Zarządzanie flotą i usługi utrzymania outsourcing

WWU zamierza rozpocząć konsultacje rynkowe dotyczące zewnętrznych usług zarządzania flotą i konserwacji, przygotowując się do przetargu, który zostanie ogłoszony jeszcze w tym roku. Dysponując siecią około 35 000 km sieci gazowej i bazą aktywów o obecnej wartości odtworzeniowej przekraczającej 5 miliardów funtów, Wales & West Utilities (WWU) dostarcza gaz do domów i firm prawie 2,5 miliona konsumentów na obszarze stanowiącym 1/6 Wielkiej Brytanii, obsługując populację ponad 7 milionów ludzi. Nasza podstawowa działalność polega na zarządzaniu i utrzymaniu sieci dystrybucji gazu w naszym regionie – co obejmuje podłączanie nowych konsumentów, utrzymanie i wymianę rurociągów i aktywów oraz reagowanie na awarie gazowe na ulicy, w firmie lub w domu. Siedziba główna WWU znajduje się w Newport w Południowej Walii, gdzie pracuje 400 z naszych 1450 pracowników. Ponad 1000 wysoko wykwalifikowanych pracowników operacyjnych i kadry zarządzającej świadczy usługi inżynierii gazowej WWU w całej sieci – od Anglesey na północy po Penzance na południu i aż po Swindon na wschodzie. Zarządzanie flotą obejmuje wyłącznie flotę komercyjną WWU (lekkie pojazdy użytkowe (LCV) / sprzęt mobilny). Flota komercyjna składa się z około: • LCV – 1200 pojazdów • Sprzęt mobilny – 900 jednostek WWU wymaga zewnętrznego świadczenia usług w zakresie: 1. Wymagania dotyczące zarządzania flotą • Zarządzanie bazą danych floty i całą kluczową dokumentacją, z kompleksowymi i gwarantowanymi SLA. • Dedykowany helpdesk do obsługi kontaktów i wsparcia kierowców. • Pełne zarządzanie pojazdami, w tym planowanie zdarzeń w cyklu życia, akcje przywoławcze, planowanie opłat drogowych, planowanie przeglądów MOT, przemieszczanie pojazdów, utylizacja aktywów, wsparcie techniczne. • Administracja danymi floty, w tym zarządzanie listą floty, alokacja centrów kosztów, hierarchia biznesowa. • Proaktywna i solidna struktura zarządzania kontem. • Wsparcie techniczne i analityczne w podejmowaniu decyzji dotyczących floty. • Dostawa, zarządzanie i raportowanie wynajmu wszystkich typów zarządzanych aktywów. • Zarządzanie harmonogramami serwisowymi w zależności od typu pojazdu. 2. Wymagania dotyczące konserwacji floty • Zarządzana regionalna sieć wsparcia warsztatowego zgodna z geografią magazynów WWU. • Konserwacja pojazdów i sprzętu mobilnego, w tym: o Serwis, przeglądy MOT i obowiązkowe testy PUWER (dostarczanie i użytkowanie sprzętu roboczego), w tym LOLER (operacje podnoszenia i sprzęt podnoszący) oraz testy 110 V. o Konserwacja wszystkich akcesoriów pojazdu podczas planowanych przeglądów, w tym między innymi zasilania pokładowego, systemów ważenia pokładowego, tachografu, sprzętu podnoszącego, oświetlenia, urządzeń holowniczych. o Dynamiczna zawartość serwisu w celu identyfikacji napraw proaktywnych i rozwiązywania problemów bezpieczeństwa. o Całodobowa (24/7/365) usługa awaryjna dla pojazdów i sprzętu, w tym naprawy na drodze, holowanie i dalszy transport kierowcy do wybranego miejsca docelowego, jeśli dotyczy. • Zarządzanie wypadkami. • Dostęp do myjni samochodowych na terenie działania WWU. • Solidna sieć dostawców części. • Zarządzanie czasem przestoju, z zachętami do maksymalizacji dostępności, upoważnione do podejmowania decyzji w imieniu WWU w celu zmniejszenia VOR. • Codzienne raportowanie VOR. • Wsparcie mobilnych inżynierów z możliwościami pojazdów i sprzętu zgodnymi z geografią magazynów WWU. • Dostęp do gwarancji producenta i proaktywne zarządzanie kosztami. 3. Wymagania dotyczące usług flotowych • Narzędzie do zarządzania informacjami online z pulpitami nawigacyjnymi i możliwościami raportowania push. • Przechowywanie i dostęp w czasie rzeczywistym do całej dokumentacji pojazdu za pośrednictwem portalu internetowego – dostawca będzie przeprowadzał audyt co 6 miesięcy i zgłaszał braki do działu transportu WWU. • Analiza niewykrytych usterek. • Administracja i raportowanie mandatów oraz NoIP (zawiadomienie o zamiarze wszczęcia postępowania). • Zarządzanie kartami paliwowymi. • Zarządzanie opłatami za strefy czystego powietrza. • Doradztwo w zakresie najlepszych praktyk, w tym wsparcie w zakresie alternatywnych paliw i strategii zerowej emisji netto. • Program ciągłego doskonalenia obejmujący efektywność kosztową, innowacje w zakresie zgodności i czas pracy pojazdu. • Odbieranie danych telemetrycznych (od producenta i stron trzecich) bezpośrednio przez API (interfejs programowania aplikacji). Niniejszy przetarg nie obejmuje leasingu pojazdów. WWU chciałoby zaprosić pierwszych 5 odpowiednich dostawców (w zależności od udzielonych poniżej odpowiedzi), którzy zareagują na niniejsze ogłoszenie o konsultacjach rynkowych, do udziału w 45-minutowej rozmowie Teams i przygotowania się do prezentacji dla WWU na temat: • Jak zarządzacie danymi klienta? Powinno to obejmować ich dostępność dla klienta. • Jakie raporty są dostępne i jak zapewniacie, że spełniają one indywidualne wymagania klienta? • Jak zarządzacie siecią warsztatów, aby zapewnić najlepszą obsługę klienta? • Jakie są Państwa standardowe SLA i jak zapewniacie ich realizację? Jakie środki zaradcze stosujecie w przypadku stałego niespełniania SLA? • Proszę wykorzystać tę okazję, aby powiedzieć nam, co wyróżnia Państwa spośród innych dostawców i jak Państwa zdaniem wspieracie WWU. Rozmowy Teams odbędą się 15 kwietnia w godzinach 9:00-11:00 oraz 16 kwietnia w godzinach 13:00-16:00. W celu zgłoszenia chęci udziału prosimy o przesłanie wiadomości e-mail na adres wwuprocurement@wwutilities.co.uk z następującymi informacjami: • Nazwa Państwa firmy. • Proszę potwierdzić, że mogą Państwo świadczyć usługi wymienione na całym obszarze działania WWU. • Proszę potwierdzić, że rozumieją Państwo, iż niniejszy przetarg nie obejmuje leasingu pojazdów. • Proszę potwierdzić swoją dostępność do udziału w rozmowie 15 lub 16 kwietnia w podanych godzinach. Proszę podać wszelkie godziny w tych dniach, kiedy nie są Państwo dostępni. • Imię i nazwisko oraz adres e-mail osoby odpowiedzialnej za organizację rozmowy konsultacyjnej. Prosimy o odpowiedź nie później niż do piątku, 27 marca. Odpowiedzi otrzymane po tym terminie nie będą brane pod uwagę. Uwaga: Sesje konsultacyjne będą ograniczone do pierwszych 5 dostawców. Jeśli nie należą Państwo do pierwszych 5 dostawców, prosimy o przesłanie e-maila z odpowiednimi informacjami do przeglądu przez dział zakupów.