Originele aanbestedingsbeschrijving
INTRODUCTIE Rushmoor Borough Council ('de Raad') nodigt geschikt ervaren leveranciers uit om offertes in te dienen voor een contract voor reparatie- en onderhoudsdiensten voor de vereisten met betrekking tot haar vastgoedportefeuille. VASTGOEDPORTEFEUILLE Het contract zal het gehele geografische gebied van de Raad bestrijken, dat Aldershot, Farnborough en enkele omliggende gebieden omvat. De commerciële activa die het contract zal bedienen, omvatten een theater, kantoren van de raad, paviljoens, openbare toiletten, sportfaciliteiten plus verschillende andere gebouwtypen. De Raad bezit momenteel 140 panden, variërend van winkelpanden, sportpaviljoens, openbare toiletten, gemeenschapscentra, industriële panden, recreatiecentra, begraafplaatsen, crematoria en kantoren. Veel van de panden hebben echter volledige huurcontracten met reparatieverplichtingen met huurders. Er zijn slechts 32 panden die de Raad regelmatig onderhoudt (zie bijlage B Rushmoor Property List 2026) en die aanvankelijk binnen de reikwijdte van dit contract vallen en waarvoor de vastgoeddiensten van de Raad verantwoordelijk zijn voor het beheer. De panden die binnen de reikwijdte van het contract vallen, zullen echter in de loop van de tijd variëren naarmate panden leeg komen te staan, als huurders de Raad vragen om te helpen met werkzaamheden, nieuwe panden worden ontwikkeld / gekocht of afgestoten. REIKWIJDTE Het contract zal voornamelijk betrekking hebben op het leveren van responsieve reparatiediensten, waarbij tijdige en effectieve oplossing van onderhoudsproblemen wordt gegarandeerd naarmate deze zich voordoen, doorgaans tot een maximale reparatiewaarde van £ 10.000. De uitgaven aan responsieve reparatiediensten variëren per jaar, maar bedragen gemiddeld ongeveer £ 200.000 (exclusief BTW - alle verdere bedragen ook exclusief BTW) per jaar. De geschatte, niet-bindende jaarlijkse contractwaarde voor het contract, inclusief kern-, niet-kern- en optionele werkzaamheden, wordt geschat op ongeveer £ 400.000 exclusief BTW. Hoewel de Raad locaties aan het contract kan toevoegen of verwijderen, en locaties aanzienlijk kan wijzigen, kan hij geen details verstrekken over wat deze wijzigingen kunnen inhouden en wat dergelijke wijzigingen tijdens de looptijd van het contract kan triggeren. De Raad kan daarom ook geen aanvullende informatie verstrekken over hoe dergelijke wijzigingen de waarde van het contract positief of negatief kunnen beïnvloeden gedurende de basis- en verlengde looptijd. De Aannemer zal de volgende werkzaamheden in eigen beheer moeten uitvoeren, in plaats van onderaanneming (tenzij specifiek overeengekomen met de uitgevende ambtenaar van de Raad) • algemene bouw werkzaamheden • algemene vaardigheden (dakgoot- en dakreiniging) • timmerwerk • metselwerk • loodgieterswerk (incl. algemene warm- en koudwater loodgieterswerk; verstoppingen) • decoraties • kleine buitenwerkzaamheden (incl. het opvullen van kuilen; het opnieuw leggen van trottoirtegels etc.) Algemene Bouwwerkzaamheden/Multivakman Vereisten - Kerntaken: Omvat dakbedekking, dakgoten, schilderen en decoreren. Metselwerk, reparatie van ramen, vervanging en beglazing, timmerwerk, loodgieterswerk, stucwerk, noodbeplating en slotenmakerswerk. Kleine elektrische werkzaamheden zoals de installatie van een nieuwe zekering-stopcontact of de vervanging van bestaande elementen. Grondonderhoud - omvat onkruidbestrijding, snoeien, omheining, dakgootreiniging, bestrating en snoeien van bomen. Algemene Bouwwerkzaamheden/Multivakman Vereisten - Niet-kerntaken: Omvat grondwerk, reparaties aan paden/trottoirs en kleine wegen, nieuwe installaties en reparaties aan bestaande elektrische installaties en gedeeltelijke of volledige herbedrading van panden. Riolering, hogedruk reiniging en inspectie, reparatie van putten. Installatie en reparatie van gasgerelateerde elementen, waaronder vervanging en onderhoud van ketels. Installatie en onderhoud van HVAC. Spoedreparaties dezelfde dag: De Aannemer zal een spoedreparatiefaciliteit op dezelfde dag moeten leveren, evenals de mogelijkheid om niet-spoedeisende werkzaamheden binnen de voorgeschreven termijn uit te voeren, zoals uiteengezet in het KPI-document en onder de SLA-vereisten die hierin en in gerelateerde documenten worden behandeld. Projectwerkzaamheden: Naast deze kernlevering zal het contract de mogelijkheid omvatten om kapitaaluitgaven (CapEx) projectwerkzaamheden te bestellen met een waarde tussen £ 10.000 en £ 100.000, met dien verstande dat de meeste projecten tussen £ 10.000 en £ 30.000 zullen liggen. Kapitaalprojecten boven £ 10.000 zijn niet gegarandeerd binnen het contract, maar zullen over het algemeen via het contract worden ingekocht waar passend. Waar de Raad ervoor kiest om concurrerende biedingen uit te nodigen voor de levering van projectwerkzaamheden van £ 10k - £ 100k, zal de aannemer van de termijnservice, afhankelijk van capaciteit en prestaties, over het algemeen worden uitgenodigd om te bieden. Over het algemeen zal de Raad de voorkeur geven aan concurrerende biedingen boven het gebruik van de termijnservicecontract voor contracten met een hogere waarde boven £ 30.000, hoewel een reeks overwegingen zal worden meegenomen, waaronder urgentie, toekomstige onderhoudsefficiëntie, enz. De vraag naar kapitaalprojecten kan aanzienlijk variëren, en er kunnen geen toezeggingen worden gedaan met betrekking tot het volume of de frequentie van dergelijke werkzaamheden. De uitgaven aan kapitaalprojecten die binnen de reikwijdte van het toekomstige contract kunnen vallen, variëren van £ 350.000 tot £ 700.000 per jaar. Rekening houdend met het feit dat een aanzienlijk deel van de toekomstige uitgaven onderworpen zal zijn aan concurrerende biedingsprocessen, zal de waarde van kapitaalprojecten die via de termijnservicecontract worden toegekend, waarschijnlijk niet meer dan 50% van het totale budget voor kapitaalprojecten voor een bepaald jaar bedragen. PRIJZEN Prijzen zullen vast zijn voor de eerste twaalf maanden van het contract, met een procentuele stijging in lijn met de relevante indexen van de consumentenprijsindex (CPI), toegepast na een jaar vanaf de startdatum van het contract en elk jaar daarna gedurende de looptijd van het contract. Details van de prijsstructuur die op het contract zal worden toegepast, worden uiteengezet in de aanbestedingsdocumenten. CPI-stijgingen kunnen alleen worden toegepast op arbeidstarieven en call-outkosten. % stijgingen voor materialen, apparatuur, beheer van onderaannemers en overhead/winst% zijn niet onderhevig aan enige stijging gedurende de looptijd van het contract. Het contract zal op een dynamische commerciële basis worden uitgevoerd, waarbij de werkvolumes worden bepaald door de huidige vastgoedportefeuille die in de loop van de tijd kan veranderen, en door opkomende responsieve en geplande onderhoudsvereisten, die opnieuw niet kunnen worden toegezegd en in de loop van de tijd zullen variëren. Informatie over historische vraag is opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. Bij het factureren van werkzaamheden uit het contract moeten alle ingediende arbeidstarieven, opslagen, call-outkosten, etc. worden gehonoreerd, met dien verstande dat het volume en de samenstelling van het werk worden bepaald door dynamische vereisten. Optionele project- en geplande onderhoudswerkzaamheden zullen over het algemeen onderhevig zijn aan een offerte met vaste prijs, waarbij de ingediende overhead/winst% wordt toegepast op basis van open boekhouding, waarbij alle onderliggende kosten onderhevig zijn aan specifieke werkzaamheden. Waar van toepassing moeten arbeidstarieven en opslagen ook worden toegepast op de prijsstelling van optionele werkzaamheden met vaste prijs op een 'meet or beat' basis. GUNNING, DUUR, VERLENGINGSOPTIES & CONTRACTVORM De gunningsdatum voor het contract is gericht op 17 augustus 2026, met ingang van de diensten op 1 oktober 2026. Het contract zal worden toegekend voor een basisperiode van 2 jaar met opties tot verlenging tot maximaal 5 jaar. Het contract zal worden toegekend met behulp van de JCT Measured Term Contract 2024. LOCATIEBEZOEKEN & BRIEFING VOOR OFFERTEBIEDERS Locatiebezoeken zullen plaatsvinden op 10 en 16 juni om potentiële bieders in staat te stellen zich vertrouwd te maken met een selectie van locaties die binnen de reikwijdte van het contract vallen. Deelname aan een locatiebezoek is geen verplichte voorwaarde voor het indienen van een bod. Leveranciers moeten zich registreren voor deelname aan het locatiebezoek via ProContract met behulp van de Berichtenfaciliteit vóór 9 juni, waarbij de namen, functies en contactgegevens (e-mail & mobiel) van hun afgevaardigden worden verstrekt. Leveranciers kunnen maximaal 2 afgevaardigden sturen. Op de dag moeten leveranciers ervoor zorgen dat hun afgevaardigden zich om 10.00 uur melden bij de kantoren van de Raad. Het bezoek zal naar verwachting rond 15.00 uur eindigen. Een briefing voor bieders zal online plaatsvinden op maandag 15 juni om 16:00 uur via Microsoft Teams. Deelname aan de briefing wordt aangemoedigd, maar is niet verplicht. De Raad verwacht dat de vergadering niet langer dan 60 minuten zal duren en zal de voorgestelde agenda volgen: • 16:00 tot 16:45 - Presentatie van de aanbesteding • 16:45 tot 17:00 - Vragen en antwoorden Leveranciers die de briefing willen bijwonen, moeten de onderstaande link gebruiken: • Deelnemen: https://teams.microsoft.com/meet/344775063123429?p=x6FVrlzO01IGV1idvp • Vergader-ID: 344 775 063 123 429 • Wachtwoord: hC62MK9J Alle verduidelijkingsreacties die tijdens de locatiebezoeken en/of de briefing voor bieders worden verstrekt, zullen vervolgens beschikbaar worden gesteld via ProContract / SEBP. AANBESTEDINGSPROCES, PLANNING & ADMINISTRATIE De Raad gebruikt de openbare procedure voor de aanbesteding van dit contract, die deelnamevoorwaarden en de daaropvolgende evaluatie van aanbestedingen omvat. Dit aanbestedingsschema wordt hieronder weergegeven en, hoewel de Raad niet van plan is hiervan af te wijken, behoudt hij zich het recht voor dit te allen tijde te doen. Mocht het bovenstaande programma wijzigen, dan worden alle leveranciers hiervan op de hoogte gesteld via ProContract/SEBP. • Aanbestedingskennisgeving uitgegeven: 3 juni 2026 • Aanbestedingspakket uitgegeven op ProContract: 2 juni 2026 • Locatiebezoeken: 10 en 16 juni 2026 • Online briefing voor bieders: 15 juni 2026 om 16:00 uur • Deadline voor verzoeken om verduidelijking: 26 juni 2026 om 23:59 uur • Deadline voor indiening van aanbestedingen: 11 juli 2026 om 17:00 uur • Beslissing over gunning & beoordelingssamenvattingen uitgegeven: 30 juli 2026 • Kennisgeving van contractgunning uitgegeven: 30 juli 2026 • Standstill-periode begint: 31 juli 2026 • Standstill-periode eindigt: 14 augustus 2026 om 23:59 uur • Contract gunning: 17 augustus 2026 • Mobilisatie: 17 augustus - 30 september 2026 • Contract ingang: 1 oktober 2026 De Raad zal de aanbesteding administreren met behulp van haar e-sourcing systeem ProContract. Het ProContract-systeem is gratis toegankelijk via de volgende weblink: https://procontract.due-north.com/Login