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Système Stratégique de Gestion des Fichiers – Environnement de Données Commun (CDE)

Ouvert
Date limite
198 jours restants
Octobre 11, 2026
Détails du contrat
Catégorie
Restricted Procedure
Référence
015330-2026
Valeur
£7,800,000
Lieu
United Kingdom, Royaume-Uni
Publié
Mars 20, 2026
Organisation
Code CPV
Calendrier du projet

Publication de l'appel d'offres

Février 19, 2026

Date limite pour les questions

Octobre 04, 2026

Date limite de soumission

Octobre 11, 2026

Date de début du contrat

Octobre 11, 2026

Intelligence acheteurPRO
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Budget
£7,800,000
Durée
60 mois
Lieu
United Kingdom
Type
Restricted Procedure
61
Score de qualité/100
Bon

Description originale de l'appel d'offres

Le programme Digital Asset Data Information (DADI) est un programme de travail numérique au sein du portefeuille global d'amélioration de la gestion des actifs, axé sur le cycle de vie complet de la manière dont l'Environment Agency, en tant que propriétaire-exploitant, créera, maintiendra et exploitera numériquement son parc d'actifs à l'avenir. Dans le cadre du programme DADI, le projet Strategic File Management (SFM) soutient l'ambition de l'Agence d'être reconnue comme une organisation de gestion d'actifs (AM) de classe mondiale. L'objectif du SFM est de fournir une solution pour la gestion des fichiers AM de l'Environment Agency, qui sera basée sur des processus standardisés et gouvernés et inclura la capacité technologique de support pour réaliser ces processus. La solution souhaitée garantira que la documentation pertinente pour l'ensemble du cycle de vie d'un actif est gérée efficacement et peut être récupérée et accessible par un large éventail d'utilisateurs dans un certain nombre de formats. Les objectifs commerciaux de cet approvisionnement sont les suivants : Mettre en œuvre un système de gestion de fichiers centralisé et conforme. Créer une source unique de vérité soutenant l'ensemble du cycle de vie des actifs. Permettre une intelligence d'affaires précise et fiable. Atteindre la conformité ISO19650 et ISO55000. Améliorer l'accessibilité, le stockage, le partage des fichiers et l'expérience utilisateur. Gouvernance des données améliorée et atténuation des risques (par exemple, réduction des risques de sécurité et juridiques). Réduction des inefficacités, telles que la duplication et le gaspillage de processus. Assurer la connectivité et l'interopérabilité avec d'autres systèmes de gestion d'actifs pour soutenir le partage efficace et la cohérence des informations sur les actifs. Soutenir la réduction du carbone et l'amélioration de la durabilité grâce à des pratiques rationalisées. Offrir la possibilité à d'autres organismes du groupe Defra et à d'autres « agences payantes » du Royaume-Uni d'utiliser le contrat. L'objet de cet avis est de faire savoir à DEFRA (au nom de l'EA) qu'une procédure de mise en concurrence supplémentaire est en cours via une procédure flexible et concurrentielle pour l'acquisition d'un environnement de données commun (CDE) pour la gestion des actifs d'entreprise. Informations supplémentaires : Le budget pour la durée initiale (cinq (5) ans) est de 3,7 millions de livres sterling (hors TVA), la valeur totale du contrat étant estimée jusqu'à un coût total de 6,5 millions de livres sterling (hors TVA) sur la durée maximale globale de 10 ans (5+2+2+1), qui comprend le coût de mise en œuvre, la prestation du service, ainsi que la sortie et la transition. La valeur du contrat est une estimation uniquement. L'estimation de la valeur du contrat dépendra de la mise en œuvre d'une extension (partielle ou totale), de la mise en œuvre de services optionnels (partiels ou totaux), de l'étendue des modifications du contrat et des indices utilisés pour indexer les prix. Les fournisseurs peuvent y accéder en visitant https://defra-family.force.com/s/Welcome – cela nécessitera une inscription au système Atamis et le suivi des instructions dans le portail.

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Concurrents

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Exigences et qualifications

27 exigences dans 5 catégories

Soumission (3)
Obligatoire (1)
Conformité (3)
Technique (17)
Financier (3)
SUBMISSION REQUIREMENTS3
--Bids must be submitted via the Atamis system, accessible at `https://defra-family.force.com/s/Welcome`.
--Suppliers must follow the instructions provided within the Atamis Portal for submission.
--The submission deadline is 2026-10-12 at 00:00:00+01:00.
MANDATORY EXCLUSION GROUNDS1
--Not explicitly detailed in the provided information, but standard public procurement mandatory exclusion grounds will apply (e.g., relating to criminal convictions, bankruptcy, grave professional misconduct). Bidders must ensure they do not fall under any such grounds as per UK public procurement regulations.
ELIGIBILITY REQUIREMENTS3
--Suppliers must be eligible to participate in a "Further Competition" conducted via a "Competitive Flexible procedure," implying pre-qualification or membership on a relevant framework (likely Defra's).
--Suppliers must register and sign up to the Atamis system via `https://defra-family.force.com/s/Welcome` to access tender documents and instructions.
--The contract allows for utilisation by other Defra Group Bodies and other UK "Paying Agencies," implying the solution must be scalable and transferable within the UK public sector.
TECHNICAL CAPABILITY REQUIREMENTS17
--Ability to deliver a solution for the management of the Environment Agency’s Asset Management (AM) files.
--Capability to provide a solution based on standardised and governed processes.
--Technological capability to support the specified processes for AM file management.
FINANCIAL REQUIREMENTS3
--The proposed solution and services must align with an initial budget of up to £3.7 million (ex VAT) for a five-year term.
--The proposed solution and services must align with a total potential contract value of up to £6.5 million (ex VAT) over a maximum 10-year term (5+2+2+1), covering implementation, service delivery, and exit/transition.
--Bidders should be aware that the contract value is an estimate and may vary based on extensions, optional services, contract changes, and indexation.

Aperçu des exigences

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Documents

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61
Bon

Score de qualité de l'appel d'offres

This tender for a Strategic File Management System (CDE) presents a well-defined project with clear technical requirements and a generous submission period, but is significantly hampered by the absence of evaluation criteria and critical data inconsistencies.

Répartition du score

Conformité légale70/100

The tender specifies a 'Competitive flexible procedure' and 'Restricted' type, which aligns with UK procurement practices, likely a further competition under an existing framework. The submission deadline provides ample time (nearly 8 months). However, the missing procedure codes, the contract start date being identical to the submission deadline, and a significant currency discrepancy in the estimated value (EUR vs GBP) are notable legal/financial clarity issues.

Missing procedure codes for 'Restricted' type and 'Competitive flexible procedure'.
Contract start date is identical to the submission deadline, which is a critical data error.
Clarté65/100

The description of the DADI programme, SFM project, and business objectives is very clear and comprehensive. The AI-extracted technical requirements are detailed and understandable. However, the complete absence of specified evaluation criteria is a major clarity flaw, making it difficult for potential bidders to understand how their proposals will be assessed.

No evaluation criteria are specified, which is a critical omission.
Performance conditions are implied through business objectives but not explicitly detailed as measurable criteria.
Exhaustivité50/100

Basic information, description, and AI-extracted requirements are present. However, the most significant issue is the lack of content for the 6 listed tender documents, meaning crucial details are missing from this analysis input. Additionally, evaluation criteria are absent, the liable person is not specified, and there are inconsistencies in value and contract start date.

No content available for the 6 listed tender documents, indicating critical information is missing from the provided input.
Missing evaluation criteria.
Équité60/100

The tender benefits from a very long submission deadline and the use of an e-procurement system (Atamis), promoting accessibility. The requirements appear functional and not overtly tailored to a specific company. However, the absence of evaluation criteria severely impacts fairness and transparency, as bidders cannot understand the basis of selection. The 'Further Competition' aspect inherently limits the pool of potential bidders, though this is a characteristic of the procedure.

Absence of specified evaluation criteria, which is a major fairness concern.
The 'Further Competition' procedure limits market access to pre-qualified suppliers.
Aspect pratique75/100

Electronic submission is supported via the provided Atamis URL, which is practical. The contract duration and financing information are mostly clear, despite the currency discrepancy. However, the incorrect contract start date (same as submission deadline) is a significant practical issue that would require immediate clarification.

The contract start date is incorrectly listed as the submission deadline, which is impractical and requires clarification.
Cohérence des données40/100

While most key fields are populated and there are no disputes, the data suffers from critical inconsistencies. The contract start date is identical to the submission deadline, which is illogical. Furthermore, the estimated value is stated in EUR in the basic information but in GBP (with different amounts) in the description, creating significant confusion.

Contract Start Date (2026-10-11 23:00:00) is identical to the Submission Deadline (2026-10-11 23:00:00).
Estimated Value is listed as 7,800,000.00 EUR in basic info, but the description details values of £3.7m and £6.5m (ex VAT).
Durabilité60/100

The tender explicitly includes 'Support carbon reduction and improved sustainability through streamlined practices' as a business objective, which is a positive aspect of green procurement. However, there is no explicit mention of social criteria or a strong focus on innovation beyond the core solution delivery.

No explicit social criteria are mentioned.
Limited explicit focus on innovation beyond the core solution.

Points forts

Clear and detailed description of project objectives and technical requirements.
Generous submission deadline providing ample time for preparation.
Explicit mention of sustainability and carbon reduction objectives.
Use of an e-procurement system (Atamis) for submission.
Appropriate CPV code and NUTS code.

Préoccupations

Absence of evaluation criteria, hindering transparency and fair competition.
Significant data inconsistencies regarding estimated value (EUR vs GBP) and contract start date.
Full tender documents not provided for analysis, requiring external access for complete information.
The 'Further Competition' procedure limits initial market access.
Missing details like liable person and procedure codes.

Recommandations

1. Immediately rectify the data inconsistencies, especially the contract start date and estimated value currency/amount, and issue a clarification.
2. Clearly define and publish the evaluation criteria to ensure transparency and allow bidders to prepare relevant proposals.
3. Ensure all relevant tender documents are easily accessible and processed for comprehensive understanding.

Aperçu de la notation IA

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Analyse complète du score de qualité
Répartition détaillée des sous-scores
Aperçu des forces et des préoccupations
Recommandations stratégiques

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