Levering af kommerciel opbevaring

• Efter erklæringen om, at County Hall er overflødigt i forhold til Rådets nuværende behov, er alle resterende aktiver, tjenester og funktioner, der opererer fra County Hall-stedet, blevet identificeret til afhændelse / flytning, og dette inkluderer de fysiske dokumenter, der i øjeblikket opbevares i Arkivbygningen, administreret af Corporate Information Governance Team (CIGT). • De dokumenter, der opbevares af CIGT, omfatter dokumenter oprettet på tværs af hele Rådet og inkluderer: • Juridiske filer • Skøder og aftaler • Dokumenter om socialpleje for voksne og børn • Veje, planlægning, byggekontrol, miljø • Medarbejderdokumenter • Dokumenter om finansierings- og støtteprogrammer • Bygnings- og ejendomsfiler • For at sikre overholdelse af lovpligtige forpligtelser og bedste praksisstandarder søger Rådet at udpege en entreprenør til at levere sikre, effektive og omkostningseffektive eksterne opbevaringstjenester med genfinding, destruktion og relateret support. • Fysiske dokumenter administreres i øjeblikket gennem en kombination af FileTrack-dokumenthåndteringssystemet, lokalt vedligeholdte regneark og en række dokumenterede processer, politikker og standarder. Alle kasser og overdimensionerede genstande tildeles en unik stregkode-identifikator, der er knyttet til FileTrack, hvilket muliggør placeringskontrol, revisionsspor og genfindingsstyring. Individuelle filer i kasser stregkodekode kun, hvis de tidligere er blevet anmodet om, hvilket muliggør nøjagtig genindførsel i deres oprindelige beholder. • Opbevarings- og destruktionsaktiviteter er reguleret af Rådets destruktionsplan, som er kompleks på grund af det brede udvalg af tjenester, Rådet leverer, og de forskellige typer dokumenter, det opretter. Planen angiver minimumsopbevaringsperioder baseret på lovpligtige forpligtelser, vejledninger og operationelle behov. Når indholdet af en kasse når slutningen af sin opbevaringsperiode, iværksætter CIGT en gennemgang ved at kontakte de relevante dataejere. Destruktionsbeslutninger kan resultere i godkendelse af destruktion, forlænget opbevaring eller – i visse tilfælde – individuelle filniveaugennemgange, hvor der findes blandet indhold.