Anbud for julebelysning 2026

Newport Town Council inviterer passende erfarne og kvalifiserte entreprenører til å legge inn anbud for en ny kontrakt som starter i tide for levering av julebelysning i Newport sentrum i november 2026. Newport Town Council er forpliktet til å levere en høykvalitets julebelysningsutstilling som støtter lokale bedrifter og forbedrer byens festlige atmosfære. Rådet tildeler et årlig budsjett for leie, installasjon, testing, vedlikehold, fjerning og lagring av julebelysning og dekorasjoner. OMFANG AV ARBEID BESKRIVELSE AV OMFANG AV ARBEID • Den suksessrike entreprenøren vil være ansvarlig for design, levering, installasjon, vedlikehold, fjerning og lagring av julebelysning og dekorasjoner for Newport sentrum i kontraktperioden. • Omfanget av arbeidet skal inkludere, men ikke være begrenset til, følgende: o Design og levering av en sammenhengende julebelysningsutstilling egnet for Newport sentrum o Levering (leie/leasing) av all foreslått belysning og dekorasjoner, unntatt kommunalt eide lager der det er aktuelt o Installasjon og idriftsettelse av utstillingen før høytiden o Årlig inspeksjon, testing og sertifisering av alle elektriske komponenter o Årlig testing og sertifisering av eksisterende øyebolter, bæreliner og festeanordninger o Kontinuerlig vedlikehold og feilretting under utstillingsperioden o Sikker fjerning av all belysning og dekorasjoner ved slutten av hver sesong o Sikker lagring av leide gjenstander mellom sesongene 1. Kontraktens varighet Kontrakten har en varighet på 3 år med mulighet for forlengelse til 6 år dersom begge parter er enige. 2. Budsjett Det indikerte årlige budsjettet for høytidssesongen 2026/27 er £30 000 - £39 000. Tilbydere bør demonstrere hvordan deres foreslåtte ordning maksimerer visuell effekt, dekning og verdi for pengene innenfor dette budsjettområdet. 3. Designkrav Rådet søker en utstilling som: • Gir maksimal dekning og visuell effekt innenfor det tilgjengelige budsjettet • Er egnet for et sentrumsmiljø og forbedrer den generelle gatebildet • Integreres, der det er praktisk mulig, med rådets eksisterende belysningslager. • Byrådet ønsker et tradisjonelt design uten endringer i designet av lysene innenfor grensene til St Nicholas Church. Tilbydere oppfordres til å sende inn kreative forslag og skissere alternativer som kan skaleres opp eller ned for å samsvare med tilgjengelig finansiering. 4. Bærekraft og energieffektivitet Newport Town Council er forpliktet til å redusere sitt karbonavtrykk og ønsker forslag som støtter dette målet velkommen. Tilbydere bør demonstrere hvordan bærekrafthensyn er integrert i deres design og levering, inkludert: • Bruk av energieffektiv belysning (f.eks. LED-teknologi) • Minimere miljøpåvirkningen under installasjon, drift og fjerning • Muligheter for forbedret bærekraft gjennom kontraktens levetid 5. Elektrisk kompatibilitet og sikkerhet All foreslått belysning må: • Være fullt kompatibel med eksisterende elektriske tjenester og strømforsyninger i sentrum • Overholde all relevant lovgivning, standarder og beste praksis i bransjen • Inkludere passende sertifisering og dokumentasjon for elektrisk sikkerhet og strukturell integritet KRAV TIL UTSTILLING OG DESIGN 1. Minimum dekning av utstilling Som et minimum må julebelysningsutstillingen dekke følgende gater og plasser i sentrum. • High Street • Upper Bar • Stafford Street • Lower Bar • St Marys Street Tilbydere bør designe en sammenhengende ordning som maksimerer dekning og visuell effekt i disse områdene ved å bruke eksisterende infrastruktur der det er mulig. 2. Stedspesifikke retningslinjer for utstilling Følgende retningslinjer identifiserer eksisterende infrastruktur og foretrukne utstillingsalternativer. Alternative eller forbedrede forslag er velkomne, forutsatt at de forblir kompatible med eksisterende festeanordninger og budsjett. *Bæreliner er på plass High Street* • Eksisterende bæreliner for å støtte opptil 24 tverrgående lysstrenger • Eksisterende kuleformede lyslenker festet til godkjente bygninger (tillatelser er på plass) • Mulighet for å henge opp ekstra dekorative elementer fra strengene • Tverrgående lyslenke til Baddeley Court Stafford Street* • Eksisterende bæreliner for å støtte opptil tre lysstrenger • Mulighet for å henge opp ekstra dekorative elementer fra strengen • Eksisterende kuleformede lyslenker festet til godkjente bygninger (tillatelser er på plass) St Mary's Street* • Eksisterende bæreliner for å støtte opptil fire lysstrenger • Mulighet for å henge opp ekstra dekorative elementer fra strengen • Eksisterende kuleformede lyslenker festet til godkjente bygninger (tillatelser er på plass) Lower Bar* • Eksisterende bæreliner for å støtte opptil to lysstrenger • Strukturer tilgjengelig for opptil fem stolpedisplayer • Eksisterende kuleformede lyslenker festet til godkjente bygninger (tillatelser er på plass) Upper Bar* • Eksisterende bæreliner egnet for tverrgående belysning • Mulighet for å henge opp ekstra dekorative elementer fra strengen • Eksisterende kuleformede lyslenker festet til godkjente bygninger (tillatelser er på plass) Town Square • Eksisterende bæreliner for å støtte opptil to lysstrenger • Lyslenker på markedsbygningen • Mulighet for en fremhevet lysinstallasjon Wellington Road Corner • Plassering av juletreet i sentrum • Ingen bæreliner eller stolpestrukturer tilgjengelig • Prosjeksjonsbelysning kan vurderes Wellington Road • Eksisterende tverrgående lyslenke St Nicholas Churchyard • Plassering av juletreet i sentrum • Kommunalt eide lyslenker skal forbli i kontrakten o 6 × trebur o 4 × tårnlysstrenger o Takmontert istappbelysning o Trebelysning ved St Mary's Street-enden 3. Driftstider All belysning må kontrolleres av eksisterende automatiske timere og operere daglig som følger: • På: 06:30 - Av: 09:00 • På: 15:00 - Av: 23:00 Entreprenøren vil være ansvarlig for at innstillingene er riktig konfigurert og vedlikeholdt. 4. Designprinsipper Tilbydere må overholde følgende prinsipper: • Gi en sammenhengende og visuelt konsistent belysningsordning for sentrum • Bruke eksisterende bæreliner, stolpestrukturer og festepunkter der det er mulig • Inkludere dekorasjon av to (2) x 23-fots juletrær på: o St Nicholas Churchyard o Wellington Road Corner • Alle tredekorasjoner skal bestå av LED-lyslenker • Alle tverrgående dekorasjoner må bruke eksisterende godkjente strukturer OBLIGATORISKE KRAV TIL ENTREPRENØREN Entreprenøren vil tilby en fullt administrert tjeneste, inkludert installasjon, vedlikehold, fjerning og lagring av all belysning og tilhørende infrastruktur. 1. Installasjon, testing og drift Entreprenøren skal: • Installere belysning over High Street, Stafford Street (del), Lower Bar (del), St Mary's Street (del) og Upper Bar (del). • Installere, teste og idriftsette all belysning minst én uke før påslåingsdatoen og bekrefte skriftlig at systemet er fullt operativt. • Utføre sikkerhetstesting av alle forankringspunkter, festeanordninger og bæreliner gjennom hele kontraktperioden i samsvar med ISO-standarder og BS 8539. • Teste og sertifisere alle elektriske komponenter i samsvar med BS 7671 og BS 7909. • Sikre at all belysning fungerer automatisk til avtalte på/av-tider. 2. Vedlikehold og feilrespons Entreprenøren skal: • Vedlikeholde alle installasjoner i en sikker og operativ tilstand • Svare på alle rapporterte feil innen 24 timer, inkludert helger. Feil kan inkludere, men er ikke begrenset til; fullstendig svikt i lysstrenger, svikt i juletrelys, skade på grunn av hærverk, ugunstige værforhold eller trafikkulykker. • Tilby nødrespons utenom ordinær arbeidstid innen 2 timer etter varsling der ugunstige værforhold utgjør en sikkerhetsrisiko eller i tilfelle en akutt helse- og sikkerhetsrisiko. 3. Helse, sikkerhet og samsvar Entreprenøren skal: • Sikre installere og forankre alt utstyr i samsvar med helse- og sikkerhetslovgivning • Opprettholde trygge arbeidspraksiser til enhver tid og beskytte publikum og arbeidsstyrken • Tilby alt nødvendig tilgangsutstyr, kjøretøy og løfteutstyr • Sikre at alle operatører er tilstrekkelig opplært og sertifisert, inkludert: • IPAF • Arbeid i høyden • Kvalifikasjoner for elektrisk installasjon (inkludert HERS-sertifisering) • Levere risikovurderinger og metodebeskrivelser (RAMS) for alle operasjoner og funksjoner knyttet til kontrakten. 4. Forsikring og administrasjon Entreprenøren skal: • Ha og levere ansvarsforsikring og arbeidsgiveransvarsforsikring til en minimumsverdi av £10 millioner • Forsikre alt utstyr under lagring • Gi tilstrekkelig varsel om installasjons- og fjerningsdatoer for å muliggjøre lisensiering av Telford & Wrekin Borough Council • Delta på den offisielle påslåingsseremonien til avtalt tid • Sikre at alle gebyrer inkluderer installasjon, fjerning, vedlikehold og utrykninger i utstillingsperioden • Utføre all due diligence før anbudsinnsending; tilleggskostnader vil ikke bli akseptert etter tildeling • Etter hver årlige utstilling vil entreprenøren utstede en skriftlig erklæring som inkluderer sammendrag av utrykninger, nødvendig erstatningsbelysning og forbedringsforslag. Se dokumentet 'Christmas Lights Tender Invitation' for mer detaljer.