Originele aanbestedingsbeschrijving
INTRODUCTIE Rushmoor Borough Council ('de Raad') nodigt ervaren leveranciers uit om offertes in te dienen voor de levering van een servicecontract voor reparatie en onderhoud op termijn voor de vereisten met betrekking tot zijn vastgoedportefeuille. VASTGOEDPORTFEULLJE Het contract zal het gehele geografische gebied van de Raad bestrijken, dat Aldershot, Farnborough en enkele omliggende gebieden omvat. De commerciële activa die het contract zal bedienen, omvatten een theater, kantoren van de Raad, paviljoens, openbare toiletten, sportfaciliteiten en verschillende andere soorten gebouwen. De Raad bezit momenteel 140 eigendommen, variërend van winkelpanden, sportpaviljoens, openbare toiletten, buurthuizen, industriële panden, recreatiecentra, begraafplaatsen, crematoria en kantoren. Veel van de eigendommen hebben echter volledige reparatiehuurovereenkomsten met huurders. Er zijn slechts 32 eigendommen die de Raad regelmatig onderhoudt (zie bijlage B Rushmoor Property List 2026) en die aanvankelijk binnen de scope van dit contract vallen en waarvoor de vastgoedafdeling van de Raad verantwoordelijk is. De eigendommen die binnen de scope van het contract vallen, zullen echter in de loop van de tijd variëren naarmate eigendommen leegkomen, als huurders de Raad om hulp vragen bij werkzaamheden, nieuwe eigendommen worden ontwikkeld / gekocht of afgestoten. SCOPE Het contract zal voornamelijk betrekking hebben op de levering van responsieve reparatiediensten, waarbij tijdige en effectieve oplossing van onderhoudsproblemen wordt gegarandeerd naarmate deze zich voordoen, doorgaans tot een maximale reparatiewaarde van £10.000. De uitgaven aan responsieve reparatiediensten variëren per jaar, maar bedragen gemiddeld ongeveer £200.000 (exclusief BTW – alle verdere cijfers ook exclusief BTW) per jaar. De geschatte niet-bindende jaarlijkse contractwaarde voor het contract, inclusief kern-, niet-kern- en optionele werkzaamheden, wordt geschat op ongeveer £400.000 exclusief BTW. Hoewel de Raad locaties aan het contract kan toevoegen of verwijderen en locaties aanzienlijk kan wijzigen, kan hij geen details verstrekken over wat deze wijzigingen kunnen inhouden en wat dergelijke wijzigingen kan triggeren gedurende de looptijd van het contract. De Raad kan daarom ook geen aanvullende informatie verstrekken over hoe dergelijke wijzigingen de waarde van het contract positief of negatief kunnen beïnvloeden gedurende de basis- en verlengde periode. De Aannemer zal de volgende werkzaamheden in eigen beheer moeten uitvoeren, in plaats van onderaanneming (tenzij specifiek overeengekomen met de uitgevende ambtenaar van de Raad) • algemene bouwwerkzaamheden • algemene vaardigheden (reiniging van dakgoten en daken) • timmerwerk • metselwerk • loodgieterswerk (incl. algemene warm- en koudwatertoepassingen; verstoppingen) • decoraties • kleine buitenwerkzaamheden (incl. opvullen van kuilen; herplaatsen van bestratingsstenen etc.) Algemene bouwwerkzaamheden/Multi-Trade Vereisten - Kerntaken: Omvat dakbedekking, dakgoten, schilderen en decoreren. Metselwerk, reparatie van ramen, vervanging en beglazing, timmerwerk, loodgieterswerk, pleisterwerk, noodbekisting en slotenmakerswerk. Kleine elektrische werkzaamheden zoals de installatie van een nieuwe aftakking of de vervanging van bestaande elementen. Grondonderhoud - omvat onkruidbestrijding, snoeien, omheining, reiniging van dakgoten, bestrating en snoeien van bomen. Algemene bouwwerkzaamheden/Multi-Trade Vereisten - Niet-kerntaken: Omvat grondwerk, reparatie van paden/trottoirs en kleine wegen, nieuwe installaties en reparaties van bestaande elektrische installaties en gedeeltelijke of volledige herbedrading van panden. Afvoer, hogedrukspuiten en inspectie, reparatie van putten. Installatie en reparatie van gasgerelateerde elementen, inclusief vervanging en onderhoud van ketels. Installatie en onderhoud van HVAC. Spoedreparaties op dezelfde dag: De aannemer zal een spoedreparatiefaciliteit op dezelfde dag moeten leveren, evenals de mogelijkheid om niet-spoedeisende werkzaamheden binnen de voorgeschreven termijn uit te voeren, zoals uiteengezet in het KPI-document en onder de SLA-vereisten die hierin en in gerelateerde documenten worden behandeld. Projectwerkzaamheden: Naast deze kernvoorziening zal het contract de mogelijkheid omvatten om projectwerkzaamheden voor kapitaaluitgaven (CapEx) te bestellen met een waarde tussen £10.000 en £100.000, waarbij wordt opgemerkt dat de meeste projecten tussen £10.000 en £30.000 zullen liggen. Kapitaalprojecten boven £10.000 zijn niet gegarandeerd binnen het contract, maar zullen er over het algemeen doorheen worden verworven waar passend. Waar de Raad ervoor kiest om concurrerende offertes uit te nodigen voor de levering van projectwerkzaamheden van £10k - £100k, zal de aannemer van het contract op termijn, afhankelijk van capaciteit en prestaties, over het algemeen worden uitgenodigd om te bieden. Over het algemeen zal de Raad de voorkeur geven aan concurrerende offertes boven het contract op termijn voor contracten met een hogere waarde boven £30.000, hoewel een reeks overwegingen zal worden meegenomen, waaronder urgentie, toekomstige onderhoudsefficiëntie, etc. Het vraagniveau naar kapitaalprojecten kan aanzienlijk variëren en er kan geen toezegging worden gedaan met betrekking tot het volume of de frequentie van dergelijke werkzaamheden. De uitgaven aan kapitaalprojecten die binnen de scope van het toekomstige contract kunnen vallen, variëren van £350.000 tot £700.000 per jaar. Echter, gezien het feit dat een aanzienlijk deel van de toekomstige uitgaven onderworpen zal zijn aan concurrerende offerteprocedures, zal de waarde van kapitaalprojecten die via het contract op termijn worden toegekend waarschijnlijk niet meer dan 50% van het totale budget voor kapitaalprojecten in enig jaar bedragen. PRIJZEN Prijzen zullen vast zijn voor de eerste twaalf maanden van het contract, met een procentuele verhoging in lijn met de relevante indexen van het consumentenprijsindex (CPI) toegepast na één jaar vanaf de startdatum van het contract en elk jaar daarna gedurende de looptijd van het contract. Details van de prijsstructuur die op het contract zal worden toegepast, worden uiteengezet in de aanbestedingsdocumenten. CPI-verhogingen kunnen alleen worden toegepast op arbeidstarieven en call-outkosten. % verhogingen voor materialen, apparatuur, onderaannemerbeheer en overhead/winstpercentages zijn niet onderhevig aan enige verhogingen gedurende de looptijd van het contract. Het contract zal op een dynamische commerciële basis worden uitgevoerd, waarbij de werkvolumes worden bepaald door de huidige vastgoedportefeuille die in de loop van de tijd kan veranderen en door opkomende responsieve en geplande onderhoudsvereisten, die opnieuw niet kunnen worden gegarandeerd en in de loop van de tijd zullen variëren. Informatie over historische vraag is opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. Bij het factureren van werkzaamheden uit het contract moeten alle aangeboden arbeidstarieven, toeslagen, call-outkosten, etc. worden gehonoreerd, waarbij wordt opgemerkt dat het volume en de samenstelling van het werk worden bepaald door dynamische vereisten. Optionele project- en geplande onderhoudswerkzaamheden zullen over het algemeen onderhevig zijn aan een vaste prijsofferte met de aangeboden overhead/winstpercentages toegepast op een open boekbasis, waarbij alle onderliggende kosten onderworpen zijn aan op maat gemaakte werkzaamheden. Waar van toepassing moeten arbeidstarieven en toeslagen ook worden toegepast op de prijsstelling van optionele vaste prijs werkzaamheden op een 'meet or beat' basis. TOEWIJZING, DUUR, VERLENGINGSOPTIES & CONTRACTVORM De toewijzingsdatum voor het contract is gericht op 17 augustus 2026, met ingang van de dienstverlening op 1 oktober 2026. Het contract wordt toegekend voor een basisperiode van 2 jaar met opties tot verlenging tot maximaal 5 jaar. Het contract wordt gegund volgens de JCT Measured Term Contract 2024. LOCATIEBEZOEKEN & OFFERTEBRIEFING Locatiebezoeken vinden plaats op 10 en 16 juni om potentiële inschrijvers in staat te stellen zich vertrouwd te maken met een selectie van locaties die binnen de scope van het contract vallen. Deelname aan een locatiebezoek is geen verplichte voorwaarde om te bieden. Leveranciers moeten zich registreren voor deelname aan het locatiebezoek via ProContract met behulp van de Berichtenfunctie vóór 9 juni, waarbij ze de namen, posities en contactgegevens (e-mail en mobiel) van hun afgevaardigden verstrekken. Leveranciers kunnen maximaal 2 afgevaardigden sturen. Op de dag moeten leveranciers ervoor zorgen dat hun afgevaardigden zich om 10.00 uur melden bij de kantoren van de Raad. Het bezoek zal naar verwachting rond 15.00 uur eindigen. Een offertebriefing wordt online gehouden op maandag 15 juni om 16.00 uur via Microsoft Teams. Deelname aan de briefing wordt aangemoedigd, maar is niet verplicht. De Raad verwacht dat de vergadering niet langer dan 60 minuten zal duren en zal de voorgestelde agenda volgen: • 16:00 tot 16:45 - Aanbestedingspresentatie • 16:45 tot 17:00 - Vragen en antwoorden Leveranciers die willen deelnemen aan de briefing moeten de onderstaande link gebruiken: • Deelnemen: https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • Vergaderings-ID: 344 775 063 123 429 • Wachtwoord: hC62MK9J Alle verduidelijkingsantwoorden die tijdens de locatiebezoeken en/of de offertebriefing worden verstrekt, zullen vervolgens beschikbaar worden gesteld via ProContract / SEBP. AANBESTEDINGSPROCESS, TIJDSSCHEMA & ADMINISTRATIE De Raad gebruikt de openbare procedure voor de aanbesteding van dit contract, die deelnamevoorwaarden en de daaropvolgende evaluatie van offertevoorstellen omvat. Dit aanbestedingsschema wordt hieronder getoond en, hoewel de Raad niet van plan is ervan af te wijken, behoudt hij zich het recht voor om dit op elk moment te doen. Mocht het bovenstaande schema veranderen, dan zullen alle leveranciers hiervan op de hoogte worden gesteld via ProContract/SEBP. • Aanbestedingskennisgeving uitgegeven: 3 juni 2026 • Aanbestedingspakket uitgegeven op ProContract: 2 juni 2026 • Locatiebezoeken: 10 en 16 juni 2026 • Online offertebriefing: 15 juni 2026 om 16:00 uur • Deadline voor verzoeken om verduidelijking: 26 juni 2026 om 23:59 uur • Deadline voor het retourneren van offertes: 13 juli 2026 om 17:00 uur • Beslissing over toewijzing & beoordelingssamenvattingen uitgegeven: 30 juli 2026 • Kennisgeving van contracttoewijzing uitgegeven: 30 juli 2026 • Standstill-periode start: 31 juli 2026 • Standstill-periode eindigt: 14 augustus 2026 om 23:59 uur • Contracttoewijzing: 17 augustus 2026 • Mobilisatie: 17 augustus - 30 september 2026 • Contractaanvang: 1 oktober 2026 De Raad zal de aanbesteding administreren met behulp van zijn e-sourcing systeem ProContract. Het ProContract-systeem is gratis toegankelijk via de volgende weblink: https://procontract.due-north.com/Login