Prestation de services de stockage commercial

• Suite à la déclaration que le County Hall est excédentaire par rapport aux besoins actuels du Conseil, tous les actifs, services et fonctions restants opérant depuis le site du County Hall ont été identifiés pour être cédés / relocalisés, y compris les documents physiques actuellement conservés dans le bâtiment du bureau des archives, géré par l'équipe de gouvernance de l'information d'entreprise (CIGT). • Les documents détenus par le CIGT comprennent des documents créés dans l'ensemble du Conseil et incluent : • Dossiers juridiques • Actes de propriété et accords • Dossiers de soins sociaux pour adultes et enfants • Routes, planification, contrôle du développement, environnement • Dossiers des employés • Dossiers de programmes de financement et de subventions • Dossiers des bâtiments et des propriétés • Afin d'assurer la conformité avec les obligations légales et les normes de meilleures pratiques, le Conseil cherche à nommer un entrepreneur pour fournir des services de stockage hors site sécurisés, efficaces et rentables avec récupération, destruction et support connexe. • Les documents physiques sont actuellement gérés par une combinaison du système de gestion des documents FileTrack, de feuilles de calcul maintenues localement et d'un ensemble de processus, politiques et normes documentés. Toutes les boîtes et les articles surdimensionnés se voient attribuer un identifiant unique par code-barres lié à FileTrack, permettant le contrôle de l'emplacement, les pistes d'audit et la gestion de la récupération. Les fichiers individuels dans les boîtes ne sont codés par code-barres que s'ils ont été précédemment demandés, permettant un reclassement précis dans leur conteneur d'origine. • Les activités de conservation et de destruction sont régies par le Calendrier de destruction du Conseil, qui est complexe en raison du large éventail de services fournis par le Conseil et des divers types de documents qu'il crée. Le calendrier définit les périodes de conservation minimales basées sur les obligations législatives, les directives statutaires et les besoins opérationnels. Lorsque le contenu d'une boîte atteint la fin de sa période de conservation, le CIGT initie un examen en contactant les propriétaires de données pertinents. Les décisions de destruction peuvent entraîner l'approbation de la destruction, une conservation prolongée ou, dans certains cas, des examens au niveau des fichiers individuels en cas de contenu mixte.