Opprinnelig anbudsbeskrivelse
Rushmoor Borough Council (heretter 'rådet') inviterer tilbud fra egnet erfarne leverandører av rengjørings- og sikkerhetstjenester for The Meads kjøpesenter som ligger i Farnborough. Verdien av rengjørings- og sikkerhetstjenester hos The Meads er i størrelsesorden £586.000 per år (eksklusive mva). Et pristak på £600.000 vil bli anvendt på tilbud knyttet til tjenestekostnader for kontraktens 1. år, og rådet forbeholder seg retten til å sette til side ethvert tilbud over dette beløpet. Den planlagte tildelingsdatoen for kontrakten er 5. juni 2026, med oppstart av tjenester 7. september 2026. Rådet inngår kontrakten på en basisperiode på 3 år med opsjon på forlengelse opptil maksimalt 5 år. Når kontrakten er tildelt, vil den også tillate tillegg av ytterligere lokasjoner innenfor rådets eiendomsportefølje, inkludert, men ikke begrenset til: Union Yard, Aldershot, Ashbourne House, Andover, Frimley 4.4, Farnborough. Det er ingen garanti for at ytterligere lokasjoner vil bli inkludert i kontraktens omfang. Inkludering av ytterligere lokasjoner vil være etter rådets eget skjønn og vil være gjenstand for en 'best value' gjennomgang av leveringsalternativer. Et informasjonsmøte for leverandører vil bli holdt onsdag 1. april 2026 kl. 11:30 via Microsoft Teams. Deltakelse på møtet oppfordres, men er ikke obligatorisk. Formålet med møtet er å gi leverandørene en oversikt over: Bakgrunn og nåværende ordninger, Anbudsoversikt og program, E-anbudssystem, PSQ og deltakelsesbetingelser, Spørsmål om kvalitetsvurdering, Pris mal, Forpliktelser til sosial verdi. Leverandører får en Microsoft Teams-lenke i ITT-dokumentet for møtet. Rådet vil ta opp Microsoft Teams-møtet og vil etterfølgende gjøre det tilgjengelig som en del av anbudspakken via ProContract. Obligatoriske befaringer vil bli holdt hos The Meads. Befaringene vil finne sted onsdag 8. april 2026 kl. 10:00 og tirsdag 14. april 2026 kl. 10:00. Befaringen vil vare ca. 1 time. Obligatoriske befaringer vil bli holdt hos The Meads. Befaringene vil finne sted onsdag 8. april 2026 kl. 10:00 og/eller tirsdag 14. april 2026 kl. 10:00. Befaringen vil vare ca. 1 time. Samme informasjon vil bli gitt ved begge befaringer. Tilbydere må delta i en av turene og kan sende maksimalt 2 delegater på tvers av begge ture. Det er tillatt for representanter fra samme organisasjon å delta på begge befaringer dersom dette er mest praktisk for planleggingen. Tilbydere er pålagt å besøke stedet før innlevering av tilbud; hvis et tilbud mottas og det ikke er bevis for at tilbyderen har besøkt stedene (med unntak av den nåværende leverandøren), forbeholder rådet seg retten til å sette til side tilbudet. På grunn av personalplaner kan rådet ikke tilby ytterligere datoer for besøk på stedet. Denne anbudstidsplanen er veiledende, og selv om rådet ikke har til hensikt å avvike fra den, forbeholder det seg retten til å gjøre det når som helst. Anbudsvarsel utstedt – onsdag 25. mars 2026, Anbudspakke utstedt på ProContract – onsdag 25. mars 2026, TEAMS Budgiver Briefing – mandag 30. mars 2026 kl. 14:00, Obligatorisk befaring – onsdag 8. april 2026 og tirsdag 14. april 2026 kl. 10:00, Frist for forespørsler om avklaring – torsdag 16. april 2026 kl. 23:59, Tilbudsfrist – fredag 1. mai 2026 kl. 12:00, Intervjuer – 12. og 13. mai 2026, Tildelingsbeslutning og sammendrag av vurderinger utstedt – 22. mai 2026, Varsel om kontrakttildeling utstedt – 22. mai 2026, Stillstandsperiode starter – 26. mai 2026, Stillstandsperiode avsluttes – 4. juni 2026, Kontrakt tildelt – 5. juni 2026, Mobilisering – 6. juni – 6. september 2026, Kontraktstart – 7. september 2026. Rådet benytter sitt e-sender verktøy ProContract for å administrere dette anbudet, som kan nås via følgende lenke: https://procontract.due-north.com/Login