Flådens nøgleadministrationssystem

Politi- og kriminalitetskommissæren for Warwickshire, på vegne af Warwickshire Police, inviterer til udbud om levering af et sikkert flådenøgleadministrationssystem på tværs af operationelle politistationer i Warwickshire. Kravet vil blive udbudt som én enkelt kontrakt. I overensstemmelse med § 18 i udbudsloven af 2023 overvejede myndigheden, om kravet kunne opdeles i partier. Efter vurdering konkluderede myndigheden, at en enkelt kontrakt er operationelt og teknisk at foretrække på grund af integrations-, konsistens-, sikkerheds- og supportkrav på tværs af alle operationelle lokationer. Warwickshire Police søger en sikker elektronisk flådenøgleadministrationsløsning til at administrere, spore og revidere adgang til køretøjsnøgler på tværs af operationelle politistationer. • Gælder for ca. 350 sæt nøgler til flådekøretøjer på 17 operationelle lokationer. • Omfatter sikker opbevaring, udlevering, returnering, revision, rapportering og support. • Den indledende omfang er nøgler til flådekøretøjer, med mulighed for udvidelse til andre kontrollerede aktiver (f.eks. brændstofkort, udstyr) som en option. Mål/Formål: Løsningen skal: • Levere en sikker, reviderbar og standardiseret metode til administration af flådenøgle til køretøjer på tværs af alle Warwickshire Politis lokationer. • Erstatte inkonsistente lokale praksisser med et system, der kontrolleres på tværs af hele styrken. • Understøtte forbedret styring, ansvarlighed og risikostyring for adgang til køretøjer. • Muliggøre fremtidige operationelle effektiviseringer (f.eks. indsigt i puljering og udnyttelse); dog kræves ingen systemintegrationer ved den indledende implementering. Vi byder velkommen til tilbud fra SMV'er, konsortier og leverandører, der er nye i politimiljøer, forudsat at de kan demonstrere den krævede tekniske kapacitet, evne og relevante erfaring. Den foreslåede kontraktperiode er 3 år med mulighed for forlængelse i yderligere 2 perioder á 12 måneder, afhængigt af tilfredsstillende ydeevne og operationelle krav. Alle interesseerklæringer skal ske via Warwickshire Politis In-tend portal, der er hostet på In-tend Bluelight Hub: https://sell2.in-tend.co.uk/blpd/home Leverandører kan se udbudsdetaljer via sektionen 'Tenders'. Adgang til udbudsdokumenter kræver leverandørregistrering/login. Nye leverandører bør registrere sig og derefter tilgå sektionen 'Portals' og vælge 'connect with Warwickshire Police'. Alle spørgsmål vedrørende denne udbudsprocedure skal rettes via 'Correspondence'-funktionen på In-tend portalen. Fuldstændige detaljer om udbudsprocessen, evalueringsmetodologi, specifikation og kontraktbetingelser er indeholdt i udbudsdokumenterne. Tilbud skal indsendes via In-tend portalen inden fristens udløb. Der er udført indledende markedsdialog for denne kontrakt. Som følge af den indledende markedsdialog er den estimerede kontraktværdi £151.105 plus moms for en reduceret udrulning og £182.585 plus moms for en fuld udrulning på tværs af ejendommen (inklusive forlængelsesmuligheder). Dette udbud overstiger den relevante tærskel og er derfor omfattet af udbudsloven af 2023 og er en udbudsproces, der kræver indsendelse af forslag, prisoplysninger og obligatoriske kommercielle oplysninger. Myndigheden gennemfører en konkurrencepræget fleksibel procedure i henhold til loven. Tilbudsgivere bør bemærke, at processen kan omfatte evaluering af skriftlige indsendelser, leverandørdemonstrationer, afklaringsaktiviteter og en fase med bedste og endelige tilbud (BAFO) som følger: • Fase 1 – Deltagelse og udbud • Fase 2 – Leverandørdemonstrationer efterfulgt af bedste og endelige tilbud (BAFO) • Fase 3 – Kontraktstildeling Yderligere detaljer vedrørende demonstrationskrav, evalueringsmetodologi og udbudsproces er indeholdt i udbudsdokumenterne. Myndigheden forbeholder sig retten til at ændre udbudsprocessen og tidsplanen efter behov i løbet af udbuddet i overensstemmelse med udbudsloven af 2023 og principperne om gennemsigtighed og ligebehandling. Myndigheden har identificeret potentielle ændringsgrunde i henhold til bilag 8 til udbudsloven af 2023. Disse kan omfatte uforudsete operationelle ændringer, ændringer som følge af politireformer eller flådeændringer, og levering af yderligere kompatible varer eller tjenester, når det er objektivt begrundet, operationelt påkrævet og lovligt tilladt. Hvor de relevante betingelser i bilag 8 til loven er opfyldt, vil enhver kontraktændring blive behandlet som en tilladt kontraktændring. I overensstemmelse med § 8 i bilag 5 til udbudsloven af 2023 forbeholder myndigheden sig retten til direkte at tildele en kontrakt, hvor den konkurrenceprægede procedure ikke resulterer i et acceptabelt tilbud, og de lovmæssige betingelser er opfyldt. Myndigheden forbeholder sig retten, hvor det er lovligt tilladt i henhold til loven, til at tildele yderligere lignende varer eller tjenester til den udpegede leverandør, når det er operationelt påkrævet, og når alle lovmæssige betingelser er opfyldt. Eventuelle interessekonflikter identificeret under dette udbud vil blive håndteret af myndigheden i overensstemmelse med udbudsloven af 2023 og dens interne styringsprocedurer. Myndigheden forbeholder sig retten til ikke at tildele en kontrakt som følge af denne udbudsproces.