych może wynosić około 20% wartości umowy HCC, chociaż Rada zastrzega sobie prawo do przekroczenia tego szacunku, jeśli wymagać tego będą przyszłe wytyczne rządowe lub transfery ustawowe. W przypadku reorganizacji umowy będą zawierać klauzule pozwalające na cesję umowy na następujące organy. Klauzula cesji prawdopodobnie stwierdzi, że każda umowa może zostać przeniesiona na dowolny nowy organ, który zastąpi pierwotny organ kontraktujący. Więcej informacji na temat LGR można znaleźć pod następującym linkiem - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/. Dodatkowe informacje dotyczące znanych ryzyk znajdują się w dalszej części poniższego ogłoszenia w odniesieniu do innych informacji.