Świadczenie usług przechowywania komercyjnego

• Po ogłoszeniu, że County Hall jest zbędny dla obecnych potrzeb Rady, wszystkie pozostałe aktywa, usługi i funkcje działające z terenu County Hall zostały zidentyfikowane do likwidacji / relokacji, co obejmuje fizyczne dokumenty przechowywane obecnie w budynku Archiwum, zarządzanym przez Zespół ds. Zarządzania Informacją Korporacyjną (CIGT). • Dokumenty przechowywane przez CIGT obejmują dokumenty utworzone w całej Radzie i zawierają: • Akta prawne • Akty własności i umowy • Dokumenty dotyczące opieki społecznej nad dorosłymi i dziećmi • Drogi, planowanie, kontrola rozwoju, środowisko • Dokumenty pracownicze • Dokumenty dotyczące programów finansowania i dotacji • Akta budynków i nieruchomości • Aby zapewnić zgodność z obowiązkami ustawowymi i standardami najlepszych praktyk, Rada dąży do wyznaczenia wykonawcy, który zapewni bezpieczne, wydajne i opłacalne usługi przechowywania poza siedzibą, wraz z możliwością odzyskiwania, niszczenia i powiązanym wsparciem. • Fizyczne dokumenty są obecnie zarządzane za pomocą systemu zarządzania dokumentami FileTrack, lokalnie utrzymywanych arkuszy kalkulacyjnych oraz zestawu udokumentowanych procesów, polityk i standardów. Wszystkie pudełka i przedmioty ponadwymiarowe otrzymują unikalny identyfikator kodu kreskowego powiązany z FileTrack, umożliwiający kontrolę lokalizacji, ścieżki audytu i zarządzanie odzyskiwaniem. Poszczególne pliki w pudełkach są kodowane kreskowo tylko wtedy, gdy zostały wcześniej zażądane, co umożliwia dokładne ponowne umieszczenie w oryginalnym pojemniku. • Działania związane z przechowywaniem i utylizacją są regulowane przez Harmonogram Utylizacji Rady, który jest złożony ze względu na szeroki zakres usług świadczonych przez Radę i różnorodne rodzaje tworzonych dokumentów. Harmonogram określa minimalne okresy przechowywania oparte na zobowiązaniach ustawowych, wytycznych prawnych i potrzebach operacyjnych. Gdy zawartość pudełka osiągnie koniec okresu przechowywania, CIGT inicjuje przegląd, kontaktując się z odpowiednimi Właścicielami Danych. Decyzje o utylizacji mogą skutkować zatwierdzeniem zniszczenia, przedłużonym przechowywaniem lub – w niektórych przypadkach – przeglądami na poziomie poszczególnych plików, gdy występuje mieszana zawartość.