Services Juridiques et Réclamations pour Dommages

Cadent Gas a besoin de services de soutien juridique pour le recouvrement de dettes et de dommages, couvrant deux flux de travail internes indépendants. Bien qu'il s'agisse de deux flux de travail internes distincts, l'intention est d'attribuer l'intégralité des exigences de service à un seul fournisseur pour la prestation des deux éléments. Flux de travail 1 - Services de soutien juridique Le portefeuille de réclamations à gérer dans le cadre de ce contrat comprend, sans s'y limiter : Le recouvrement de sommes contractuelles – y compris les réclamations liées aux travaux de raccordement, aux modifications, aux travaux de déviation et à d'autres services opérationnels. Réclamations pour vol de gaz – poursuivies en vertu du Gas Act 1986 et des obligations de licence associées. Recouvrement de sommes pour les travaux de protection des installations. Autres factures diverses couvrant une gamme de services. Recouvrement auprès d'anciens employés – lorsque cela est autorisé par les termes du contrat de travail. Ce processus utilise SAP, qui sera facilité par le responsable de Cadent plutôt que par un accès au système. De plus, il existe un système distinct pour les coûts appelé Apperio, auquel Cadent facilitera l'accès si nécessaire. Cadent exigerait le soutien du fournisseur pour défendre les réclamations intentées par des tiers, y compris les petites réclamations nécessitant une réponse urgente et un soutien général en matière de litiges (engagement pré-action, conclusions, audiences, négociation). Le fournisseur doit démontrer une solide expérience en matière de litiges et de recouvrement et fournir une gestion complète du cycle de vie, y compris l'évaluation du bien-fondé, la stratégie de litige, la représentation, l'ADR, l'exécution et la gestion des affaires défendues et non défendues. Ils doivent maintenir un système de gestion des cas robuste, établir des relations de travail solides, fournir des conseils stratégiques et livrer des factures transparentes. Le fournisseur doit également offrir à Cadent des conseils éclairés et spécifiques à chaque cas sur la manière de poursuivre chaque réclamation, sur la base d'une évaluation factuelle de la probabilité de recouvrement. Cette évaluation doit tenir compte de tous les indicateurs pertinents, y compris le score de propension à payer (P2P), les vérifications de propriété foncière ou d'actifs, le statut d'emploi et toute information financière disponible. Le fournisseur doit indiquer si les circonstances justifient de passer de la phase pré-action à la phase de litige, ou si des voies de recouvrement alternatives sont plus appropriées. Cela comprend la recommandation d'options d'exécution appropriées telles que les ordonnances de charge (Charging Orders) lorsque le débiteur possède un bien immobilier, les ordonnances de saisie sur salaire (Attachment of Earnings Orders) lorsque l'emploi stable est confirmé, ou d'autres mécanismes d'exécution appropriés. Le fournisseur doit présenter des recommandations claires décrivant les perspectives de recouvrement attendues et les considérations de rapport coût-bénéfice pour aider Cadent à prendre des décisions éclairées concernant l'escalade des cas. Processus pré-contentieux Pour garantir la cohérence, la conformité et une préparation efficace des dossiers, le fournisseur doit respecter les exigences du protocole pré-contentieux suivantes : Une lettre de réclamation dans le cadre du protocole pré-contentieux (PAP) n'est requise que pour les cas entre entreprises et particuliers. Pour tous les autres cas où le PAP ne s'applique pas, le fournisseur doit suivre les exigences générales pré-contentieuses des règles de procédure civile. Exigences de préparation des dossiers Pour toutes les références de vol de gaz, le fournisseur doit obtenir et documenter un score de propension à payer avant d'engager une action en justice. Exigences de traçage – Lorsque l'adresse d'un débiteur est inconnue, non vérifiée ou contestée, le fournisseur doit effectuer un traçage et fournir les résultats avant d'engager une procédure judiciaire. Attentes en matière de charge de travail Cadent anticipe les volumes approximatifs suivants : Petites réclamations : Environ 30 affaires par mois, généralement d'une valeur inférieure à 5 000 £. Réclamations de grande valeur : À tout moment, 20 à 30 affaires en cours d'une valeur supérieure au seuil des petites réclamations. Un petit nombre d'entre elles peut varier entre 100 000 £ et 1 à 2 millions de livres sterling et implique généralement des dommages matériels ou le vol de gaz dans le cadre des cadres réglementaires pertinents. Flux de travail 2 - Réclamations pour dommages : Cadent a besoin de services de soutien juridique pour traiter et gérer le recouvrement des dommages causés à ses actifs et, de manière limitée, la défense contre les réclamations intentées contre lui par des tiers. Les services concernent principalement les réclamations pour dommages basées sur la négligence, les réclamations statutaires et les litiges liés à la construction, et comprennent à la fois un travail à faible valeur axé sur le volume et des affaires complexes de grande valeur. Ce processus utilise le système de gestion des cas Evoclaim, auquel Cadent donnerait accès au fournisseur retenu. De plus, il existe un système distinct pour les coûts appelé Apperio, auquel Cadent facilitera l'accès si nécessaire. Les réclamations pour dommages sont divisées en deux flux de travail : 1. Réclamations de faible valeur (inférieures à 10 000 £) : a. Recouvrement de dettes b. Action en justice complète 2. Réclamations de grande valeur (supérieures à 10 000 £) Le fournisseur serait tenu de gérer et de faire progresser les réclamations, y compris, mais sans s'y limiter : Les réclamations résultant de dommages aux actifs, principalement fondées sur la négligence. Les réclamations où des tiers n'ont pas respecté les directives pertinentes du Health and Safety Executive (HSE) lors de la réalisation des travaux. Les réclamations statutaires contre d'autres concessionnaires statutaires conformément au New Roads and Street Works Act 1991 (NRSWA). Les réclamations contre les occupants en vertu du Gas Act autorisant des travaux entraînant des dommages. Un soutien limité dans la défense des réclamations intentées contre l'autorité contractante, généralement dans le cadre de la procédure simplifiée. Portée des exigences 1A. Réclamations de faible valeur - Recouvrement de dettes : Émission d'une première lettre de mise en demeure (LBA) Émission d'une deuxième lettre de mise en demeure. Rédaction et émission d'une offre de règlement Part 36, le cas échéant. 1B. Réclamations de faible valeur - Action en justice complète : Émission d'une première lettre de mise en demeure (LBA) Engager la procédure et obtenir un jugement par défaut, le cas échéant. Gérer les affaires défendues jusqu'à leur résolution, l'autorité contractante procédant à une médiation téléphonique. Exécution des jugements par les officiers d'exécution de la Haute Cour (HCEO) si nécessaire. 2. Réclamations de grande valeur : Ces affaires relèvent généralement du Protocole pré-contentieux pour les litiges de construction et d'ingénierie. Pour le contexte, 13 réclamations de grande valeur ont été instruites au cours des 12 derniers mois, allant de 10 500 £ à 1,5 million de livres sterling. 3. Défense des réclamations de tiers : Le fournisseur peut être tenu, de manière limitée, d'aider à la défense des réclamations intentées contre l'autorité contractante, y compris les affaires de petites créances. 4. Décaissements Attentes en matière de charge de travail : Cadent anticipe les volumes suivants : 1. Réclamations de faible valeur (inférieures à 10 000 £) : a. Recouvrement de dettes = Environ 550 réclamations par an. b. Action en justice complète = Environ 132 réclamations par an. 2. Réclamations de grande valeur (supérieures à 10 000 £) = Environ 10-15 par an.