Komercinės saugyklos paslaugų teikimas

• Po paskelbimo, kad County Hall yra perteklinis dabartiniams Tarybos poreikiams, visi likę turtai, paslaugos ir funkcijos, veikiančios County Hall teritorijoje, buvo identifikuoti likvidavimui / perkėlimui, įskaitant fizinius dokumentus, šiuo metu saugomus Dokumentų biuro pastate, kuriuos valdo Korporatyvinės informacijos valdymo komanda (CIGT). • CIGT saugomi dokumentai apima visos Tarybos sukurtus dokumentus ir apima: • Teisinės bylos • Nuosavybės teisės aktai ir sutartys • Suaugusiųjų ir vaikų socialinės globos dokumentai • Kelių, planavimo, plėtros kontrolės, aplinkos dokumentai • Darbuotojų dokumentai • Finansavimo ir dotacijų programų dokumentai • Pastatų ir nekilnojamojo turto bylos • Siekiant užtikrinti atitiktį teisės aktų reikalavimams ir geriausios praktikos standartams, Taryba siekia paskirti rangovą, kuris teiktų saugias, efektyvias ir ekonomiškas saugojimo paslaugas ne biure, su galimybe atgauti, sunaikinti ir susijusia parama. • Fiziniai dokumentai šiuo metu tvarkomi naudojant FileTrack dokumentų valdymo sistemą, vietoje tvarkomus skaičiuokles ir dokumentuotų procesų, politikos ir standartų rinkinį. Visiems dėžėms ir didelio dydžio daiktams suteikiamas unikalus brūkšninio kodo identifikatorius, susietas su FileTrack, leidžiantis kontroliuoti vietą, audito takus ir valdyti atgavimą. Atskiri failai dėžėse yra žymimi brūkšniniu kodu tik tuo atveju, jei jie buvo anksčiau pareikalauti, leidžiant tiksliai grąžinti į pradinę talpyklą. • Saugojimo ir naikinimo veiklas reglamentuoja Tarybos Naikinimo tvarkaraštis, kuris yra sudėtingas dėl plataus Tarybos teikiamų paslaugų spektro ir įvairių kuriamų dokumentų tipų. Tvarkaraštyje nustatomi minimalūs saugojimo laikotarpiai, pagrįsti teisiniais įsipareigojimais, teisės aktų nurodymais ir operaciniais poreikiais. Kai dėžės turinys pasiekia saugojimo laikotarpio pabaigą, CIGT inicijuoja peržiūrą, susisiekdama su atitinkamais duomenų savininkais. Naikinimo sprendimai gali apimti patvirtinimą sunaikinti, pratęsti saugojimą arba, kai kuriais atvejais, atlikti individualių failų peržiūras, jei yra mišraus turinio.