Services externalisés de gestion et de maintenance de flotte

WWU envisage de commencer un engagement avant la mise en marché concernant les services externalisés de gestion et de maintenance de flotte, en préparation d'un appel d'offres qui sera lancé plus tard cette année. Avec un réseau d'environ 35 000 km de conduites principales et une base d'actifs dont la valeur de remplacement actuelle dépasse 5 milliards de livres sterling, Wales & West Utilities (WWU) transporte du gaz vers les foyers et les entreprises de près de 2,5 millions de consommateurs sur un territoire couvrant 1/6 du Royaume-Uni et desservant une population de plus de 7 millions de personnes. Notre activité principale consiste à exploiter et à entretenir le réseau de distribution de gaz dans notre région – ce qui implique de connecter de nouveaux consommateurs, d'entretenir et de remplacer les canalisations et les actifs, et de gérer les urgences liées au gaz dans la rue, en entreprise ou à domicile. Le siège social de WWU est situé à Newport, dans le sud du Pays de Galles, où travaillent 400 de nos 1450 employés. Plus de 1000 employés opérationnels et cadres hautement qualifiés fournissent les services d'ingénierie gazière de WWU sur l'ensemble de son réseau – d'Anglesey au nord à Penzance au sud, et aussi loin à l'est que Swindon. La gestion de flotte couvre uniquement la flotte commerciale de WWU (véhicules utilitaires légers (VUL) / engins mobiles). La flotte commerciale se compose d'environ : • VUL – 1200 véhicules • Engins mobiles – 900 actifs WWU a besoin d'un prestataire de services externalisés pour fournir les services suivants : 1. Exigences de gestion de flotte • Gérer la base de données de la flotte et toute la documentation clé, avec des SLA complets et garantis. • Un service d'assistance dédié pour gérer tous les contacts et le support des conducteurs. • Gestion complète des véhicules, y compris la planification des événements en cours de vie, les rappels de sécurité, la planification de la taxe d'immatriculation, la planification du contrôle technique (MOT), les mouvements de véhicules, la cession d'actifs, le support technique. • Administration des données de flotte, y compris la gestion de la liste de la flotte, l'allocation des centres de coûts, la hiérarchie de l'entreprise. • Structure de gestion de compte proactive et robuste. • Support technique et analytique pour éclairer la prise de décision concernant la flotte. • Fourniture, gestion et reporting de la location pour tous les types d'actifs gérés. • Gestion des calendriers de service en fonction du type de véhicule. 2. Exigences de maintenance de flotte • Un réseau régional géré de soutien d'ateliers aligné sur la géographie des dépôts de WWU. • Maintenance des véhicules et des engins mobiles, y compris ; o Service, contrôle technique (MOT) et tests PUWER obligatoires (fourniture et utilisation d'équipements de travail), y compris LOLER (opérations de levage et équipements de levage) et tests 110v. o Maintenance de tous les accessoires du véhicule lors des événements de service programmés, y compris, mais sans s'y limiter, l'alimentation embarquée, les systèmes de pesage embarqués, le tachygraphe, les équipements de levage, l'éclairage, les dispositifs de remorquage. o Contenu de service dynamique pour capturer les réparations proactives et résoudre les problèmes de sécurité. o Service de dépannage 24h/24, 7j/7, 365 jours/an pour les véhicules et les engins, y compris la réparation sur le bord de la route, le remorquage et le transport ultérieur du conducteur vers sa destination choisie le cas échéant. • Gestion des accidents. • Accès aux installations de lavage de véhicules dans toute la géographie de WWU. • Un réseau solide de fournisseurs de pièces. • Gestion des temps d'arrêt incitative pour maximiser la disponibilité, avec pouvoir de décision au nom de WWU dans l'intérêt de la réduction du VOR (véhicule hors service). • Rapports quotidiens sur le VOR. • Support d'ingénieurs mobiles avec des capacités de véhicules et d'engins alignées sur la géographie des dépôts de WWU. • Accès à la garantie constructeur et gestion proactive des coûts. 3. Exigences relatives aux services de flotte • Outil d'information de gestion en ligne avec tableau de bord et capacités de rapports push. • Stockage et accès en direct à toute la documentation des véhicules via un portail en ligne – le fournisseur devra auditer tous les 6 mois et signaler les lacunes au service Transport de WWU. • Analyse des défauts non signalés. • Administration et reporting des amendes et des NoIP (avis d'intention de poursuite). • Gestion des cartes carburant. • Gestion des frais de zone à faibles émissions. • Conseils sur les meilleures pratiques, y compris le soutien aux carburants alternatifs et à la stratégie zéro émission nette. • Programme d'amélioration continue incluant l'efficacité des coûts, l'innovation en matière de conformité et la disponibilité des véhicules. • Recevoir les données télémétriques (fabricant et tiers) directement via API (Interface de Programmation d'Application). Cet appel d'offres n'inclut aucune location de véhicule. WWU souhaite inviter les 5 premiers fournisseurs éligibles (sous réserve des réponses fournies ci-dessous) qui répondent à cet avis de consultation avant la mise en marché à participer à un appel Teams de 45 minutes et à se préparer à présenter à WWU les points suivants : • Comment gérez-vous les données client ? Cela devrait inclure leur accessibilité pour le client. • Quels rapports sont disponibles et comment vous assurez-vous qu'ils répondent aux exigences spécifiques de votre client ? • Comment gérez-vous votre réseau de garages pour assurer le meilleur service à votre client ? • Quels sont vos SLA standard et comment vous assurez-vous qu'ils sont respectés ? Quelles mesures correctives mettez-vous en place en cas de non-respect constant d'un SLA ? • Veuillez profiter de cette occasion pour nous dire ce qui vous distingue des autres fournisseurs et comment vous pensez soutenir WWU. Les appels Teams auront lieu le 15 avril entre 9h et 11h, et le 16 avril entre 13h et 16h. Afin de demander à participer, veuillez envoyer un e-mail à wwuprocurement@wwutilities.co.uk avec les informations suivantes : • Le nom de votre entreprise. • Veuillez confirmer que vous pouvez fournir les services listés sur l'ensemble de la géographie de WWU. • Veuillez confirmer que vous comprenez que cet appel d'offres n'impliquera pas de location de véhicule. • Veuillez confirmer votre disponibilité pour participer à un appel le 15 ou le 16 avril, aux heures spécifiées. Veuillez indiquer toute heure pendant ces jours où vous n'êtes pas disponible. • Le nom et l'adresse e-mail de la personne responsable de l'organisation de l'appel de consultation avant la mise en marché. Veuillez répondre au plus tard le vendredi 27 mars. Si vous répondez après cette date, votre demande de participation ne sera pas prise en compte. Veuillez noter : Les sessions de consultation avant la mise en marché seront limitées aux 5 premiers fournisseurs. Si vous ne faites pas partie des 5 premiers fournisseurs, n'hésitez pas à envoyer un e-mail avec les informations pertinentes pour un examen sur table.