Conseil municipal de Portsmouth – Contrats de services à long terme pour la réparation et l'entretien des propriétés résidentielles et commerciales pour les actifs gérés par le Conseil – 2026

Portsmouth City Council (le Conseil) a l'intention de nommer deux fournisseurs pour fournir des services de réparation et d'entretien pour son parc de logements par le biais de deux contrats distincts, l'un de ces fournisseurs assumant également la responsabilité des actifs d'entreprise. Les contrats auront une durée initiale de cinq ans, avec la possibilité de les prolonger jusqu'à cinq années supplémentaires par intervalles convenus. L'opportunité est divisée en trois lots : • Lot 1 - Réparations et entretien sur l'île (14 à 18 millions de livres sterling par an) • Lot 2 - Réparations et entretien hors île (14 à 18 millions de livres sterling par an) • Lot 3 - Réparations et entretien des actifs d'entreprise (environ 0,75 million de livres sterling par an) Un seul exercice de présélection s'applique aux trois lots. Seuls les fournisseurs qui réussissent l'étape 1 seront invités à l'étape 2. Au cours de l'étape 2, les fournisseurs doivent soumettre une seule offre couvrant les lots 1 et 2, indiquer leur lot préféré et soumettre une soumission distincte pour le lot 3. Le fournisseur le mieux classé recevra son lot préféré, et le deuxième fournisseur classé se verra attribuer le lot restant. Si un fournisseur refuse une attribution, le Conseil peut mettre de côté cette soumission et s'adresser au fournisseur classé suivant. Seuls les fournisseurs soumettant des offres entièrement conformes pour les lots 1 et 2 seront éligibles pour le lot 3, et seuls les deux fournisseurs nommés pour les lots 1 et 2 seront pris en considération. Les fournisseurs ne peuvent pas soumissionner directement pour le lot 3. Le Conseil gère environ 17 500 logements, dont environ 15 500 logements sociaux loués et 2 000 propriétés en bail. La plupart des logements sont des immeubles construits dans les années 1950-1960. Historiquement, le stock a été divisé en sur l'île (PO1-PO5) et hors île (PO6-PO9), avec des acquisitions récentes ajoutant environ 800 logements à Gosport, Fareham et Winchester. Les actifs d'entreprise sont actuellement gérés par l'entrepreneur sur l'île et couvrent environ 550 bâtiments, principalement dans les PO1-PO5. Environ 16 000 réparations par an sont effectuées sur l'île et 15 000 hors île, les volumes devraient rester stables. Jusqu'à 1 000 nouveaux logements pourraient être ajoutés au cours des 5 à 10 prochaines années. De nouveaux axes de travail sont probables à mesure que les mesures de décarbonisation et les énergies renouvelables se déploient dans le parc immobilier. Le Conseil anticipe des défis futurs au cours de la prochaine décennie, notamment des changements apportés par le Building Safety Act et le Fire Safety Act, un examen de conformité plus approfondi, des exigences accrues en matière de précision des informations et une plus grande attention portée aux problèmes tels que l'humidité et la moisissure sous la surveillance du régulateur du logement social. Les fournisseurs doivent travailler en collaboration avec le Conseil pour répondre à ces demandes. Les deux contrats existants de réparation et d'entretien des logements (NEC4 Option E) ont été exploités pendant 10 ans plus une extension de 12 mois et expireront le 31 mars 2027, avec une valeur totale combinée d'environ 400 millions de livres sterling. Les services fournis comprennent les réparations réactives, les travaux sur logements vacants, les adaptations pour personnes handicapées, les décorations, les tests de conformité, les réparations de panneaux solaires, les contrôles de sécurité incendie et l'entretien de divers appareils. Les actifs d'entreprise couvrent un large éventail de bâtiments, y compris des écoles, des bureaux, des entrepôts, des dépôts, des maisons de soins, des logements protégés, des sites de vie assistée et des installations maritimes (ces dernières seront acquises séparément). Environ 2 000 réparations par an sont effectuées pour une valeur annuelle de 750 000 £. Les services de base comprennent les réparations générales, les vérifications de détecteurs de fumée/chaleur, les EICR, l'éclairage de secours, les vérifications de ventilation, les réparations MVHR, l'élimination de l'amiante, les portes coupe-feu, les systèmes d'interphone, l'appel de gardien, l'entretien PV, les travaux sur logements vacants et les services hors heures. Les fournisseurs doivent fournir un service hors heures 365 jours par an. Les services auxiliaires peuvent inclure des travaux de décarbonisation, des pompes à chaleur aérothermiques, des réparations d'hygiène de l'eau, la ventilation commune, des réparations sur/hors île, des travaux sur actifs d'entreprise et l'entretien du gaz en cas d'urgence. Le cahier des charges définit les exigences fonctionnelles et de performance et peut être mis à jour avant l'étape 2. Les réparations des actifs d'entreprise (lot 3) seront effectuées par le fournisseur du lot 1 ou du lot 2 afin d'assurer la cohérence, la clarté de la responsabilité et la rentabilité. Cette approche soutient l'efficacité opérationnelle et permet la flexibilité en préparation d'une éventuelle réorganisation du gouvernement local (LGR). En cas de LGR, le Conseil pourrait hériter d'un portefeuille d'actifs d'entreprise considérablement plus important, ajoutant potentiellement plusieurs millions de livres sterling par an à la demande de réparation et d'entretien. Dans de telles circonstances, le Conseil peut modifier le contrat du lot 3, créer un nouveau lot ouvert uniquement aux fournisseurs des lots 1 et 2, ou lancer un appel d'offres séparé. Le Conseil s'attend à ce que les exigences restent globalement cohérentes, mais peut ajuster la portée, les limites ou les obligations légales pour refléter les changements induits par la LGR. Les fournisseurs devront travailler en collaboration avec le Conseil et avec d'autres entrepreneurs à terme. Les contrats précédents ont utilisé un modèle de partenariat à livre ouverte et Vanguard Systems Thinking, que le Conseil s'attend à poursuivre. Plus d'informations sont disponibles sur : https://vanguard-method.net/the-vanguard-method-and-systems-thinking/ Le Conseil s'engage à améliorer la prestation de valeur sociale. Des informations peuvent être trouvées sur : https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/ Pour soutenir les organisations qui ne peuvent pas réaliser l'intégralité du contrat mais souhaitent offrir des services aux principaux soumissionnaires, le Conseil tiendra une liste volontaire de sous-traitants et de partenaires de la chaîne d'approvisionnement intéressés. Les fournisseurs souhaitant offrir leurs services en tant que sous-traitants doivent contacter le Conseil via la fonction de correspondance In Tend et fournir le nom de leur entreprise et leur numéro de référence, leurs coordonnées, une brève description des services, leur expérience pertinente et l'adresse de leur site Web. Le Conseil colligera ces informations et les partagera avec tous les principaux soumissionnaires sans responsabilité ni garantie. L'inclusion dans la liste ne constitue pas une approbation, une préqualification ou une recommandation. Les principaux soumissionnaires sont seuls responsables de l'évaluation de la pertinence, de la capacité et de la conformité de tout sous-traitant qu'ils choisissent d'engager. Révision du gouvernement local Dans le cadre de la révision plus large du gouvernement local (LGR), le Conseil a été invité à collaborer avec les autorités voisines pour explorer la réforme structurelle future, les opportunités de services partagés et l'alignement des arrangements de gouvernance. Le gouvernement britannique a maintenant confirmé sa décision concernant la réorganisation du gouvernement local dans le Hampshire et sur l'île de Wight. Conformément aux propositions confirmées, le Conseil municipal de Portsmouth fera partie d'une nouvelle autorité unitaire plus grande couvrant les zones de Gosport, Fareham et Havant, et incluant Newlands, Horndean, Clanfield et Rowlands Castle. La nouvelle autorité unitaire entrera officiellement en existence le 1er avril 2028, date à laquelle le Conseil municipal de Portsmouth, tel qu'il existe actuellement, sera légalement dissous le 31 mars 2028. Bien que le modèle de prestation de services de la nouvelle autorité n'ait pas encore été finalisé, la réorganisation fusionnera toutes les responsabilités de services des autorités locales existantes dans la nouvelle limite. Cela signifie que la demande actuelle, la portée et les exigences opérationnelles des services de réparation et d'entretien (R&M) peuvent changer considérablement dans le cadre de la transition, en fonction de la base d'actifs finale, du profil du stock et des arrangements de gouvernance déterminés pour la nouvelle autorité. Pour le périmètre actuel de Portsmouth uniquement, la valeur totale estimée du contrat sur 10 ans reste dans la fourchette de 336 à 450 millions de livres sterling, en tenant compte des pressions inflationnistes, de la croissance anticipée du stock, des axes de décarbonisation et des exigences de conformité accrues. Suite à la LGR, la valeur totale de l'opportunité devrait augmenter considérablement, en raison du stock de logements combiné, du patrimoine d'entreprise plus large, des bâtiments opérationnels supplémentaires, de la portée géographique plus étendue et de la demande accrue de réparations intégrée des autorités fusionnées. Le Conseil continuera à planifier de manière responsable la transition et se réserve le droit de modifier le contrat conformément à l'annexe 8 de la loi sur les marchés publics de 2023 si les arrangements LGR confirmés nécessitent des changements de portée, de valeur ou de structure de prestation. À des fins de planification, et en l'absence de chiffres confirmés sur les stocks et les actifs des autorités partenaires potentielles, une estimation initiale est que l'exigence globale de maintenance pourrait augmenter de 50 % à 70 % par rapport à Portsmouth seule. Sur cette base, la valeur totale ajustée de l'opportunité sur 10 ans, ajustée à l'inflation, est estimée entre 504 et 765 millions de livres sterling. Hampshire County Council (HCC) acquiert actuellement un contrat de maintenance à long terme d'un fournisseur unique d'une valeur de 250 millions de livres sterling sur 10 ans (2026-2036), couvrant les structures de bâtiment et les services M&E sur environ 825 sites, y compris les écoles. Selon le résultat, l'entrepreneur HCC nommé peut continuer à gérer tout ou partie de ces actifs suite à la LGR, ce qui signifie que peu ou pas de changement de portée peut initialement survenir pour l'élément Actifs d'entreprise de cet achat. Cependant, si la nouvelle autorité unitaire assume la responsabilité directe des actifs d'entreprise du HCC dans la zone réorganisée, la nouvelle autorité prévoit d'hériter d'une proportion substantielle de ce portefeuille de services. Sur la base d'une modélisation indicative, l'exigence de réparation et d'entretien des actifs d'entreprise hérités peut représenter environ 20 % de la valeur du contrat HCC, bien que le Conseil se réserve le droit de dépasser cette estimation si les futures directives gouvernementales ou les transferts statutaires l'exigent. En cas de réorganisation, les contrats comprendront des clauses permettant la cession du contrat aux autorités successeures. Toute clause de cession stipulera probablement que tout contrat peut être cédé à toute nouvelle autorité qui succède à l'autorité contractante d'origine. Pour plus de détails concernant la LGR, voir le lien suivant - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/ Pour plus de détails concernant la LGR, voir le lien suivant - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/ Pour des informations supplémentaires relatives aux risques connus, voir la section ultérieure de l'avis ci-dessous concernant d'autres informations.