Originele aanbestedingsbeschrijving
Cadent Gas vereist juridische ondersteuningsdiensten voor schuld- en schade-incasso, die twee onafhankelijke interne werkstromen bestrijken. Hoewel dit twee aparte interne werkstromen zijn, is het de bedoeling om de gehele dienstverlening aan één leverancier toe te kennen om beide elementen te leveren. Werkstroom 1 - Juridische ondersteuningsdiensten De portefeuille van claims die onder dit contract beheerd moet worden, omvat onder meer: Invordering van contractuele bedragen – inclusief claims met betrekking tot aansluitingswerkzaamheden, wijzigingen, omleidingswerkzaamheden en andere operationele diensten. Claims wegens gasdiefstal – na te streven onder de Gas Act 1986 en bijbehorende licentieverplichtingen. Invordering van bedragen voor werkzaamheden ter bescherming van installaties. Diverse andere facturen die een reeks diensten dekken. Invordering van voormalige werknemers – indien toegestaan onder de voorwaarden van het arbeidscontract. Dit proces maakt gebruik van SAP, dat gefaciliteerd wordt door de Cadent-leidinggevende in plaats van directe systeemtoegang. Daarnaast is er een apart systeem voor kostenberekeningen genaamd Apperio, waarvoor Cadent indien nodig toegang zal faciliteren. Cadent zou ondersteuning van de leverancier vereisen bij het verdedigen van claims ingediend door derden, inclusief kleine claims die een dringende reactie vereisen en algemene procesondersteuning (pre-action engagement, processtukken, zittingen, onderhandelingen). De leverancier moet sterke proces- en incassoreferenties aantonen en een volledig levenscyclusbeheer bieden, inclusief beoordeling van de merites, processtrategie, pleitbezorging, ADR, executie en beheer van zowel verdedigde als onverdedigde zaken. Zij moeten een robuust zaakbeheersysteem onderhouden, sterke werkrelaties opbouwen, strategisch advies geven en transparante facturen leveren. De leverancier moet Cadent ook geïnformeerd, casus-specifiek advies geven over hoe ver elke claim moet worden nagestreefd, gebaseerd op een op bewijs gebaseerde beoordeling van de waarschijnlijkheid van incasso. Deze beoordeling moet alle relevante indicatoren omvatten, waaronder de P2P-score (propensity to pay), controles van land- of activabezit, de arbeidsstatus en alle beschikbare financiële informatie. De leverancier moet adviseren of de omstandigheden rechtvaardigen om verder te gaan dan de pre-action fase naar een rechtszaak, of dat alternatieve incassomethoden geschikter zijn. Dit omvat het aanbevelen van geschikte executiemogelijkheden, zoals hypotheekaktes (Charging Orders) wanneer de schuldenaar eigendom bezit, loonbeslag (Attachment of Earnings Orders) wanneer stabiele werkgelegenheid is bevestigd, of andere passende executiemechanismen. De leverancier moet duidelijke aanbevelingen presenteren die de verwachte incassoperspectieven en kosten-batenoverwegingen schetsen om Cadent te ondersteunen bij het nemen van weloverwogen beslissingen met betrekking tot escalatie van zaken. Pre-action procedures Om consistentie, naleving en effectieve voorbereiding van zaken te waarborgen, moet de leverancier voldoen aan de volgende vereisten van het pre-action protocol: Een pre-action protocol (PAP) claimbrief is alleen vereist voor business-to-individual zaken. Voor alle andere zaken waarbij PAP niet van toepassing is, moet de leverancier de algemene pre-action vereisten van de Civil Procedure Rules volgen. Vereisten voor zaakvoorbereiding Voor alle meldingen van gasdiefstal moet de leverancier een betalingsbereidheidsscore verkrijgen en documenteren voordat juridische stappen worden ondernomen. Opsporingsvereisten – Indien het adres van een schuldenaar onbekend, niet geverifieerd of betwist is, moet de leverancier een opsporing uitvoeren en de resultaten verstrekken voordat juridische procedures worden gestart. Verwachtingen qua werkdruk Cadent verwacht de volgende geschatte volumes: Kleine claims: Ongeveer 30 zaken per maand, doorgaans met een waarde van minder dan £ 5.000. Claims met hoge waarde: Op elk gegeven moment 20-30 lopende zaken met waarden boven de drempel voor kleine claims. Een klein aantal hiervan kan variëren tussen £ 100.000 en £ 1-2 miljoen en betreft doorgaans schade aan activa of gasdiefstal onder relevante wettelijke kaders. Werkstroom 2 - Schadeclaims: Cadent vereist juridische ondersteuningsdiensten om de incasso van schade aan haar activa te verwerken en te beheren en, op beperkte basis, de verdediging van claims die door derden tegen haar zijn ingediend. De diensten hebben voornamelijk betrekking op schadeclaims op basis van nalatigheid, wettelijke claims en bouwgerelateerde geschillen en omvatten zowel volumegedreven werk van lagere waarde als complexe, hoogwaardige zaken. Dit proces maakt gebruik van het Evoclaim zaakbeheersysteem, waarvoor Cadent toegang zou verlenen aan de succesvolle leverancier. Daarnaast is er een apart systeem voor kostenberekeningen genaamd Apperio, waarvoor Cadent indien nodig toegang zal faciliteren. Schadeclaims zijn opgesplitst in twee werkstromen: 1. Claims met lage waarde (onder £ 10.000): a. Schuldinvordering b. Volledige juridische procedure 2. Claims met hoge waarde (boven £ 10.000) De leverancier zal worden verplicht om claims te beheren en voort te zetten, inclusief, maar niet beperkt tot: Claims die voortvloeien uit schade aan activa, voornamelijk gebaseerd op nalatigheid. Claims waarbij derden niet hebben voldaan aan de relevante richtlijnen van de Health and Safety Executive (HSE) bij het uitvoeren van werkzaamheden. Wettelijke claims tegen andere wettelijke nutsbedrijven volgens de New Roads and Street Works Act 1991 (NRSWA). Claims tegen huurders onder de Gas Act die werkzaamheden toestaan die schade veroorzaken. Beperkte ondersteuning bij het verdedigen van claims ingediend tegen de contracterende autoriteit, doorgaans binnen de Small Claims Track. Reikwijdte van de vereisten 1A. Claims met lage waarde - Schuldinvordering: Verzenden van een eerste aanmaning (LBA) Verzenden van een tweede aanmaning. Opstellen en verzenden van een Part 36-aanbod, indien van toepassing. 1B. Claims met lage waarde - Volledige juridische procedure: Verzenden van een eerste aanmaning (LBA) Starten van een procedure en verkrijgen van een verstekvonnis, indien van toepassing. Beheer van verdedigde zaken tot de oplossing, waarbij de contracterende autoriteit telefonische bemiddeling uitvoert. Executie van vonnissen via High Court Enforcement Officers (HCEO), indien nodig. 2. Claims met hoge waarde: Deze zaken vallen doorgaans onder het pre-action protocol voor bouw- en ingenieursgeschillen. Ter context: in de afgelopen 12 maanden zijn 13 claims met hoge waarde geïnstrueerd, variërend van £ 10.500 tot £ 1,5 miljoen. 3. Verdediging van claims van derden: De leverancier kan, op beperkte basis, worden gevraagd om te helpen bij het verdedigen van claims ingediend tegen de contracterende autoriteit, inclusief zaken met kleine claims. 4. Kosten Verwachtingen qua werkdruk: Cadent verwacht de volgende volumes: 1. Claims met lage waarde (onder £ 10.000): a. Schuldinvordering = Circa 550 claims per jaar. b. Volledige juridische procedure = Circa 132 claims per jaar. 2. Claims met hoge waarde (boven £ 10.000) = Circa 10-15 per jaar.