Portsmouth City Council – Tidsbegrensede servicekontrakter for målrettede korte pauser og spesialiserte lekeplasser 2026

Portsmouth City Council ('rådet') inviterer kvalifiserte leverandører til å sende inn tilbud for levering av målrettede korte pauser og spesialiserte ferieleker for barn og unge med spesielle opplæringsbehov og funksjonsnedsettelser (SEND) og tilleggsbehov i Portsmouth. Rådet søker å utnevne en eller flere leverandører via en avtale med flere leverandører for å levere disse tjenestene innenfor de nordlige, sørlige og sentrale områdene av Portsmouth, til en estimert årlig verdi på omtrent £517 000 per år, som skal fordeles deretter mellom tre separate partier og tjenester. Hver kontrakt vil bli inngått for en innledende periode på 3 år, med mulighet for forlengelse med opptil 2 år. Tjenestenes omfang vil omfatte lovpålagte plikter og funksjoner som oppfyller kommunens ansvar for å tilby tilgjengelige kortvarige pausetilbud, som vil støtte behovene til barn og unge med funksjonsnedsettelser, samt deres familier, og sikre at rådet kan tilby en rekke tjenester på dette feltet, i løpet av dagen, inkludert skoleferier, helger og etter skoletid, for å møte kravene fra de relevante innbyggerne innenfor Portsmouths grenser. Dette er en re-anskaffelse av en eksisterende tjeneste. Omfang og spesifikasjoner Tjenestene skal leveres til barn og unge med SEND og/eller tilleggs- eller komplekse helsebehov (støttebehov og tilbud vil variere avhengig av tjenesten), som bor i Portsmouth by fra 5-årsalderen til de fyller 18 år. Tjenestene må leveres i samsvar med SEND Code of Practice, sikkerhetsstandarder og lokale prioriteringer. De målrettede kortvarige pausetilbudene vil bli tilbudt foreldre/foresatte, barn og unge som bor i Portsmouth by, og som oppfyller kvalifikasjonskriteriene, som angitt i rådets erklæring om kortvarige pauser. For visse tjenester bør leverandører tilby ytterligere muligheter for familier som er i stand til å selvfinansiere plasser for sitt barn/sine barn, da dette vil vise seg å være mer kostnadseffektivt. Portsmouths tilbud om korte pauser faller inn under tre kategorier, som følger: Nivå 1 - Lavt støttenivå For barn og unge som ikke kan få tilgang til universelle tjenester alene Disse tjenestene leveres til barn og unge med funksjonsnedsettelser som har tilleggsbehov som ikke kan dekkes av universelle tjenester. Nivå 2 - Høyere støttenivå For barn og unge som trenger et høyere støttenivå. De som oppfyller kvalifikasjonskriteriene, har tilgang til korte pauser. Disse tjenestene kan nås via selvhenvisning eller via en ledende fagperson. Nivå 3 - Spesialisert støtte For barn og unge som krever tjenester identifisert gjennom en vurdering av sosialtjenesten Disse tjenestene leveres i tillegg til nivå 1 og 2, der behov identifiseres gjennom en vurdering av sosialtjenesten og oppfyller terskelen for tilleggsstøtte. De bestilte tjenestene omfatter kun kategori 1 og 2. Avhengig av tjenesten, vil barn og unge kunne få tilgang til tilbud via følgende metoder: Direkte tilgang for foreldre/foresatte Foreldre/foresatte vil kunne bestille eller registrere seg direkte hos entreprenøren og få tilgang til aktiviteter, enten via entreprenørens nettsted, e-post eller online bestillingsskjema, telefon eller en lenke til den lokale tilbudslisten. Profesjonell henvisning Fagpersoner kan henvise eller henvise familien, inkludert: tidlige hjelpeteam, skoler/SENCO-er, helsesykepleiere, familiearbeidere eller sosialtjenesten (hvis de allerede er involvert). Rådets rute Rådet kan sende henvisningsinformasjon for: • Barn som er kjent for tjenester som krever støtte • Barn på lister over målrettede korte pauser • Familier som har bedt om korte pauser via den lokale SEND-tilbudslisten Spesifikasjoner Spesifikasjonene er utformet for å sikre at alle leverandører har en effektiv og lik forståelse av kontraktens funksjonelle og ytelseskrav. Fullstendige detaljer om kravene finnes i spesifikasjonsdokumentene. Rådet forbeholder seg retten til å gjøre endringer i spesifikasjonene hvis det anses nødvendig, under avklaringsfasen. Partnersamarbeid I tillegg til å samarbeide tett med rådet, skal leverandøren også demonstrere effektiv kommunikasjon og en sterk partnerskapsinnsats med andre etater og interessenter, inkludert partnere innen utdanning, helse og sosialtjenester, i tillegg til foreldrefora, som Portsmouth Parent Voice (PPV). Sosial verdi Rådet er forpliktet til kontinuerlig å gjennomgå og forbedre tilnærmingen til levering av sosial verdi, og leverandører kan finne ytterligere informasjon via følgende lenke - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/ Kontraktmodell Rådet har til hensikt å tildele en fast prisplan per kontrakt, som oppfyller de dedikerte budsjettene til rådet. Leverandører kan by på alle partier eller visse partier uten begrensninger. Hvis en leverandør vinner flere partier som følge av sitt/sine bud, forbeholder rådet seg retten til å kombinere dem til en enkelt kontrakt. Rådet søker å godkjenne maksimalt én leverandør per parti, for å levere hver tjeneste, selv om en leverandør kan by på og levere mer enn ett parti. Kontraktkostnader og varighet Ved oppdeling av tjenestene i partier, vil hver kontrakt ha en innledende periode på 3 år, med mulighet for forlengelse med ytterligere 2 år i avtalte intervaller, opp til en maksimal periode på 5 år totalt, avhengig av entreprenørens ytelse og rådets tilgjengelige finansiering. Videre kan kontraktsverdien øke eller reduseres avhengig av endringer i budsjettallokering, lovendringer, tilleggsfinansieringskilder, variasjoner i tjenester eller tillegg av ytterligere tilknyttede tjenester for å møte endringer i etterspørsel eller tjenestelevering. Basis kontraktkostnadsbeløpet ovenfor skal fordeles mellom partiene basert på den finansielle stabiliteten for hver enkelt, og derfor vil et fast beløp bli allokert til hver tjeneste per år. Hvis bare én leverandør byr på muligheten eller blir ansett som vinnerbudgiver for alle partier, etter anbudet, og sikrer alle de bestilte tjenestene, kan det totale kombinerte beløpet finansieres under én kontrakt, tilsvarende hvis to av de tre partiene sikres av én leverandør, da kan finansieringen av disse to partiene kombineres til én, med resten som går til leverandøren for det resterende partiet. Skulle en leverandør vinne mer enn ett parti, vil det være opp til deres skjønn hvordan finansieringen allokeres for hver tjeneste, forutsatt at tjenesten leveres konsekvent effektivt og brukernes behov blir møtt, og dette diskuteres med de relevante rådsmedlemmene på forhånd. Rådet vil regelmessig bli varslet av leverandøren når det fastsettes hvordan midlene skal/blir allokert. Finansieringsallokering for hvert parti per år vil bli bestemt som følger, med hensyn til en potensiell årlig inflasjon på 3% anvendt over 5 år: a) Parti 1 (£100 000 basis) • År 1: £100 000,00 • År 2: £103 000,00 • År 3: £106 090,00 • År 4: £109 272,70 • År 5: £112 550,88 o Totalt (5 år): £530 913,58 b) Parti 2 (£170 000 basis) • År 1: £170 000,00 • År 2: £175 100,00 • År 3: £180 353,00 • År 4: £185 763,59 • År 5: £191 336,50 o Totalt (5 år): £902 553,09 c) Parti 3 (£247 000 basis) • År 1: £247 000,00 • År 2: £254 410,00 • År 3: £262 042,30 • År 4: £269 903,57 • År 5: £278 000,68 o Totalt (5 år): £1 311 356,55 Budsjettak og overkommelighetskrav Rådet har definert maksimale årlige tildelinger for hvert parti. Tilbudsgivere må ikke overskride budsjettallokeringen for år 1 for det/de partiet/partiene de byr på. Enhver tilbudsgiver hvis totale kostnadstilbud for år 1 overstiger det angitte basisbudsjettet for det partiet, vil automatisk bli utelukket fra evaluering for det partiet. De maksimale budsjettallokeringene for år 1 er som følger: • Parti 1: £100 000 (År 1 tak) • Parti 2: £170 000 (År 1 tak) • Parti 3: £247 000 (År 1 tak) Disse verdiene representerer det absolutte taket for priser i år 1. Innleveringer over disse tersklene kan ikke vurderes. Tilgang til tilbudsunderlag og anskaffelsesprogram Rådet vil administrere anskaffelsen ved hjelp av sitt e-sourcing-system In-Tend, som vil bli brukt til: • Tilgang til og utstedelse av anskaffelsesinformasjon og dokumentasjon • Forespørsler om avklaring før tilbudsinnsending og svar • Tilbudsinnsending • Åpning av tilbud og tilgang til svar • Forespørsler om avklaring og svar etter tilbudsinnsending • Varsling om tildelingsbeslutning og tilbakemelding • Offentliggjøring av sammendrag av kontraktsregisterinformasjon i samsvar med kravene i Local Government Transparency Code (2015). In-Tend-systemet er gratis tilgjengelig via følgende weblink: https://intendhost.co.uk/portsmouthcc/aspx/home Denne anskaffelsesplanen er veiledende, og selv om rådet ikke har til hensikt å avvike fra den, forbeholder det seg retten til å gjøre det når som helst. Tilbudsunderlag tilgjengelig på Intend - Tirsdag 31. mars 2026 Frist for forespørsler om avklaring - Fredag 17. april 2026 kl. 23:59 Frist for innlevering av tilbud - Fredag 1. mai 2026 kl. 17:00 Evaluering av tilbud fullført - Mandag 11. mai 2026 Intern styring og modereringsgodkjenninger - Tirsdag 13. mai 2026 til Torsdag 14. mai 2026 Tildelingsbeslutning varslet til leverandører - Fredag 15. mai 2026 Stillstandsperiode - Mandag 18. mai 2026 - Torsdag 28. mai 2026 Kontraktsinngåelse - Fredag 29. mai 2026 Mobiliseringsperiode - Mandag 1. juni 2026 - 31. august 2026 Kontraktens ikrafttredelse - Tirsdag 1. september 2026