Original udbudsbeskrivelse
INTRODUKTION Rushmoor Borough Council ('Rådet') inviterer passende erfarne leverandører til at indsende tilbud på levering af en rammeaftale for reparations- og vedligeholdelsestjenester til krav relateret til dets ejendomsportefølje. EJENDOMS PORTEFØLJE Aftalen vil dække hele Rådets jurisdiktions geografiske område, som omfatter Aldershot, Farnborough og nogle omkringliggende områder. De kommercielle aktiver, som aftalen vil betjene, omfatter et teater, Rådets kontorer, pavilloner, offentlige toiletter, sportsfaciliteter samt flere andre bygningstyper. Rådet ejer i øjeblikket 140 ejendomme, der spænder fra detailenheder, sportspavilloner, offentlige toiletter, samfundscentre, industribygninger, fritidscentre, kirkegårde, krematorier og kontorer. Mange af ejendommene har dog fulde reparationslejemål med lejere. Der er kun 32 ejendomme, som Rådet regelmæssigt vedligeholder (se bilag B Rushmoor Property List 2026) og som i første omgang vil falde ind under denne aftales omfang, og som Rådets ejendomsservice er ansvarlig for at administrere. Ejendommene, der er omfattet af aftalen, vil dog variere over tid, efterhånden som ejendomme bliver ledige, hvis lejere beder Rådet om hjælp til arbejdet, nye ejendomme udvikles / købes eller afhændes. OMFANG Aftalen vil primært dække levering af reaktive reparationstjenester, der sikrer rettidig og effektiv løsning af vedligeholdelsesproblemer, efterhånden som de opstår, typisk op til en maksimal reparationsværdi på £10.000. Udgifter til reaktive reparationstjenester varierer fra år til år, men er i gennemsnit ca. £200.000 (ekskl. moms – alle yderligere tal også ekskl. moms) årligt. Den estimerede ikke-bindende årlige kontraktværdi for aftalen, inklusive kerne-, ikke-kerne- og valgfri arbejder, anslås til at være omkring £400.000 ekskl. moms. Selvom Rådet kan tilføje eller fjerne steder fra aftalen samt ændre steder betydeligt, kan det ikke give detaljer om, hvad disse ændringer kan indebære, og hvad der kan udløse sådanne ændringer i løbet af aftaleperioden. Rådet er derfor heller ikke i stand til at give yderligere oplysninger om, hvordan sådanne ændringer positivt eller negativt kan påvirke aftalens værdi over basis- og udvidet periode. Entreprenøren vil være forpligtet til at levere følgende arbejder internt, snarere end at underentreprenere (medmindre det specifikt er aftalt med Rådets udstedende embedsmand) • generelle bygningsarbejder • generelle færdigheder (rensning af tagrender og tage) • tømrerarbejde • murerarbejde • VVS (inkl. generelle varmt og koldt vand VVS-arbejder; blokeringer) • dekorationer • mindre udvendige arbejder (inkl. udfyldning af huller; genopsætning af belægningssten mv.) Generelle bygningsarbejder/Multi-Trade Krav - Kerneopgaver: Omfatter tagdækning, tagrender, maling og dekoration. Murerarbejde, vinduesreparation, udskiftning og glasning, tømrerarbejde, VVS, pudsning, nødforing og låsesmedarbejde. Mindre el-arbejde såsom installation af ny sikringsgren eller udskiftning af eksisterende elementer. Grundvedligeholdelse - omfatter ukrudtsbekæmpelse, beskæring, hegn, tagrenderensning, brolægning og træbeskæring. Generelle bygningsarbejder/Multi-Trade Krav - Ikke-kerneopgaver: Omfatter jordarbejde, reparation af stier/fortove og små veje, nye installationer og reparationer af eksisterende elinstallationer og delvis eller fuld omskabelse af lokaler. Afløb, højtryksrensning og inspektion, reparation af brønde. Installation og reparation af gasrelaterede elementer, herunder udskiftning og service af kedler. Installation og service af HVAC. Akutte reparationer samme dag: Entreprenøren vil være forpligtet til at levere en akut reparationsfacilitet samme dag samt evnen til at udføre ikke-akutte arbejder inden for den foreskrevne tidsramme, som angivet i KPI-dokumentet og under SLA-krav dækket i dette og relaterede dokumenter. Projektarbejder: Ud over denne kerneydelse vil aftalen omfatte mulighed for at bestille kapitaludgiftsprojekter (CapEx) til en værdi mellem £10.000 og £100.000, idet der bemærkes, at de fleste projekter vil være mellem £10.000 - £30.000. Kapitalprojekter over £10.000 er ikke garanteret inden for aftalen, men vil generelt blive indkøbt gennem den, hvor det er relevant. Hvor Rådet vælger at invitere til konkurrencebud på levering af projektarbejder til £10k - £100k, vil rammeaftaleleverandøren, afhængigt af kapacitet og ydeevne, generelt blive inviteret til at byde. Generelt vil Rådet foretrække konkurrencebud frem for rammeaftalen for kontrakter med en højere værdi over £30.000, selvom en række overvejelser vil blive taget i betragtning, herunder hastighed, fremtidige vedligeholdelseseffektiviteter osv. Efterspørgselsniveauet for kapitalprojekter kan variere betydeligt, og der kan ikke gives nogen forpligtelse vedrørende omfanget eller hyppigheden af sådanne arbejder. Udgifter til kapitalprojekter, der kan være omfattet af den fremtidige aftales omfang, varierer fra £350.000 - £700.000 årligt. Dog, idet der bemærkes, at en betydelig del af fremtidige udgifter vil være genstand for konkurrencebud, er værdien af kapitalprojekter, der tildeles via rammeaftalen, usandsynlig at overstige 50 % af det samlede budget for kapitalprojekter i et givet år. PRISPRISNING Priserne vil være faste i de første tolv måneder af aftalen, med en procentvis stigning i overensstemmelse med de relevante indeks for forbrugerprisindekset (KPI) anvendt efter et år fra aftalens startdato og hvert år derefter i hele kontraktens varighed. Detaljer om prisstrukturen, der vil blive anvendt på aftalen, er angivet i udbudsdokumenterne. KPI-stigninger kan kun anvendes på arbejdslønninger og tilkaldelsesgebyrer. % stigninger for materialer, udstyr, underentreprenørstyring og OH/P% er ikke underlagt nogen stigninger i løbet af aftalens varighed. Aftalen vil køre på en dynamisk kommerciel basis, hvor arbejdsomfanget vil blive dikteret af den nuværende ejendomsportefølje, som kan ændre sig over tid, og nye reaktive og planlagte vedligeholdelseskrav, som igen ikke kan forpligtes til og vil variere over tid. Oplysninger om historisk efterspørgsel er inkluderet i udbudsdokumenterne. Ved fakturering af arbejde trukket fra aftalen skal alle tilbudte arbejdslønninger, påslag, tilkaldelsesgebyrer osv. respekteres, idet der bemærkes, at arbejdsomfanget og sammensætningen vil blive dikteret af dynamiske krav. Valgfrie projekt- og planlagte vedligeholdelsesarbejder vil generelt være genstand for fastpristilbud med den tilbudte OH/P% anvendt på en åben bog-basis med alle omkostninger nedenunder underlagt skræddersyede arbejdsomkostninger. Hvor det er relevant, skal arbejdslønninger og påslag også anvendes på prissætning af valgfrie fastprisarbejder på en meet or beat basis. TILDELING, VARIGHED, FORLÆNGELSESMULIGHEDER & KONTRAKTFORM Tildelingsdatoen for aftalen er målrettet til 17. august 2026 med start af ydelser fra 1. oktober 2026. Aftalen vil blive tildelt på en 2-årig basisperiode med muligheder for forlængelse op til maksimalt 5 år. Aftalen vil blive indgået ved brug af JCT Measured Term Contract 2024. STEDSBESIGTIGELSER & TILBUDSBRIEFING Stedsbesigtigelser vil finde sted den 10. og 16. juni for at give potentielle tilbudsgivere mulighed for at sætte sig ind i et udvalg af steder, der er inkluderet i aftalens omfang. Deltagelse i en stedbesigtigelse er ikke en obligatorisk betingelse for at byde. Leverandører skal registrere sig for at deltage i stedbesigtigelsen via ProContract ved hjælp af Beskedfunktionen senest den 9. juni, hvor de angiver navn, stilling og kontaktoplysninger (e-mail og mobil) for deres delegerede. Leverandører kan sende op til 2 delegerede. På dagen skal leverandører sikre, at deres delegerede melder sig på Rådets kontorer kl. 10.00. Besigtigelsen forventes at blive afsluttet omkring kl. 15.00. En tilbuds-briefing vil blive afholdt online mandag den 15. juni kl. 16.00 via Microsoft Teams. Deltagelse i briefingen opfordres til, men er ikke obligatorisk. Rådet forventer, at mødet ikke vil vare længere end 60 minutter og vil følge den foreslåede dagsorden nedenfor: • 16:00 til 16:45 - Udbudspræsentation • 16:45 til 17:00 - Spørgsmål og svar Leverandører, der ønsker at deltage i briefingen, skal bruge linket nedenfor: • Deltag: https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • Møde ID: 344 775 063 123 429 • Adgangskode: hC62MK9J Eventuelle afklaringssvar givet på stedbesigtigelser og/eller tilbuds-briefingen vil efterfølgende blive gjort tilgængelige via ProContract / SEBP. UDBUDSPROCESS, TIDSPLAN & ADMINISTRATION Rådet anvender den åbne procedure for udbuddet af denne kontrakt, som omfatter deltagelsesbetingelser og efterfølgende evaluering af tilbud. Denne udbudstidsplan er vist nedenfor, og selvom Rådet ikke har til hensigt at afvige fra den, forbeholder det sig retten til at gøre det til enhver tid. Skulle ovenstående tidsplan ændre sig, vil alle leverandører blive informeret om denne ændring via ProContract/SEBP. • Udbudsmeddelelse udstedt: 3. juni 2026 • Udbudspakke udstedt på ProContract: 2. juni 2026 • Stedsbesigtigelser: 10. og 16. juni 2026 • Online tilbuds-briefing: 15. juni 2026 kl. 16:00 • Deadline for anmodninger om afklaring: 26. juni 2026 kl. 23:59 • Deadline for returnering af tilbud: 13. juli 2026 kl. 17:00 • Tildelingsbeslutning & vurderingsresuméer udstedt: 30. juli 2026 • Meddelelse om kontraktildeling udstedt: 30. juli 2026 • Standstill-periode starter: 31. juli 2026 • Standstill-periode slutter: 14. august 2026 kl. 23:59 • Kontrakt tildelt: 17. august 2026 • Mobilisering: 17. august - 30. september 2026 • Kontraktens start: 1. oktober 2026 Rådet vil administrere udbuddet ved hjælp af sit e-sourcing system ProContract. ProContract-systemet kan tilgås gratis via følgende weblink: https://procontract.due-north.com/Login