Norint laimėti viešąjį pirkimą Lietuvoje, reikia trijų dalykų: rasti skelbiamus pirkimus Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (CVP IS), susitvarkyti kvalifikacijos dokumentus dar prieš paskelbiant konkretų pirkimą ir rašyti pasiūlymą tiksliai pagal vertinimo kriterijus, o ne pagal tai, ką patys laikote savo stiprybe. Toliau — visas procesas ir tai, ką dauguma Lietuvos įmonių praleidžia: su tuo pačiu dokumentų rinkiniu galima dalyvauti ir Lenkijos, Vokietijos bei Švedijos pirkimuose.
1. Kur Lietuvoje skelbiami viešieji pirkimai
Perkančiosios organizacijos privalo skelbti didžiąją dalį sutarčių, todėl klausimas ne apie prieigą prie informacijos, o apie tai, kaip greitai ją pastebite. Praktikoje šaltiniai yra keturi:
- CVP IS ir Centrinis viešųjų pirkimų portalas — pagrindinė sistema, kurioje skelbiami pirkimo skelbimai, pirkimo dokumentai, teikiami pasiūlymai ir vyksta susirašinėjimas su perkančiąja organizacija. Praktiškai visas procesas nuo skelbimo iki sutarties vyksta čia.
- Viešųjų pirkimų tarnyba (VPT) — priežiūros institucija, kurios puslapyje skelbiamos gairės, tipinės sąlygos ir metodinė medžiaga. Prieš pirmą dalyvavimą verta perskaityti jos rekomendacijas dėl kvalifikacijos reikalavimų.
- TED — ES leidinys, kuriame skelbiami visi virš ES vertės ribų esantys pirkimai. Didžiausios Lietuvos statybų, IT ir energetikos sutartys atsiranda ir CVP IS, ir TED.
- CPO LT ir perkančiųjų organizacijų puslapiai — centralizuoti pirkimai per katalogą ir mažos vertės pirkimai, kurie dažnai vyksta apklausos būdu. Būtent čia mažos ir vidutinės įmonės dažniausiai laimi pirmąsias sutartis.
Vertės ribos, nuo kurių priklauso taikoma procedūra, nustatytos Viešųjų pirkimų įstatyme ir periodiškai peržiūrimos, todėl konkrečias sumas visada tikrinkite VPT puslapyje, o ne pasikliaukite atmintimi.
2. Kvalifikaciją tvarkykite iš anksto
Dažniausia priežastis, kodėl gera įmonė nedalyvauja, yra buitinė: iki termino liko penkios dienos, o pusė dokumentų dar nesurinkta. Turėkite nuolat parengtą aplanką:
- Europos bendrasis viešųjų pirkimų dokumentas (EBVPD) — savo deklaracija apie pašalinimo pagrindus ir atitiktį kvalifikacijos reikalavimams. Vieną kartą parengtas šablonas tinka visiems tolesniems pirkimams, taip pat ir užsienyje.
- Pažymos apie mokesčių ir socialinio draudimo įmokas — Lietuvoje perkančioji organizacija dažniausiai tikrina registruose pati, bet užsienio procedūrose jas teks pateikti, todėl verta žinoti, kaip greitai jas gauti.
- Įvykdytų sutarčių sąrašas — pastarųjų metų panašios sutartys su sumomis, laikotarpiais, užsakovų kontaktais ir, kur įmanoma, atsiliepimais. Būtent šio dokumento trūkumas dažniausiai išbraukia tiekėją kvalifikacijos etape.
- Sertifikatai ir atestatai — statybos veiklos atestatai, specialistų kvalifikacijos pažymėjimai, ISO standartų sertifikatai, draudimo liudijimai.
- Kvalifikuotas elektroninis parašas ir tikrumas, kad pasirašantis asmuo bus pasiekiamas paskutinę dieną. Pavėluotas ar nepasirašytas pasiūlymas nevertinamas, kad ir koks jis būtų geras.
3. Ieškokite pagal BVPŽ kodą, o ne pagal raktažodžius
Kiekvienas pirkimas klasifikuojamas Bendrojo viešųjų pirkimų žodyno (BVPŽ, angl. CPV) kodu, kuris nurodo, kas perkama. Paieška pagal raktažodžius nepatikima: dvi perkančiosios organizacijos tą pačią paslaugą pavadins visiškai skirtingai, o užsienio skelbimai apskritai bus kita kalba. Kodas visur tas pats.
Praktiškai: nustatykite dviženklį skyrių, apibūdinantį jūsų pagrindinę veiklą, pridėkite konkretesnius aštuonženklius kodus ir būtinai įtraukite gretimus — IT įmonė dažnai atitinka ir 72 (IT paslaugos), ir 48 (programinė įranga) grupes. Tada išsaugokite šį kodų rinkinį kaip nuolatinį filtrą ir gaukite pranešimus, o ne tikrinkite portalus kas rytą.
4. Rašykite pagal vertinimo kriterijus
Prieš pradėdami rašyti, raskite pirkimo sąlygose skyrių apie pasiūlymų vertinimo kriterijus ir perskaitykite jį du kartus. Sutartis sudaroma su ekonomiškai naudingiausią pasiūlymą pateikusiu tiekėju, o tai reiškia vieną iš trijų: tik kaina, kaina ir sąnaudos arba kaina kartu su kokybės kriterijais.
Jei kokybės kriterijai skiria, pavyzdžiui, 40 balų už siūlomų specialistų patirtį ir 20 balų už darbų atlikimo planą, jūsų pasiūlymo struktūra turi atitikti būtent šį pasiskirstymą. Komisija skiria balus pagal lentelę, o ne pagal bendrą įspūdį. Skyrius pavadinkite taip pat, kaip pirkimo sąlygose — tai skamba banaliai, bet būtent tai skiria pasiūlymą, kuriame komisija randa įrodymus, nuo tokio, kuriame jų reikia ieškoti.
5. Kodėl pasiūlymai dažniausiai atmetami
- Formalūs trūkumai. Trūksta įgaliojimo pasirašiusiam asmeniui, neužpildyta viena iš privalomų formų, pasiūlymas įkeltas ne į tą CVP IS skiltį.
- Neatitiktis techninei specifikacijai. Siūloma prekė neatitinka bent vieno privalomo parametro. Privalomi reikalavimai nėra derybų dalykas — jie pašalina.
- Neįprastai maža kaina. Jei kaina gerokai atsilieka nuo kitų, perkančioji organizacija privalo paprašyti pagrindimo. Jei jūsų paaiškinimas neįtikina — su skaičiavimu, o ne su teiginiu — pasiūlymas atmetamas.
- Praleistas terminas. Sistema užsidaro nurodytą minutę. Pateikite diena anksčiau.
6. Naudokitės teise užduoti klausimus
Kiekviename pirkime yra laikotarpis, per kurį galima prašyti paaiškinti pirkimo sąlygas, ir perkančiosios organizacijos atsakymas paskelbiamas visiems. Tai vienintelis teisėtas būdas paveikti pirkimą jam vykstant: neaiškus arba pernelyg siauras reikalavimas po pagrįsto klausimo neretai patikslinamas arba pakeičiamas. Nuolat laiminčios įmonės klausimus užduoda beveik visada; niekada nelaiminčios — beveik niekada.
7. Tarptautinė galimybė: Lenkija, Vokietija ir Švedija
Lietuvos viešųjų pirkimų rinka yra ribota, o konkurencija joje tanki. Tuo pačiu metu kaimyninės rinkos yra kelis kartus didesnės, o ES viešųjų pirkimų taisyklės — bendros: ta pati EBVPD forma, tie patys BVPŽ kodai, tas pats principas, kad tiekėjai vertinami vienodai nepriklausomai nuo registracijos valstybės. Lietuvos įmonei, jau vykdžiusiai viešąsias sutartis namuose, likusi kliūtis dažniausiai yra tik kalba ir tai, kad niekas neseka, kas ten skelbiama.
- Lenkijos pirkimai — didžiausia rinka iškart už sienos, su nuolatiniu statybos, transporto ir IT paslaugų poreikiu ir mažesniu įėjimo barjeru nei Vakarų Europoje.
- Vokietijos pirkimai — didžiausia viešųjų pirkimų apimtis Europoje; realiai pasiekiama per subrangą arba jungtinę veiklą su vietos partneriu.
- Švedijos pirkimai — stabili ir atvira rinka, kurioje pasiūlymai neretai priimami ir anglų kalba, o techninė kokybė vertinama labiau nei žemiausia kaina.
Praktinė pradžia paprasta: paimkite tuos pačius BVPŽ kodus, pagal kuriuos ieškote Lietuvoje, ir pritaikykite juos vienai iš šių rinkų. Pirmus mėnesius tiesiog stebėkite — kokios organizacijos perka, kokios sumos, kokie terminai. Dalyvaukite tada, kai suprasite modelį.
Kaip čia padeda Tendly
Tendly surenka daugiau nei 50 000 aktyvių viešųjų pirkimų iš 23 rinkų į vieną vietą, juos išverčia ir dirbtinio intelekto pagalba surikiuoja pagal atitiktį jūsų įmonės profiliui — nurodydamas, kodėl konkretus pirkimas jums tinka. Tai reiškia, kad Lenkijos ar Vokietijos skelbimą gaunate lietuviškai, o ne ieškote jo svetima kalba svetimame portale.
Pradėkite nuo to, kas aktyvu šiandien: Lietuvos pirkimai arba visi pirkimai pagal šalis ir sektorius.