Opprinnelig anbudsbeskrivelse
INTRODUKSJON Rushmoor Borough Council ('Rådet') inviterer anbud fra egnet erfarne leverandører for levering av en tidsbegrenset servicekontrakt for reparasjon og vedlikehold for krav knyttet til sin eiendomsportefølje. EIENDOMS PORTEFØLJE Kontrakten vil dekke hele Rådets jurisdiksjons geografiske område, som omfatter Aldershot, Farnborough og noen omkringliggende områder. Kommersielle eiendeler som kontrakten vil betjene inkluderer et teater, rådskontorer, paviljonger, offentlige toaletter, idrettsanlegg pluss flere andre bygningstyper. Rådet eier for tiden 140 eiendommer som spenner fra detaljhandelslokaler, idrettspaviljonger, offentlige toaletter, samfunnshus, industrilokaler, fritidssentre, kirkegårder, krematorier og kontorer. Mange av eiendommene har imidlertid full leiekontrakt med reparasjonsplikt med leietakere. Det er bare 32 eiendommer som Rådet regelmessig vedlikeholder (se vedlegg B Rushmoor Property List 2026) og som i utgangspunktet vil falle inn under denne kontraktens omfang og som Rådets eiendomstjenester er ansvarlige for å administrere. Eiendommene som dekkes av kontrakten vil imidlertid variere over tid etter hvert som eiendommer blir ledige, hvis leietakere ber Rådet om hjelp med arbeid, nye eiendommer utvikles / kjøpes eller avhendes. OMFANG Kontrakten vil primært dekke levering av reaktive reparasjonstjenester, som sikrer tidsriktig og effektiv løsning av vedlikeholdsproblemer etter hvert som de oppstår, typisk opp til en maksimal reparasjonsverdi på £ 10.000. Utgifter til reaktive reparasjonstjenester varierer per år, men er i gjennomsnitt ca. £ 200.000 (ekskl. mva - alle videre tall også ekskl. mva) per år. Den estimerte, ikke-bindende årlige kontraktsverdien for kontrakten, inkludert kjerne-, ikke-kjerne- og valgfrie arbeider, er estimert til å være rundt £ 400.000 ekskl. mva. Selv om Rådet kan legge til eller fjerne steder fra kontrakten, samt endre steder betydelig, kan det ikke gi detaljer om hva disse endringene kan innebære og hva som kan utløse slike endringer i kontraktens løpetid. Rådet kan derfor heller ikke gi ytterligere informasjon om hvordan slike endringer positivt eller negativt kan påvirke kontraktens verdi over basis- og utvidet periode. Entreprenøren vil bli pålagt å utføre følgende arbeider internt, snarere enn å underkontrahere (med mindre spesifikt avtalt med Rådets utstedende tjenestemann) • generelle bygningsarbeider • generelle ferdigheter (takrenne- og takrens) • snekkerarbeid • muring • rørleggerarbeid (inkl. generelt varmt og kaldt vann rørleggerarbeid; blokkeringer) • dekorasjoner • mindre utvendige arbeider (inkl. fylling av huller; legging av heller etc.) Generelle Bygningsarbeider/Multifaglig Krav - Kjernearbeid: Inkluderer taktekking, takrenner, maling og dekorering. Muring, vindusreparasjon, utskifting og glassing, snekkerarbeid, rørleggerarbeid, pussing, nødforing og låsesmedarbeid. Mindre elektrisk arbeid som installasjon av ny sikring eller utskifting av eksisterende elementer. Grunnvedlikehold - inkluderer luking, beskjæring, gjerding, takrennerens, legging av heller og beskjæring av trær. Generelle Bygningsarbeider/Multifaglig Krav - Ikke-kjernearbeid: Inkluderer grunnarbeid, reparasjon av stier/fortau og mindre veireparasjoner, nye installasjoner og reparasjoner av eksisterende elektriske installasjoner og delvis eller full omkabling av lokaler. Drenering, høytrykksspyling og inspeksjon, reparasjon av kummer. Installasjon og reparasjon av gassrelaterte elementer, inkludert utskifting og service av kjeler. Installasjon og service av VVS. Akutte reparasjoner samme dag: Entreprenøren vil bli pålagt å levere en akutt reparasjonstjeneste samme dag, samt evnen til å utføre ikke-akutte arbeider innenfor foreskrevet tidsramme, som angitt i KPI-dokumentet og under SLA-krav dekket i dette og relaterte dokumenter. Prosjektarbeider: I tillegg til denne kjerneleveransen, vil kontrakten inkludere muligheten til å bestille kapitalutgifts (CapEx) prosjektarbeider verdt mellom £ 10.000 og £ 100.000, med merknad om at de fleste prosjekter vil være mellom £ 10.000 - £ 30.000. Kapitalprosjekter over £ 10.000 er ikke garantert innenfor kontrakten, men vil generelt bli anskaffet gjennom den der det er hensiktsmessig. Der Rådet velger å invitere til konkurrerende bud for levering av prosjektarbeider til £ 10k - £ 100k, vil den tidsbegrensede serviceentreprenøren, avhengig av kapasitet og ytelse, generelt bli invitert til å by. Generelt vil Rådet foretrekke konkurrerende bud fremfor å bruke den tidsbegrensede servicekontrakten for kontrakter med høyere verdi over £ 30.000, selv om en rekke hensyn vil bli tatt, inkludert hastighet, fremtidig vedlikeholdseffektivitet osv. Etterspørselsnivået for kapitalprosjekter kan variere betydelig, og ingen forpliktelser kan gis angående volumet eller hyppigheten av slike arbeider. Utgifter til kapitalprosjekter som kan dekkes innenfor rammen av fremtidig kontrakt varierer fra £ 350.000 - £ 700.000 per år. Imidlertid, med tanke på at en betydelig andel av fremtidige utgifter vil være underlagt konkurrerende budprosesser, vil verdien av kapitalprosjekter som tildeles via den tidsbegrensede servicekontrakten sannsynligvis ikke overstige 50% av det totale budsjettet for kapitalprosjekter for et gitt år. PRISER Prisene vil være faste for de første tolv månedene av kontrakten, med en prosentvis økning i tråd med de relevante indeksene for konsumprisindeksen (KPI) anvendt etter ett år fra kontraktens startdato og hvert år etter det i kontraktens varighet. Detaljer om prisstrukturen som vil bli brukt på kontrakten er angitt i anskaffelsesdokumentene. KPI-økninger kan bare anvendes på arbeidstakster og utropsgebyr. % økninger for materialer, utstyr, underleverandørstyring og overhead/fortjeneste% er ikke underlagt noen økninger i kontraktens varighet. Kontrakten vil fungere på en dynamisk kommersiell basis der arbeidsmengden vil bli diktert av den nåværende eiendomsporteføljen som kan endre seg over tid, og fremvoksende reaktive og planlagte vedlikeholdskrav, som igjen ikke kan forplikte seg til og vil variere over tid. Informasjon om historisk etterspørsel er inkludert i anskaffelsesdokumentene. Ved fakturering av arbeid trukket fra kontrakten, må alle tilbudte arbeidstakster, påslag, utropsgebyr osv. respekteres, med merknad om at arbeidsmengden og sammensetningen vil bli diktert av dynamiske krav. Valgfrie prosjekt- og planlagte vedlikeholdsarbeider vil generelt være gjenstand for fastpris tilbud med den tilbudte overhead/fortjeneste% anvendt på en åpen bok-basis med alle kostnader underlagt skreddersydde arbeidskostnader. Der det er aktuelt, bør arbeidstakster og påslag også anvendes på prising av valgfrie fastpris arbeider på en 'meet or beat' basis. TILDELING, VARIGHET, FORLENGELSESALTERNATIVER & KONTRAKTFORM Tildelingsdatoen for kontrakten er målrettet til 17. august 2026 med oppstart av tjenester fra 1. oktober 2026. Kontrakten vil bli tildelt på en 2-årig basisperiode med muligheter for forlengelse opp til maksimalt 5 år. Kontrakten vil bli tildelt ved bruk av JCT Measured Term Contract 2024. STEDSVISITT & TILBUDSORIENTERING Stedsbesøk vil bli holdt 10. og 16. juni for å gjøre det mulig for potensielle tilbudsgivere å gjøre seg kjent med et utvalg av steder som er inkludert i kontraktens omfang. Deltakelse på en stedstur er ikke en obligatorisk betingelse for å by. Leverandører må registrere seg for å delta på stedbesøket via ProContract ved hjelp av Meldingsfunksjonen innen 9. juni, og oppgi navn, stilling og kontaktinformasjon (e-post og mobil) for sine delegater. Leverandører kan sende opptil 2 delegater til å delta. På dagen bør leverandører sørge for at deres delegater melder seg på Rådets kontorer kl. 10.00. Besøket forventes å avsluttes rundt kl. 15.00. En tilbudsretting vil bli holdt online mandag 15. juni kl. 16:00 via Microsoft Teams. Deltakelse i orienteringen oppfordres til, men er ikke obligatorisk. Rådet forventer at møtet ikke vil vare lenger enn 60 minutter og vil følge den foreslåtte agendaen nedenfor: • 16:00 til 16:45 - Anbudspresentasjon • 16:45 til 17:00 - Spørsmål og svar Leverandører som ønsker å delta i orienteringen, bør bruke lenken nedenfor: • Bli med: https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • Møte-ID: 344 775 063 123 429 • Passord: hC62MK9J Alle avklaringssvar gitt på stedsbesøk og/eller tilbudsretting vil etterfølgende bli gjort tilgjengelig via ProContract / SEBP. ANBUDSPROSESS, TIDSPLAN & ADMINISTRASJON Rådet bruker den åpne prosedyren for anskaffelse av denne kontrakten, som inkluderer deltakelsesbetingelser og etterfølgende evaluering av anbudstilbud. Denne anskaffelsestidsplanen vises nedenfor, og selv om Rådet ikke har til hensikt å avvike fra den, forbeholder det seg retten til å gjøre det når som helst. Skulle programmet ovenfor endres, vil alle leverandører bli informert om denne endringen via ProContract/SEBP. • Anbudsvarsel utstedt: 3. juni 2026 • Anbudspakke utstedt på ProContract: 2. juni 2026 • Stedsbesøk: 10. og 16. juni 2026 • Online tilbudsretting: 15. juni 2026 kl. 16:00 • Frist for anmodninger om avklaring: 26. juni 2026 kl. 23:59 • Tilbudsfrist: 11. juli 2026 kl. 17:00 • Tildelingsbeslutning & vurderingssammendrag utstedt: 30. juli 2026 • Kontraktstildelingsvarsel utstedt: 30. juli 2026 • Stansperiode starter: 31. juli 2026 • Stansperiode slutter: 14. august 2026 kl. 23:59 • Kontraktstildeling: 17. august 2026 • Mobilisering: 17. august - 30. september 2026 • Kontraktstart: 1. oktober 2026 Rådet vil administrere anskaffelsen ved hjelp av sitt e-sourcing-system ProContract. ProContract-systemet kan nås gratis via følgende weblink: https://procontract.due-north.com/Login