Oryginalny Opis Przetargu
Rada Miasta Portsmouth (zwana dalej „Radą”) zamierza powołać dwóch dostawców do świadczenia usług napraw i konserwacji dla swojego zasobu mieszkaniowego w ramach dwóch odrębnych umów, z których jeden z tych dostawców przejmie również odpowiedzialność za Aktywa Korporacyjne. Umowy będą obowiązywać przez początkowy pięcioletni okres, z opcją przedłużenia o kolejne pięć lat w uzgodnionych odstępach czasu.
Możliwość jest podzielona na trzy części:
• Część 1 – Naprawy i konserwacja na wyspie (14–18 mln GBP rocznie)
• Część 2 – Naprawy i konserwacja poza wyspą (14–18 mln GBP rocznie)
• Część 3 – Naprawy i konserwacja Aktywów Korporacyjnych (ok. 0,75 mln GBP rocznie)
Do wszystkich trzech części stosuje się jedno ćwiczenie selekcyjne. Tylko dostawcy, którzy przejdą Etap 1, zostaną zaproszeni do Etapu 2. W Etapie 2 dostawcy muszą złożyć jedną ofertę obejmującą obie części 1 i 2, wskazać preferowaną część i złożyć oddzielne zgłoszenie dla Części 3.
Najwyżej sklasyfikowany dostawca otrzyma preferowaną część, a drugi najwyżej sklasyfikowany dostawca otrzyma pozostałą część. Jeśli jakikolwiek dostawca odmówi przyznania, Rada może odrzucić to zgłoszenie i zwrócić się do następnego sklasyfikowanego dostawcy. Tylko dostawcy składający w pełni zgodne oferty dla obu części 1 i 2 będą kwalifikować się do Części 3, a rozpatrzeni zostaną tylko dwaj wyznaczeni dostawcy dla części 1 i 2. Dostawcy nie mogą składać ofert bezpośrednio na Część 3.
Rada zarządza około 17 500 domami, w tym około 15 500 wynajmowanymi społecznie i 2000 nieruchomościami na zasadzie dzierżawy. Większość mieszkań to bloki zbudowane w latach 50. i 60. XX wieku. Historycznie zasoby zostały podzielone na wyspowe (PO1-PO5) i pozawyspowe (PO6-PO9), a niedawne przejęcia dodały około 800 domów w Gosport, Fareham i Winchester.
Aktywa Korporacyjne są obecnie zarządzane przez wykonawcę z wyspy i obejmują około 550 budynków, głównie w PO1-PO5.
Rocznie wykonuje się około 16 000 napraw na wyspie i 15 000 poza wyspą, a wolumeny powinny pozostać stabilne. W ciągu najbliższych 5-10 lat może zostać dodanych do 1000 nowych mieszkań. Nowe kierunki pracy są prawdopodobne w miarę wdrażania środków dekarbonizacji i odnawialnych źródeł energii w zasobach.
Rada przewiduje przyszłe wyzwania w ciągu najbliższej dekady, w tym zmiany wynikające z Ustawy o Bezpieczeństwie Budowlanym i Ustawy o Bezpieczeństwie Pożarowym, większy nadzór nad zgodnością, zwiększone wymagania dotyczące dokładności informacji i większe skupienie na kwestiach takich jak wilgoć i pleśń pod nadzorem Regulatora Mieszkalnictwa Społecznego. Dostawcy muszą współpracować z Radą w celu spełnienia tych wymagań.
Istniejące dwie umowy o naprawy i konserwację (NEC4 Option E) obowiązywały przez 10 lat plus 12-miesięczne przedłużenie i wygasną 31 marca 2027 r., o łącznej wartości około 400 mln GBP. Świadczone usługi obejmują naprawy reaktywne, prace w pustostanach, adaptacje dla osób niepełnosprawnych, prace wykończeniowe, testy zgodności, naprawy paneli słonecznych, kontrole bezpieczeństwa pożarowego i serwisowanie różnych urządzeń.
Aktywa Korporacyjne obejmują szeroki zakres budynków, w tym szkoły, biura, magazyny, składy, domy opieki, mieszkania chronione, miejsca wspieranego zamieszkania i obiekty morskie (te ostatnie zostaną zamówione oddzielnie). Rocznie wykonuje się około 2000 napraw o wartości 750 000 GBP.
Podstawowe usługi obejmują ogólne naprawy, kontrole czujników dymu/ciepła, EICR, oświetlenie awaryjne, kontrole wentylacji, naprawy MVHR, usuwanie azbestu, drzwi przeciwpożarowe, systemy wejścia drzwiowego, wezwanie dozorcy, konserwację PV, prace w pustostanach i usługi poza godzinami pracy. Dostawcy muszą zapewniać całodobową obsługę poza godzinami pracy. Usługi pomocnicze mogą obejmować prace dekarbonizacyjne, pompy ciepła powietrze-woda, naprawy instalacji wodnych, wentylację wspólną, naprawy na wyspie/poza wyspą, prace związane z Aktywami Korporacyjnymi i serwisowanie gazu w nagłych wypadkach.
Specyfikacja określa wymagania funkcjonalne i dotyczące wydajności i może zostać zaktualizowana przed Etapem 2.
Naprawy Aktywów Korporacyjnych (Część 3) będą realizowane przez dostawcę Części 1 lub Części 2 w celu zapewnienia spójności, jasnej odpowiedzialności i efektywności kosztowej. Takie podejście wspiera efektywność operacyjną i zapewnia elastyczność w przygotowaniu do potencjalnej reorganizacji samorządowej (LGR).
W przypadku LGR Rada może odziedziczyć znacznie większy portfel Aktywów Korporacyjnych, potencjalnie dodając kilka milionów funtów rocznie do popytu na naprawy i konserwację. W takich okolicznościach Rada może zmienić umowę na Część 3, utworzyć nową część otwartą tylko dla dostawców Części 1 i 2 lub przeprowadzić odrębne zamówienie.
Rada oczekuje, że wymagania pozostaną w dużej mierze spójne, ale może dostosować zakres, granice lub obowiązki ustawowe, aby odzwierciedlić wszelkie zmiany spowodowane przez LGR.
Oczekuje się, że dostawcy będą współpracować z Radą i innymi wykonawcami długoterminowymi. W poprzednich umowach stosowano model partnerstwa otwartej księgi i Vanguard Systems Thinking, który Rada oczekuje kontynuować.
Dodatkowe informacje są dostępne pod adresem: https://vanguard-method.net/the-vanguard-method-and-systems-thinking/
Rada jest zaangażowana w poprawę realizacji wartości społecznej. Informacje można znaleźć pod adresem: https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/
Aby wesprzeć organizacje, które nie mogą zrealizować pełnego zakresu umowy, ale chcą oferować usługi głównym oferentom, Rada będzie prowadzić dobrowolną listę zainteresowanych podwykonawców i partnerów łańcucha dostaw.
Dostawcy chcący zaoferować swoje usługi jako podwykonawcy powinni skontaktować się z Radą za pośrednictwem funkcji korespondencji In Tend i podać nazwę firmy oraz numer referencyjny, dane kontaktowe, krótki opis usług, odpowiednie doświadczenie i adres strony internetowej.
Rada zbierze te informacje i udostępni je wszystkim głównym oferentom na zasadzie braku odpowiedzialności i gwarancji. Włączenie do listy nie stanowi poparcia, wstępnej kwalifikacji ani rekomendacji. Główni oferenci ponoszą wyłączną odpowiedzialność za ocenę przydatności, zdolności i zgodności wszelkich podwykonawców, których zdecydują się zaangażować.
Przegląd Samorządów Terytorialnych
W ramach szerszego Przeglądu Samorządów Terytorialnych (LGR) Rada została zobowiązana do nawiązania współpracy z sąsiednimi władzami w celu zbadania przyszłych reform strukturalnych, możliwości wspólnego świadczenia usług i uzgodnienia zasad zarządzania. Rząd Wielkiej Brytanii potwierdził już swoją decyzję dotyczącą reorganizacji samorządów terytorialnych w hrabstwach Hampshire i na Wyspie Wight.
Zgodnie z zatwierdzonymi propozycjami, Rada Miasta Portsmouth stanie się częścią nowego, większego samorządu unitarnego obejmującego obszary Gosport, Fareham i Havant, a także Newlands, Horndean, Clanfield i Rowlands Castle. Nowy samorząd unitarny formalnie powstanie 1 kwietnia 2028 r., w którym to momencie Rada Miasta Portsmouth, w obecnej formie, zostanie prawnie rozwiązana 31 marca 2028 r.
Chociaż model świadczenia usług nowego samorządu nie został jeszcze sfinalizowany, reorganizacja połączy wszystkie istniejące obowiązki w zakresie usług samorządowych w ramach nowego obszaru. Oznacza to, że obecne zapotrzebowanie, zakres i wymagania operacyjne dotyczące usług napraw i konserwacji (R&M) mogą ulec znacznym zmianom w ramach transformacji, w zależności od ostatecznej bazy aktywów, profilu zasobów i zasad zarządzania ustalonych dla nowego samorządu.
Jedynie dla obecnego obszaru Portsmouth szacowana łączna wartość kontraktu na 10 lat pozostaje w przedziale od 336 do 450 mln GBP, uwzględniając presję inflacyjną, przewidywany wzrost zasobów, kierunki dekarbonizacji i zwiększone wymagania dotyczące zgodności.
Po LGR oczekuje się, że całkowita wartość możliwości znacznie wzrośnie, dzięki połączonym zasobom mieszkaniowym, szerszemu majątkowi korporacyjnemu, dodatkowym budynkom operacyjnym, szerszemu zasięgowi geograficznemu i zwiększonemu zapotrzebowaniu na naprawy zintegrowanemu z łączących się samorządów. Rada będzie nadal odpowiedzialnie planować transformację i zastrzega sobie prawo do modyfikacji umowy zgodnie z Harmonogramem 8 Ustawy o Zamówieniach Publicznych z 2023 r., jeśli zatwierdzone ustalenia LGR będą wymagały zmian w zakresie, wartości lub strukturze dostaw.
Do celów planowania, a w braku potwierdzonych danych dotyczących zasobów i aktywów od potencjalnych władz partnerskich, wstępne szacunki wskazują, że ogólne zapotrzebowanie na konserwację może wzrosnąć o 50% do 70% w porównaniu do samego Portsmouth. Na tej podstawie, skorygowana inflacją łączna wartość możliwości na 10 lat szacowana jest na 504–765 mln GBP.
Hampshire County Council (HCC) obecnie przetwarza przetarg na jednolitego dostawcę o wartości 250 mln GBP, 10-letni kontrakt na konserwację (2026–2036) obejmujący konstrukcje budowlane i usługi M&E w około 825 lokalizacjach, w tym w szkołach. W zależności od wyniku, wyznaczony wykonawca HCC może nadal zarządzać częścią lub całością tych aktywów po LGR, co oznacza, że zakres dla elementu Aktywów Korporacyjnych w tym zamówieniu może początkowo nie ulec zmianie.
Jednakże, jeśli nowy samorząd unitarny przejmie bezpośrednią odpowiedzialność za Aktywa Korporacyjne HCC w ramach zreorganizowanego obszaru, nowy samorząd przewiduje przejęcie znacznej części tego portfela usług. Na podstawie modelowania wskazującego, zapotrzebowanie na naprawy i konserwację Aktywów Korporacyjnych może wynosić około 20% wartości kontraktu HCC, chociaż Rada zastrzega sobie prawo do przekroczenia tego szacunku, jeśli przyszłe wytyczne rządowe lub transfery ustawowe tego wymagają.
W przypadku reorganizacji umowy będą zawierać klauzule umożliwiające przeniesienie umowy na władze sukcesyjne. Każda klauzula przeniesienia prawdopodobnie stanowi, że umowa może zostać przeniesiona na dowolny nowy organ, który zastępuje pierwotny organ kontraktujący.
Aby uzyskać dalsze szczegóły dotyczące LGR, zobacz następujący link -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
Aby uzyskać dalsze szczegóły dotyczące LGR, zobacz następujący link -
https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/
Dodatkowe informacje dotyczące znanych ryzyk znajdują się w dalszej części poniższego zawiadomienia w odniesieniu do innych informacji.