Conseil municipal de Portsmouth - Contrats de services à terme pour la réparation et l'entretien des propriétés résidentielles et commerciales pour les actifs gérés par le Conseil - 2026

Le Conseil municipal de Portsmouth (le Conseil) a l'intention de désigner deux fournisseurs pour fournir des services de réparation et d'entretien de son parc de logements par le biais de deux contrats distincts, l'un de ces fournisseurs assumant également la responsabilité des Actifs d'Entreprise. Les contrats auront une durée initiale de cinq ans, avec la possibilité de prolongation jusqu'à cinq années supplémentaires par intervalles convenus. L'opportunité est divisée en trois lots : • Lot 1 - Réparations et entretien sur l'île (14 à 18 millions de livres sterling par an) • Lot 2 - Réparations et entretien hors île (14 à 18 millions de livres sterling par an) • Lot 3 - Réparations et entretien des Actifs d'Entreprise (environ 0,75 million de livres sterling par an) Un seul exercice de présélection s'applique aux trois lots. Seuls les fournisseurs ayant réussi l'Étape 1 seront invités à l'Étape 2. Au cours de l'Étape 2, les fournisseurs devront soumettre une seule offre couvrant les Lots 1 et 2, indiquer leur lot préféré et soumettre une soumission distincte pour le Lot 3. Le fournisseur le mieux classé recevra son lot préféré, et le deuxième fournisseur le mieux classé se verra attribuer le lot restant. Si un fournisseur refuse une attribution, le Conseil peut rejeter cette soumission et contacter le fournisseur suivant le mieux classé. Seuls les fournisseurs soumettant des offres entièrement conformes pour les Lots 1 et 2 seront éligibles pour le Lot 3, et seuls les deux fournisseurs désignés pour les Lots 1 et 2 seront pris en considération. Les fournisseurs ne peuvent pas soumissionner directement pour le Lot 3. Le Conseil gère environ 17 500 logements, dont environ 15 500 logements locatifs sociaux et 2 000 propriétés en copropriété. La plupart des logements sont des immeubles construits à cet effet dans les années 1950-1960. Historiquement, le parc a été divisé en propriétés situées sur l'île (PO1-PO5) et hors de l'île (PO6-PO9), avec des acquisitions récentes ajoutant environ 800 logements à Gosport, Fareham et Winchester. Les Actifs d'Entreprise sont actuellement gérés par l'entrepreneur de l'île et couvrent environ 550 bâtiments, principalement dans les zones PO1-PO5. Environ 16 000 réparations par an sont effectuées sur l'île et 15 000 hors de l'île, les volumes devraient rester stables. Jusqu'à 1 000 nouveaux logements pourraient être ajoutés au cours des 5 à 10 prochaines années. De nouveaux axes de travail sont probables avec le déploiement de mesures de décarbonisation et d'énergies renouvelables dans l'ensemble du parc. Le Conseil anticipe des défis futurs au cours de la prochaine décennie, notamment les changements apportés par le Building Safety Act et le Fire Safety Act, une surveillance accrue de la conformité, des exigences accrues en matière de précision des informations et une plus grande attention portée à des problèmes tels que l'humidité et la moisissure sous la supervision du Social Housing Regulator. Les fournisseurs doivent travailler en collaboration avec le Conseil pour répondre à ces exigences. Les deux contrats de réparation et d'entretien de logements existants (NEC4 Option E) ont été exploités pendant plus de 10 ans plus une prolongation de 12 mois et expireront le 31 mars 2027, avec une valeur totale combinée d'environ 400 millions de livres sterling. Les services fournis comprennent les réparations réactives, les travaux sur logements vacants, les adaptations pour personnes handicapées, les travaux de décoration, les tests de conformité, les réparations de panneaux solaires, les contrôles de sécurité incendie et l'entretien de divers appareils. Les Actifs d'Entreprise couvrent un large éventail de bâtiments, y compris des écoles, des bureaux, des entrepôts, des dépôts, des maisons de soins, des logements protégés, des résidences avec services de soutien et des installations maritimes (ces dernières seront acquises séparément). Environ 2 000 réparations par an sont effectuées pour une valeur annuelle de 750 000 livres sterling. Les services de base comprennent les réparations générales, les contrôles de détecteurs de fumée/chaleur, les EICR, l'éclairage de secours, les contrôles de ventilation, les réparations MVHR, l'élimination de l'amiante, les portes coupe-feu, les systèmes d'interphone, les appels de gardien, l'entretien PV, les travaux sur logements vacants et les services hors heures. Les fournisseurs doivent fournir un service hors heures 365 jours par an. Les services auxiliaires peuvent inclure des travaux de décarbonisation, des pompes à chaleur aérothermiques, des réparations d'hygiène de l'eau, la ventilation commune, des réparations sur l'île et hors île, des travaux sur les Actifs d'Entreprise et l'entretien des installations de gaz en cas d'urgence. Le Cahier des Charges définit les exigences fonctionnelles et de performance et peut être mis à jour avant l'Étape 2. Les réparations des Actifs d'Entreprise (Lot 3) seront effectuées par le fournisseur du Lot 1 ou du Lot 2 afin d'assurer la cohérence, la clarté de la responsabilité et la rentabilité. Cette approche favorise l'efficacité opérationnelle et permet une flexibilité dans la préparation d'une potentielle Réorganisation des Collectivités Locales (LGR). En cas de LGR, le Conseil pourrait hériter d'un portefeuille d'Actifs d'Entreprise considérablement plus important, ajoutant potentiellement plusieurs millions de livres sterling par an à la demande de réparation et d'entretien. Dans de telles circonstances, le Conseil peut modifier le contrat du Lot 3, créer un nouveau lot ouvert uniquement aux fournisseurs des Lots 1 et 2, ou lancer un appel d'offres séparé. Le Conseil s'attend à ce que les exigences restent globalement cohérentes, mais peut ajuster la portée, les limites ou les obligations statutaires pour refléter tout changement induit par la LGR. Les fournisseurs devront travailler en collaboration avec le Conseil et avec d'autres contractants à terme. Les contrats précédents ont utilisé un modèle de partenariat à livre ouverte et le Vanguard Systems Thinking, que le Conseil s'attend à ce qu'il se poursuive. Informations supplémentaires disponibles sur : https://vanguard-method.net/the-vanguard-method-and-systems-thinking/ Le Conseil s'engage à améliorer la prestation de valeur sociale. Les informations peuvent être trouvées sur : https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/social-value/ Pour soutenir les organisations qui ne peuvent pas réaliser l'intégralité du périmètre du contrat mais souhaitent offrir des services aux principaux soumissionnaires, le Conseil tiendra une liste volontaire de sous-traitants et de partenaires de la chaîne d'approvisionnement intéressés. Les fournisseurs souhaitant offrir leurs services en tant que sous-traitants doivent contacter le Conseil via la fonction de correspondance In Tend et fournir le nom de leur entreprise et leur numéro de référence, leurs coordonnées, une brève description des services, leur expérience pertinente et l'adresse de leur site web. Le Conseil compilera ces informations et les partagera avec tous les soumissionnaires principaux sur une base sans responsabilité ni garantie. L'inscription sur la liste ne constitue pas une approbation, une préqualification ou une recommandation. Les soumissionnaires principaux sont seuls responsables de l'évaluation de la pertinence, de la capacité et de la conformité de tout sous-traitant qu'ils choisissent d'engager. Révision des collectivités locales Dans le cadre de la révision plus large des collectivités locales (LGR), le Conseil a été tenu de s'engager avec les autorités voisines pour explorer les futures réformes structurelles, les opportunités de services partagés et l'alignement des arrangements de gouvernance. Le gouvernement britannique a maintenant confirmé sa décision concernant la réorganisation des collectivités locales dans le Hampshire et sur l'île de Wight. Conformément aux propositions confirmées, le Conseil municipal de Portsmouth fera partie d'une nouvelle autorité unitaire plus grande couvrant les zones de Gosport, Fareham et Havant, et incluant Newlands, Horndean, Clanfield et Rowlands Castle. La nouvelle autorité unitaire entrera officiellement en existence le 1er avril 2028, date à laquelle le Conseil municipal de Portsmouth, tel qu'il existe actuellement, sera légalement dissous le 31 mars 2028. Bien que le modèle de prestation de services de la nouvelle autorité n'ait pas encore été finalisé, la réorganisation fusionnera toutes les responsabilités de services des autorités locales existantes dans la nouvelle limite. Cela signifie que la demande actuelle, la portée et les exigences opérationnelles des services de réparation et d'entretien (R&M) peuvent changer considérablement dans le cadre de la transition, en fonction de la base d'actifs finale, du profil du parc et des arrangements de gouvernance déterminés pour la nouvelle autorité. Pour le périmètre actuel de Portsmouth uniquement, la valeur totale estimée du contrat sur 10 ans reste dans la fourchette de 336 à 450 millions de livres sterling, en tenant compte des pressions inflationnistes, de la croissance prévue du parc, des axes de décarbonisation et des exigences de conformité accrues. Suite à la LGR, la valeur totale de l'opportunité devrait augmenter considérablement, en raison du parc de logements combiné, du patrimoine d'entreprise plus large, des bâtiments opérationnels supplémentaires, du périmètre géographique plus étendu et de la demande accrue de réparations intégrée des autorités fusionnées. Le Conseil continuera à planifier de manière responsable la transition et se réserve le droit de modifier le contrat conformément à l'Annexe 8 du Procurement Act 2023 si les arrangements LGR confirmés nécessitent des changements de portée, de valeur ou de structure de prestation. À des fins de planification, et en l'absence de chiffres confirmés sur le parc et les actifs des autorités partenaires potentielles, une estimation initiale est que le besoin global de maintenance pourrait augmenter de 50 % à 70 % par rapport à Portsmouth seule. Sur cette base, la valeur totale de l'opportunité sur 10 ans, ajustée de l'inflation, est estimée entre 504 et 765 millions de livres sterling. Hampshire County Council (HCC) procède actuellement à l'acquisition d'un contrat de maintenance à terme d'un fournisseur unique d'une valeur de 250 millions de livres sterling sur 10 ans (2026-2036), couvrant les éléments structurels des bâtiments et les services M&E sur environ 825 sites, y compris des écoles. Selon le résultat, l'entrepreneur HCC désigné pourrait continuer à gérer tout ou partie de ces actifs suite à la LGR, ce qui signifie que peu ou pas de changement de portée pourrait initialement survenir pour l'élément Actifs d'Entreprise de cet appel d'offres. Cependant, si la nouvelle autorité unitaire assume la responsabilité directe des Actifs d'Entreprise du HCC dans la zone réorganisée, la nouvelle autorité prévoit d'hériter d'une proportion substantielle de ce portefeuille de services. Sur la base d'une modélisation indicative, le besoin de réparation et d'entretien des Actifs d'Entreprise hérités pourrait représenter environ 20 % de la valeur du contrat du HCC, bien que le Conseil se réserve le droit de dépasser cette estimation si les futures directives gouvernementales ou les transferts statutaires l'exigent. En cas de réorganisation, les contrats comprendront des clauses permettant la cession du contrat aux autorités successeurs. Toute clause de cession stipulera probablement que tout contrat peut être cédé à toute nouvelle autorité qui succède à l'autorité contractante d'origine. Pour plus de détails concernant la LGR, voir le lien suivant - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/ Pour plus de détails concernant la LGR, voir le lien suivant - https://www.portsmouth.gov.uk/services/council-and-democracy/devolution-and-plans-for-local-government-reorganisation/ Pour des informations supplémentaires relatives aux risques connus, voir la section ultérieure de l'avis ci-dessous relative aux autres informations.