Opprinnelig anbudsbeskrivelse
1. Bakgrunn og kontekst YWS leverer et betydelig utvidet kapitalinvesteringsprogram innen bygg, anlegg og vanninfrastruktur. Omfanget, kompleksiteten og faseringen av dette programmet har skapt en vedvarende og svingende etterspørsel etter spesialistkompetanse innen prosjektlevering, kommersiell styring og prosjektkontroll. Nåværende arbeidsmarkedsforhold har resultert i: • Mangel på tilstrekkelig erfarne faste ressurser • Økt avhengighet av midlertidig og spesialisert ekspertise • Behov for rask mobilisering og fleksibel utplassering av dyktige fagfolk For å møte disse utfordringene søker YWS å etablere et systematisk, skalerbart rammeverk for levering av profesjonelle kontraktsressurser for å støtte levering av kapitalprogrammet. 2. Formål og mål Formålet med dette innkjøpet er å utnevne et panel av tilstrekkelig kvalifiserte leverandører som er i stand til å levere fleksible profesjonelle ressurser av høy kvalitet på en løpende og etter behov-basis. Målene for rammeavtalen er å: • Sikre leveringskontinuitet på tvers av kapitalprogrammet • Adressere kort- og langsiktige ressursmangler • Muliggjøre rask respons på endrede prosjektkrav • Opprettholde kostnadskontroll, konsistens og kvalitet • Tilby en fremtidssikker mekanisme som kan tilpasse seg utviklende programkrav 3. Omfang av tjenester 3.1 Oversikt Leverandører skal levere tilstrekkelig kvalifiserte og erfarne fagpersoner for å utføre roller innen prosjektledelse, kommersiell ledelse, mengdeberegning og prosjektkontroll / PMO-funksjoner. Ressurser kan være nødvendige for å støtte: • Individuelle kapitalprosjekter • Porteføljer med flere prosjekter • Program- og rammelevering • Vanlig støtte til levering av kapitalprosjekter Oppdrag kan variere fra kortsiktig taktisk støtte til langsiktige programoppdrag. 4. Rollekategorier Rammeavtalen skal omfatte, men ikke være begrenset til, følgende rollekategorier: 4.1 Prosjektledelse • Prosjektleder • Senior prosjektleder Typiske ansvarsområder inkluderer: • End-to-end prosjektlevering gjennom hele prosjektets livssyklus • Styring av kostnader, tidsplan, kvalitet og risiko • Styring av interessenter og forsyningskjede • Styring, rapportering og sikring • Overholdelse av interne og regulatoriske krav 4.2 Kommersiell ledelse & Mengdeberegning • Mengdeberegner • Senior mengdeberegner • Kommersiell leder • Senior kommersiell leder Typiske ansvarsområder inkluderer: • Kostnadsplanlegging, prognoser og finansiell kontroll • Kontraktadministrasjon (f.eks. NEC-skjemaer) • Endringskontroll og kompensasjonshendelser • Kommersiell risikostyring • Forsyningskjedens kommersielle ytelse og forhandling • Reduksjon av krav og unngåelse av tvister 4.3 PMO, Planlegging & Prosjektkontroll • PMO-leder • Planleggingsleder / Scheduler / Prosjektkontrollleder Typiske ansvarsområder inkluderer: • Programplanlegging og tidsplanlegging (f.eks. Primavera P6, MS Project) • Integrerte programkontroller • Fremdriftsrapportering og ytelsesanalyse • Styring av risiko, problemer og avhengigheter • Styrings- og sikringsstøtte på porteføljenivå 5. Leveringsmodell 5.1 Call-Off mekanisme Rammeavtalen vil fungere på en call-off basis, noe som gir YWS mulighet til å: • Definere rolle-krav, varighet og plassering på call-off-stadiet • Velge leverandører via direkte tildeling eller mini-konkurranse • Raskt mobilisere ressurser som respons på programbehov 5.2 Fleksibilitet Rammeavtalen må støtte: • Variabel oppdragsvarighet • Skalerbar ressurshåndtering • Blandede team fra flere leverandører • Justering av rollemiks etter hvert som kapitalprogrammet utvikler seg 6. Krav til kapasitet og kompetanse Leverandører må demonstrere evnen til å levere ressurser med: • Dokumentert erfaring innen bygg, anlegg eller vann/forsyning • Kunnskap om regulerte infrastrukturmiljøer • Kjennskap til NEC-kontrakter og samarbeidsmodeller • Erfaring med levering av store eller komplekse kapitalprogrammer • Sterk interessent- og styringskapasitet Nøkkelpersonell bør typisk demonstrere: • Relevante faglige kvalifikasjoner (f.eks. RICS, APM, PMI) • Passende sikkerhetsklarering der det kreves • Rett til å arbeide i Storbritannia • Sterk helse-, sikkerhets- og miljøbevissthet 7. Ressursstyring & Kontinuitet Leverandører skal: • Vedlikeholde en aktiv talentpool som er tilpasset rammeavtalens roller • Tilby suksessplanlegging for langsiktige oppdrag • Sikre kunnskapsoverføring ved ressursendringer • Minimere forstyrrelser i pågående prosjekter under ressursendringer 8. Ytelsesstyring YWS vil overvåke leverandørens ytelse mot: • Kvalitet på ressurslevering • Rettidig mobilisering • Leveringsresultater og tilbakemeldinger fra interessenter • Overholdelse av styrings- og rapporteringskrav • Kommersiell ytelse og verdi for pengene Dårlig ytelse kan resultere i reduserte call-offs eller fjerning fra rammeavtalen. 9. Kommersiell & Prisstruktur • Leverandører skal sende inn rollebaserte dagsrater etter rollekategori og anciennitet • Rater skal være transparente og faste for definerte perioder • YWS forbeholder seg retten til å benchmarke rater i rammeavtalens løpetid • Rater må tillate: o Vurderinger innenfor / utenfor IR35 o Lokasjons- og oppdragsbaserte variasjoner 10. Kontinuerlig forbedring & Tilpasningsevne Rammeavtalen skal støtte: • Periodisk gjennomgang av rollekategorier og kompetansekrav • Tillegg eller forbedring av roller etter hvert som programbehovene utvikler seg • Initiativer for kontinuerlig forbedring • Markeds testing for å sikre konkurranseevne over tid