Originele aanbestedingsbeschrijving
1. Achtergrond en context YWS levert een aanzienlijk uitgebreid kapitaalinvesteringsprogramma op het gebied van bouw, civiele techniek en waterinfrastructuur. De omvang, complexiteit en fasering van dit programma hebben geleid tot een voortdurende en fluctuerende vraag naar gespecialiseerde capaciteiten op het gebied van projectlevering, commerciële zaken en projectbeheersing. Huidige arbeidsmarktomstandigheden hebben geleid tot: • Tekorten aan adequaat ervaren vaste middelen • Verhoogde afhankelijkheid van tijdelijke en gespecialiseerde expertise • De noodzaak van snelle mobilisatie en flexibele inzet van gekwalificeerde professionals Om deze uitdagingen aan te pakken, streeft YWS naar het opzetten van een systematisch, schaalbaar kader voor de levering van professionele contractuele middelen ter ondersteuning van de uitvoering van het kapitaalprogramma. 2. Doel en doelstellingen Het doel van deze aanbesteding is het benoemen van een panel van adequaat gekwalificeerde leveranciers die in staat zijn om hoogwaardige, flexibele professionele middelen te leveren op een doorlopende en op afroepbasis. De doelstellingen van het kader zijn: • Zorgen voor continuïteit van levering binnen het kapitaalprogramma • Aanpakken van korte- en langetermijntekorten aan middelen • Mogelijk maken van snelle reactie op veranderende projecteisen • Handhaven van kostenbeheersing, consistentie en kwaliteit • Bieden van een toekomstbestendig mechanisme dat zich kan aanpassen aan evoluerende programmarequirements 3. Reikwijdte van de diensten 3.1 Overzicht Leveranciers moeten adequaat gekwalificeerde en ervaren professionals leveren om rollen te vervullen op het gebied van projectmanagement, commercieel management, kostencalculatie en projectbeheersing / PMO-functies. Middelen kunnen nodig zijn ter ondersteuning van: • Individuele kapitaalprojecten • Portefeuilles met meerdere projecten • Programma- en kaderlevering • Normale ondersteuning bij kapitaaluitvoering Opdrachten kunnen variëren van kortetermijn tactische ondersteuning tot langetermijn programmaopdrachten. 4. Rolcategorieën Het kader omvat, maar is niet beperkt tot, de volgende rolcategorieën: 4.1 Projectmanagement • Projectmanager • Senior Projectmanager Typische verantwoordelijkheden omvatten: • End-to-end projectlevering gedurende de gehele projectlevenscyclus • Beheer van kosten, planning, kwaliteit en risico • Stakeholder- en supply chain management • Governance, rapportage en assurance • Naleving van interne en wettelijke vereisten 4.2 Commercieel & Kostencalculatie • Kostencalculator • Senior Kostencalculator • Commercieel Manager • Senior Commercieel Manager Typische verantwoordelijkheden omvatten: • Kostenplanning, prognoses en financiële controle • Contractadministratie (bijv. NEC-formulieren) • Wijzigingsbeheer en compensatiegevallen • Commercieel risicobeheer • Commerciële prestaties en onderhandelingen in de toeleveringsketen • Beperking van claims en vermijding van geschillen 4.3 PMO, Planning & Projectbeheersing • PMO Manager • Planning Manager / Scheduler / Project Controls Manager Typische verantwoordelijkheden omvatten: • Programmaplanning en -scheduling (bijv. Primavera P6, MS Project) • Geïntegreerde programmacontroles • Voortgangsrapportage en prestatieanalyse • Risico-, probleem- en afhankelijkheidsbeheer • Ondersteuning van governance en assurance op portefeuilleniveau 5. Leveringsmodel 5.1 Call-Off Mechanisme Het kader zal werken op basis van afroep, waardoor YWS kan: • Rolvereisten, duur en locatie definiëren in de afroepfase • Leveranciers selecteren via directe gunning of mini-competitie • Middelen snel mobiliseren als reactie op programmanoden 5.2 Flexibiliteit Het kader moet ondersteunen: • Variabele opdragingslengtes • Schaalbare inzet van middelen • Gemengde teams van meerdere leveranciers • Aanpassing van de rolmix naarmate het kapitaalprogramma evolueert 6. Capaciteits- en competentievereisten Leveranciers moeten de mogelijkheid aantonen om middelen te leveren met: • Bewezen ervaring in de bouw, civiele techniek of water-/nutsvoorzieningen • Kennis van gereguleerde infrastructuromgevingen • Bekendheid met NEC-contracten en collaboratieve leveringsmodellen • Ervaring met de levering van grote of complexe kapitaalprogramma's • Sterke stakeholder- en governance-capaciteit Sleutelpersoneel moet doorgaans aantonen: • Relevante professionele kwalificaties (bijv. RICS, APM, PMI) • Passende veiligheidsmachtiging indien vereist • Recht om in het VK te werken • Sterk bewustzijn van gezondheid, veiligheid en milieu 7. Resource Management & Continuïteit Leveranciers moeten: • Een actuele talentenpool onderhouden die is afgestemd op de kaderrollen • Zorgen voor successieplanning voor langetermijnopdrachten • Zorgen voor kennisoverdracht bij resourceveranderingen • Verstoringen van lopende projecten minimaliseren tijdens resourceovergangen 8. Prestatiemanagement YWS zal de prestaties van leveranciers monitoren op basis van: • Kwaliteit van de geleverde middelen • Tijdige mobilisatie • Leveringsresultaten en feedback van belanghebbenden • Naleving van governance- en rapportagevereisten • Commerciële prestaties en prijs-kwaliteitverhouding Slechte prestaties kunnen leiden tot verminderde afroepen of verwijdering uit het kader. 9. Commerciële & Prijsstructuur • Leveranciers moeten op rollen gebaseerde dagtarieven indienen per rolcategorie en anciënniteit • Tarieven moeten transparant en vast zijn voor bepaalde perioden • YWS behoudt zich het recht voor om tarieven te benchmarken gedurende de looptijd van het kader • Tariefkaarten moeten toestaan: o Binnen / Buiten IR35 overwegingen o Locatie- en opdrachtgerelateerde variaties 10. Continue Verbetering & Aanpassingsvermogen Het kader moet ondersteunen: • Periodieke beoordeling van rolcategorieën en vaardigheidsvereisten • Toevoeging of verfijning van rollen naarmate de programmanoden evolueren • Initiatieven voor continue verbetering • Markttesten om de concurrentiekracht in de loop van de tijd te waarborgen