Description originale de l'appel d'offres
Portsmouth City Council (le Conseil) a l'intention de nommer deux fournisseurs pour fournir des services de réparation et de maintenance pour son parc de logements par le biais de deux contrats distincts, l'un de ces fournisseurs assumant également la responsabilité des Actifs Corporatifs. Les contrats auront une durée initiale de cinq ans, avec la possibilité de les prolonger de cinq années supplémentaires à intervalles convenus. L'opportunité est divisée en trois lots : Lot 1 - Réparations et maintenance sur l'île (14-18 millions de livres sterling par an), Lot 2 - Réparations et maintenance hors île (14-18 millions de livres sterling par an), Lot 3 - Réparations et maintenance des Actifs Corporatifs (environ 0,75 million de livres sterling par an). Un seul exercice de présélection s'applique aux trois lots. Seuls les fournisseurs qui réussissent l'Étape 1 seront invités à l'Étape 2. Au cours de l'Étape 2, les fournisseurs doivent soumettre une seule offre couvrant les Lots 1 et 2, indiquer leur lot préféré et soumettre une soumission séparée pour le Lot 3. Le fournisseur le mieux classé recevra son lot préféré, et le deuxième fournisseur classé recevra le lot restant. Si un fournisseur refuse une attribution, le Conseil peut mettre de côté cette soumission et contacter le fournisseur classé suivant. Seuls les fournisseurs soumettant des offres entièrement conformes pour les Lots 1 et 2 seront éligibles pour le Lot 3, et seuls les deux fournisseurs nommés pour les Lots 1 et 2 seront considérés. Les fournisseurs ne peuvent pas soumissionner directement pour le Lot 3. Le Conseil gère environ 17 500 logements, dont environ 15 500 logements locatifs sociaux et 2 000 logements en bail. La plupart des logements sont des immeubles construits dans les années 1950-1960. Historiquement, le parc a été divisé en sur l'île (PO1-PO5) et hors île (PO6-PO9), avec des acquisitions récentes ajoutant environ 800 logements à Gosport, Fareham et Winchester. Les Actifs Corporatifs sont actuellement gérés par l'entrepreneur sur l'île et couvrent environ 550 bâtiments, principalement dans PO1-PO5. Environ 16 000 réparations par an sont effectuées sur l'île et 15 000 hors île, les volumes devraient rester stables. Jusqu'à 1 000 nouveaux logements pourraient être ajoutés au cours des 5 à 10 prochaines années. De nouveaux axes de travail sont probables à mesure que les mesures de décarbonisation et les énergies renouvelables se déploient dans le parc. Le Conseil anticipe des défis futurs au cours de la prochaine décennie, y compris les changements apportés par le Building Safety Act et le Fire Safety Act, un examen plus approfondi de la conformité, des exigences accrues en matière de précision des informations et une plus grande attention aux problèmes tels que l'humidité et la moisissure sous la supervision du Régulateur du logement social. Les fournisseurs doivent travailler en collaboration avec le Conseil pour répondre à ces demandes. Les deux contrats existants de réparation et maintenance de logements (NEC4 Option E) ont fonctionné pendant 10 ans plus une extension de 12 mois et expireront le 31 mars 2027, avec une valeur totale combinée d'environ 400 millions de livres sterling. Les services fournis comprennent les réparations réactives, les travaux sur logements vacants, les adaptations pour personnes handicapées, les décorations, les tests de conformité, les réparations de panneaux solaires, les contrôles de sécurité incendie et l'entretien de divers appareils. Les Actifs Corporatifs couvrent un large éventail de bâtiments, y compris des écoles, des bureaux, des entrepôts, des dépôts, des maisons de soins, des logements protégés, des sites de vie assistée et des installations maritimes (ces derniers seront acquis séparément). Environ 2 000 réparations par an sont effectuées pour une valeur annuelle de 750 000 £. Les services de base comprennent les réparations générales, les vérifications de détecteurs de fumée/chaleur, les EICR, l'éclairage de secours, les vérifications de ventilation, les réparations MVHR, l'enlèvement d'amiante, les portes coupe-feu, les systèmes d'interphone, l'appel de gardien, la maintenance PV, les travaux sur logements vacants et les services hors heures. Les fournisseurs doivent fournir un service hors heures 365 jours par an. Les services auxiliaires peuvent inclure des travaux de décarbonisation, des pompes à chaleur aérothermiques, des réparations d'hygiène de l'eau, la ventilation communautaire, des réparations sur et hors île, des travaux sur les Actifs Corporatifs et l'entretien du gaz en cas d'urgence. Le Cahier des Charges définit les exigences fonctionnelles et de performance et peut être mis à jour avant l'Étape 2. Les réparations des Actifs Corporatifs (Lot 3) seront effectuées par le fournisseur du Lot 1 ou du Lot 2 afin d'assurer la cohérence, la clarté de la responsabilité et la valeur pour l'argent. Cette approche soutient l'efficacité opérationnelle et permet la flexibilité en prévision d'une éventuelle Réorganisation du Gouvernement Local (LGR). En cas de LGR, le Conseil pourrait hériter d'un portefeuille d'Actifs Corporatifs considérablement plus important, ajoutant potentiellement plusieurs millions de livres sterling par an à la demande de R&M. Dans de telles circonstances, le Conseil peut modifier le contrat du Lot 3, créer un nouveau lot ouvert uniquement aux fournisseurs des Lots 1 et 2, ou lancer un appel d'offres séparé. Le Conseil s'attend à ce que les exigences restent globalement cohérentes, mais peut ajuster la portée, les limites ou les obligations légales pour refléter tout changement induit par la LGR. Les fournisseurs devront travailler en collaboration avec le Conseil et avec d'autres entrepreneurs à terme. Les contrats précédents ont utilisé un modèle de partenariat en livre ouverte et la pensée systémique Vanguard, que le Conseil s'attend à poursuivre. Le Conseil s'engage à améliorer la prestation de valeur sociale. Des informations peuvent être trouvées sur : https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/. Pour soutenir les organisations qui ne peuvent pas réaliser l'intégralité du contrat mais souhaitent offrir des services aux principaux soumissionnaires, le Conseil maintiendra une liste volontaire de sous-traitants et de partenaires de la chaîne d'approvisionnement intéressés. Les fournisseurs souhaitant proposer leurs services en tant que sous-traitants doivent contacter le Conseil via la fonction de correspondance In Tend et fournir le nom de leur entreprise et leur numéro de référence, leurs coordonnées, une brève description des services, leur expérience pertinente et l'adresse de leur site web. Le Conseil colligera ces informations et les partagera avec tous les soumissionnaires principaux sur une base sans responsabilité ni garantie. L'inclusion sur la liste ne constitue pas une approbation, une préqualification ou une recommandation. Les soumissionnaires principaux sont seuls responsables de l'évaluation de l'adéquation, de la capacité et de la conformité de tout sous-traitant qu'ils choisissent d'engager. Réorganisation du Gouvernement Local : Dans le cadre de la réorganisation plus large du gouvernement local (LGR), le Conseil a été tenu de s'engager avec les autorités voisines pour explorer les futures réformes structurelles, les opportunités de services partagés et l'alignement des arrangements de gouvernance. Le gouvernement britannique a maintenant confirmé sa décision concernant la réorganisation du gouvernement local dans le Hampshire et sur l'île de Wight. Conformément aux propositions confirmées, Portsmouth City Council fera partie d'une nouvelle autorité unitaire plus grande couvrant les zones de Gosport, Fareham et Havant, et incluant Newlands, Horndean, Clanfield et Rowlands Castle. La nouvelle autorité unitaire entrera officiellement en existence le 1er avril 2028, date à laquelle Portsmouth City Council, tel qu'il existe actuellement, sera légalement dissous le 31 mars 2028. Bien que le modèle de prestation de services de la nouvelle autorité n'ait pas encore été finalisé, la réorganisation fusionnera toutes les responsabilités de services des autorités locales existantes dans la nouvelle limite. Cela signifie que la demande actuelle, la portée et les exigences opérationnelles des services de réparation et de maintenance (R&M) peuvent changer considérablement dans le cadre de la transition, en fonction de la base d'actifs finale, du profil des stocks et des arrangements de gouvernance déterminés pour la nouvelle autorité. Pour l'empreinte actuelle de Portsmouth seule, la valeur totale estimée du contrat sur 10 ans reste dans la région de 336 à 450 millions de livres sterling, en tenant compte des pressions inflationnistes, de la croissance prévue des stocks, des flux de travail de décarbonisation et des exigences de conformité accrues. Suite à la LGR, la valeur totale de l'opportunité devrait augmenter considérablement, en raison du parc de logements combiné, du patrimoine corporatif plus large, des bâtiments opérationnels supplémentaires, de l'empreinte géographique plus étendue et de l'augmentation de la demande de réparations intégrée des autorités fusionnées. Le Conseil continuera à planifier de manière responsable la transition et se réserve le droit de modifier le contrat conformément à l'annexe 8 du Procurement Act 2023 si les arrangements LGR confirmés nécessitent des changements dans la portée, la valeur ou la structure de livraison. À des fins de planification, et en l'absence de chiffres confirmés sur les stocks et les actifs des autorités partenaires potentielles, une estimation initiale est que l'exigence globale de maintenance pourrait augmenter de 50 % à 70 % par rapport à Portsmouth seule. Sur cette base, la valeur totale ajustée de l'opportunité sur 10 ans, ajustée de l'inflation, est estimée entre 504 et 765 millions de livres sterling. Hampshire County Council (HCC) est actuellement en train de négocier un contrat de maintenance à terme (2026-2036) d'une valeur de 250 millions de livres sterling sur 10 ans, couvrant les services de structure de bâtiment et M&E sur environ 825 sites, y compris des écoles. Selon le résultat, l'entrepreneur HCC nommé pourrait continuer à gérer tout ou partie de ces actifs suite à la LGR, ce qui signifie que peu ou pas de changement de portée pourrait initialement survenir pour l'élément Actifs Corporatifs de cet appel d'offres. Cependant, si la nouvelle autorité unitaire assume la responsabilité directe des Actifs Corporatifs de HCC dans la limite réorganisée, la nouvelle Autorité prévoit d'hériter d'une proportion substantielle de ce portefeuille de services. Sur la base d'une modélisation indicative, l'exigence de R&M des Actifs Corporatifs hérités pourrait représenter environ 20 % de la valeur du contrat HCC, bien que le Conseil se réserve le droit de dépasser cette estimation si les futures directives gouvernementales ou les transferts statutaires l'exigent. En cas de réorganisation, les contrats comprendront des clauses permettant l'attribution du contrat aux autorités successeurs. Toute clause d'attribution stipulera probablement que tout contrat peut être attribué à toute nouvelle autorité qui succède à l'autorité contractante d'origine. Pour plus de détails concernant la LGR, veuillez consulter le lien suivant - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/. Pour des informations supplémentaires relatives aux risques connus, voir la section ultérieure dans l'avis ci-dessous concernant d'autres informations.