Ärilise hoiustamise teenuse osutamine

• Pärast seda, kui County Hall on tunnistatud volikogu praegustele vajadustele mittevajalikuks, on kõik County Halli hoonest tegutsevad allesjäänud varad, teenused ja funktsioonid määratud utiliseerimiseks / ümberpaigutamiseks, sealhulgas praegu Korporatiivse informatsiooni juhtimise meeskonna (CIGT) hallatavas arhiivimajas asuvad füüsilised dokumendid. • CIGT-i poolt hoitavad dokumendid hõlmavad kogu volikogu poolt loodud dokumente ja sisaldavad: • Õigusfailid • Kinnistusraamatud ja lepingud • Täiskasvanute ja laste sotsiaalhoolekande dokumendid • Maanteed, planeerimine, ehituslubade kontroll, keskkond • Töötajate dokumendid • Rahastamis- ja toetusprogrammide dokumendid • Hoone- ja kinnisvarafailid • Selleks, et tagada vastavus seadusjärgsetele kohustustele ja parimate tavade standarditele, soovib volikogu nimetada töövõtja, kes pakuks turvalisi, tõhusaid ja kulutõhusaid väliseid hoiustamisteenuseid koos väljavõtmise, hävitamise ja sellega seotud toega. • Füüsilisi dokumente hallatakse praegu FileTracki dokumendihalduse süsteemi, kohapeal hooldatavate arvutustabelite ning dokumenteeritud protsesside, poliitikate ja standardite kogumi abil. Kõikidele kastidele ja üle suurusega esemetele on määratud unikaalne vöötkoodi identifikaator, mis on seotud FileTrackiga, võimaldades asukoha kontrolli, auditeerimisjälgi ja väljavõtmise haldamist. Kastides olevad üksikud failid on vöötkoodiga ainult siis, kui neid on varem taotletud, võimaldades täpse taastäitmise algsesse mahutisse. • Säilitamis- ja utiliseerimistegevusi reguleerib volikogu utiliseerimiskava, mis on keeruline, kuna volikogu osutab laia valikut teenuseid ja loob mitmesuguseid dokumente. Kava määrab kindlaks minimaalsed säilitamisperioodid, mis põhinevad seadusjärgsetel kohustustel, riiklikel juhistel ja operatiivsetel vajadustel. Kui kasti sisu jõuab oma säilitamisperioodi lõppu, algatab CIGT ülevaate, võttes ühendust vastavate andmeomanikega. Utiliseerimisotsused võivad hõlmata hävitamise heakskiitu, pikendatud säilitamist või mõnel juhul üksikfaili tasemel ülevaateid, kui esineb segasisu.