Service de gestion des voyages

L'Université a besoin d'une société de gestion des voyages (TMC) pour fournir un service complet de gestion des voyages, soutenant les déplacements du personnel et des étudiants dans un large éventail d'activités académiques, de recherche et opérationnelles. Cette exigence fait partie de l'objectif plus large de l'Université de mettre en œuvre un service de gestion des voyages qui améliore l'expérience globale de réservation, renforce la visibilité et le contrôle de l'activité et des dépenses de voyage, et améliore le soutien disponible pour les voyageurs. Le TMC devra fournir une solution de gestion des voyages de bout en bout qui comprend : La réservation de vols, de trains, de transports terrestres, d'hébergements et de services de voyage associés. Le soutien aux besoins de voyage individuels et de groupe du personnel et des étudiants. La fourniture d'outils de réservation en ligne intuitifs ainsi qu'un support de réservation assisté pour les itinéraires complexes. La garantie de la conformité avec les politiques de voyage de l'Université, les flux d'approbation et les contrôles financiers. La négociation de tarifs compétitifs et la fourniture d'une valeur démontrable pour l'argent. La fourniture d'un support réactif pour les changements de dernière minute, les perturbations et les situations d'urgence. Le soutien aux obligations de diligence de l'Université, y compris le suivi des voyageurs et la gestion des risques. La fourniture d'informations de gestion complètes et de rapports pour soutenir la surveillance, l'analyse et l'amélioration continue de l'activité et des dépenses de voyage. Le voyage est un moteur clé de l'enseignement, de la recherche et de l'expérience étudiante de l'Université. Les déplacements du personnel soutiennent les conférences, la collaboration de recherche et l'activité opérationnelle, tandis que les déplacements des étudiants sous-tendent les excursions, les stages et les programmes académiques. L'Autorité prévoit que les services de gestion des voyages seront fournis par le biais d'un modèle de rémunération basé sur les transactions ou sur un pourcentage.