Vloot sleutelbeheersysteem

De Commissaris voor Politie en Criminaliteit van Warwickshire, namens de Politie van Warwickshire, nodigt uit tot het indienen van aanbestedingen voor de levering van een veilig sleutelbeheersysteem voor de vloot op operationele politielocaties in Warwickshire. De vereiste zal worden aanbesteed als één enkel contract. In overeenstemming met sectie 18 van de Aanbestedingswet 2023, heeft de Autoriteit overwogen of de vereiste passend kon worden verdeeld in percelen. Na beoordeling concludeerde de Autoriteit dat een enkel contract operationeel en technisch de voorkeur geniet vanwege integratie-, consistentie-, beveiligings- en ondersteuningsvereisten op alle operationele locaties. De Politie van Warwickshire zoekt een veilige elektronische oplossing voor sleutelbeheer van de vloot om de toegang tot voertu sleutels te beheren, volgen en auditen op operationele politielocaties. • Van toepassing op ongeveer 350 sets sleutels voor vlootvoertuigen op 17 operationele locaties. • Omvat veilige opslag, uitgifte, retour, audit, rapportage en ondersteuning. • De initiële scope betreft sleutels van vlootvoertuigen, met uitbreidingsmogelijkheden voor andere gecontroleerde activa (bijv. brandstofkaarten, apparatuur) als optie. Doelstelling/Doel: De oplossing dient: • Een veilige, auditeerbare en gestandaardiseerde methode te bieden voor het beheer van sleutels van vlootvoertuigen op alle locaties van de Politie van Warwickshire. • Inconsistente lokale praktijken te vervangen door een krachtbreed gecontroleerd systeem. • Verbeterd bestuur, verantwoordelijkheid en risicobeheer voor toegang tot voertuigen te ondersteunen. • Toekomstige operationele efficiënties mogelijk te maken (bijv. inzicht in pooling en benutting); echter zijn er bij de initiële implementatie geen systeemintegraties vereist. We verwelkomen biedingen van MKB's, consortia en leveranciers die nieuw zijn in politiewezen, mits zij de vereiste technische capaciteit, potentieel en relevante ervaring kunnen aantonen. De voorgestelde contractduur is 3 jaar met de optie tot verlenging voor nog eens 2 periodes van elk 12 maanden, onder voorbehoud van bevredigende prestaties en operationele vereisten. Alle interesseverklaringen moeten worden ingediend via het In-tend portaal van de Politie van Warwickshire, gehost op de In-tend Bluelight Hub: https://sell2.in-tend.co.uk/blpd/home Leveranciers kunnen de aanbestedingsdetails bekijken via de sectie 'Tenders'. Toegang tot aanbestedingsdocumenten vereist leveranciersregistratie/login. Nieuwe leveranciers moeten zich registreren en vervolgens de sectie 'Portals' benaderen en 'connect with Warwickshire Police' selecteren. Alle vragen met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure moeten worden gesteld via de 'Correspondence'-functie op het In-tend portaal. Volledige details van het aanbestedingsproces, de evaluatiemethodologie, de specificatie en de contractvoorwaarden zijn opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. Indieningen moeten via het In-tend portaal worden ingediend vóór de deadline. Er is een voorlopige marktverkenning uitgevoerd voor dit contract. Als resultaat van de voorlopige marktverkenning is de geschatte contractwaarde £151.105 exclusief btw voor een beperkte uitrol en £182.585 exclusief btw voor een volledige uitrol over het gehele terrein (inclusief verlengingsopties). Deze aanbesteding valt boven de relevante drempel en is daarom onderworpen aan de Aanbestedingswet 2023 en is een aanbestedingsproces dat de indiening van voorstellen, prijsinformatie en verplichte commerciële informatie vereist. De Autoriteit voert een Concurrentie Flexibele Procedure uit in overeenstemming met de wet. Aanbesteders moeten er rekening mee houden dat het proces de evaluatie van schriftelijke inzendingen, leveranciersdemonstraties, verduidelijkingsactiviteiten en een fase voor het Beste en Definitieve Bod (BAFO) kan omvatten, als volgt: • Fase 1 – Deelname en Aanbesteding • Fase 2 – Leveranciersdemonstraties gevolgd door een Beste en Definitief Bod (BAFO) • Fase 3 – Contracttoekenning Verdere details met betrekking tot de demonstratievereisten, de evaluatiemethodologie en het aanbestedingsproces zijn opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. De Autoriteit behoudt zich het recht voor om het aanbestedingsproces en de tijdlijn indien nodig gedurende de aanbesteding aan te passen, in overeenstemming met de Aanbestedingswet 2023 en de beginselen van transparantie en gelijke behandeling. De Autoriteit heeft potentiële wijzigingsgronden geïdentificeerd in overeenstemming met Bijlage 8 van de Aanbestedingswet 2023. Deze kunnen onvoorziene operationele veranderingen, veranderingen als gevolg van politie hervormingen of vlootwijzigingen, en de levering van aanvullende compatibele goederen of diensten omvatten, indien objectief gerechtvaardigd, operationeel vereist en wettelijk toegestaan. Wanneer de relevante voorwaarden onder Bijlage 8 van de wet zijn vervuld, zal elke contractwijziging worden behandeld als een toegestane contractwijziging. In overeenstemming met Bijlage 5, paragraaf 8 van de Aanbestedingswet 2023, behoudt de Autoriteit zich het recht voor om een contract rechtstreeks toe te kennen wanneer de concurrentieprocedure niet resulteert in een acceptabel bod en de wettelijke voorwaarden zijn vervuld. De Autoriteit behoudt zich het recht voor, indien wettelijk toegestaan onder de wet, om aanvullende soortgelijke goederen of diensten toe te kennen aan de aangewezen leverancier wanneer dit operationeel vereist is en wanneer aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan. Eventuele belangenconflicten die tijdens deze aanbesteding worden geïdentificeerd, zullen door de Autoriteit worden beheerd in overeenstemming met de Aanbestedingswet 2023 en haar interne governance procedures. De Autoriteit behoudt zich het recht voor om geen contract toe te kennen als gevolg van deze aanbestedingsprocedure.