Nøkkelhåndteringssystem for flåten

Politimester- og kriminalitetskommissæren for Warwickshire, på vegne av Warwickshire Police, inviterer til anbud for levering av et sikkert nøkkelhåndteringssystem for flåten på tvers av operative politistasjoner i Warwickshire. Kravet vil bli utlyst som én enkelt kontrakt. I samsvar med § 18 i anskaffelsesloven av 2023, vurderte myndigheten om kravet kunne deles hensiktsmessig i lotter. Etter vurdering konkluderte myndigheten med at én enkelt kontrakt er operasjonelt og teknisk foretrukket på grunn av integrasjons-, konsistens-, sikkerhets- og støttekrav på tvers av alle operative steder. Warwickshire Police søker en sikker elektronisk løsning for nøkkelhåndtering av flåten for å administrere, spore og revidere tilgang til bilnøkler på tvers av operative politistasjoner. • Gjelder for omtrent 350 sett med nøkler til flåtekjøretøy på 17 operative steder. • Dekker sikker lagring, utstedelse, retur, revisjon, rapportering og støtte. • Omfanget i utgangspunktet er nøkler til flåtekjøretøy, med mulighet for utvidelse til andre kontrollerte eiendeler (f.eks. drivstoffkort, utstyr) som et opsjonsalternativ. Mål/Formål: Løsningen skal: • Tilby en sikker, reviderbar og standardisert metode for administrasjon av flåtenøkler for kjøretøy på tvers av alle Warwickshire Politis steder. • Erstatte inkonsekvente lokale praksiser med et kontrollert system for hele politistyrken. • Støtte forbedret styring, ansvarlighet og risikostyring for tilgang til kjøretøy. • Muliggjøre fremtidige operasjonelle effektiviseringer (f.eks. innsikt i pooling og utnyttelse); imidlertid er ingen systemintegrasjoner påkrevd ved den innledende implementeringen. Vi ønsker tilbud velkommen fra SMB-er, konsortier og leverandører som er nye i politimiljøer, forutsatt at de kan demonstrere den nødvendige tekniske kapasiteten, evnen og relevant erfaring. Den foreslåtte kontraktsperioden er 3 år med mulighet for forlengelse i ytterligere 2 perioder på 12 måneder hver, avhengig av tilfredsstillende ytelse og operasjonelle krav. Alle interesserklæringer må sendes via Warwickshire Politis In-tend portal, som er vert for In-tend Bluelight Hub: https://sell2.in-tend.co.uk/blpd/home Leverandører kan se anbuddetaljer via 'Tenders'-seksjonen. Tilgang til anskaffelsesdokumenter krever leverandørregistrering/innlogging. Nye leverandører bør registrere seg og deretter få tilgang til 'Portals'-seksjonen og velge 'connect with Warwickshire Police'. Alle spørsmål knyttet til denne anskaffelsesprosedyren må rettes via 'Correspondence'-funksjonen på In-tend portalen. Fullstendige detaljer om anskaffelsesprosessen, evalueringsmetodikk, spesifikasjon og kontraktsvilkår er inneholdt i anskaffelsesdokumentene. Tilbud må sendes via In-tend portalen før fristen. Det er gjennomført innledende markedsdialog for denne kontrakten. Som et resultat av innledende markedsdialog er estimert kontraktsverdi £151 105 pluss MVA for en redusert utrulling og £182 585 pluss MVA for en full utrulling på hele eiendommen (inkludert forlengelsesopsjoner). Dette anbudet overstiger den relevante terskelen og er derfor underlagt anskaffelsesloven av 2023 og er en anbudsprosess som krever innlevering av forslag, prisinformasjon og obligatorisk kommersiell informasjon. Myndigheten gjennomfører en konkurransebasert fleksibel prosedyre i henhold til loven. Tilbudsgivere bør merke seg at prosessen kan omfatte evaluering av skriftlige innleveringer, leverandørdemonstrasjoner, avklaringsaktiviteter og et Beste og Endelige Tilbud (BAFO)-stadium som følger: • Trinn 1 – Deltakelse og anbud • Trinn 2 – Leverandørdemonstrasjoner etterfulgt av Beste og Endelige Tilbud (BAFO) • Trinn 3 – Kontraktstildeling Ytterligere detaljer angående demonstrasjonskrav, evalueringsmetodikk og anskaffelsesprosess er inneholdt i anskaffelsesdokumentene. Myndigheten forbeholder seg retten til å endre anskaffelsesprosessen og tidsplanen etter behov gjennom hele anskaffelsen i samsvar med anskaffelsesloven av 2023 og prinsippene om åpenhet og likebehandling. Myndigheten har identifisert potensielle endringsgrunnlag i henhold til vedlegg 8 til anskaffelsesloven av 2023. Disse kan omfatte uforutsette operasjonelle endringer, endringer som følge av politireformer eller flåteendringer, og levering av ytterligere kompatible varer eller tjenester der det er objektivt begrunnet, operasjonelt nødvendig og lovlig tillatt. Hvor de relevante betingelsene under vedlegg 8 til loven er oppfylt, vil enhver kontraktsendring bli behandlet som en tillatt kontraktsendring. I samsvar med § 8 i vedlegg 5 til anskaffelsesloven av 2023, forbeholder myndigheten seg retten til å direkte tildele en kontrakt der den konkurransebaserte prosedyren ikke resulterer i et akseptabelt tilbud og de lovbestemte vilkårene er oppfylt. Myndigheten forbeholder seg retten, der det er lovlig tillatt i henhold til loven, til å tildele ytterligere lignende varer eller tjenester til den utpekte leverandøren der det er operasjonelt nødvendig og der alle lovbestemte vilkår er oppfylt. Eventuelle interessekonflikter identifisert under denne anskaffelsen vil bli håndtert av myndigheten i samsvar med anskaffelsesloven av 2023 og dens interne styringsprosedyrer. Myndigheten forbeholder seg retten til ikke å tildele en kontrakt som følge av denne anskaffelsesprosedyren.